Bespaar tijd: Upload facturen via uw TOCO-emailadres

Het sleutelwoord van uw financiële administratie is documenten. Gelukkig kunt u van steeds meer tegenpartijen uw documenten digitaal ontvangen, maar hoe kunt u die digitale documenten vanuit uw mailbox doorsturen naar TOCO? Dat is waar deze blog over gaat.

Waar vind ik mijn TOCO e-mail adres?

Voordat u uw TOCO e-mailadres ontvangt, moet u de afzenders van de documenten white-listen. Waarom? Om veiligheidsredenen. Factuurfraude is op dit moment een hot topic, daarom willen we voorkomen dat personen of bedrijven die door u niet als ‘veilig’ zijn aangegeven, digitale documenten kunnen doorsturen naar uw TOCO-inbox. Dat is in het kort wat white-listing betekent.

Onder het menu ‘Documenten’ vindt u helemaal bovenaan een wizard die u begeleidt bij het aanmaken van uw TOCO e-mail adres. U klikt op ‘e-mailadres toevoegen’ en voert 1 tot 5 toegestane afzender(s) in. Dit kunnen uw persoonlijke e-mailadressen zijn, maar ook het e-mailadres van een van uw meest vertrouwde leveranciers, zodat zij uw aankoopfactuur rechtstreeks naar TOCO kunnen sturen. Zodra uw TOCO e-mailadres is aangemaakt, is de wizard niet meer zichtbaar en wordt in plaats daarvan uw e-mailadres getoond. Het beheren van toegestane afzenders is natuurlijk altijd mogelijk via het ‘instellingen’ icoontje net achter het getoonde e-mailadres.

Waarom zo’n ‘cryptisch’ e-mailadres?

We geven om onze klanten, en zoals hierboven uitgelegd willen we er zeker van zijn dat alleen toegestane documenten worden ontvangen in uw TOCO inbox. Het toevoegen van complexiteit aan het e-mailadres maakt het veiliger en zeer moeilijk te ‘raden’. Maar gelukkig hoeft u het e-mailadres niet over te typen of te onthouden. Als u met de muis over het e-mailadres gaat, wordt het automatisch naar uw klembord gekopieerd. Voeg het één keer toe aan uw adresboek/contactpersonen van uw e-mailprovider en u kunt het als het ware voor altijd vergeten.

Hoe stuurt ik mijn PDF-documenten door?

Vanaf nu is het doorsturen van uw PDF-documenten een fluitje van een cent. Ga naar uw e-mail inbox, kies ‘doorsturen’ en selecteer uw TOCO e-mailadres. Even later komt (komen) het document(en) in uw TOCO-inbox aan, klaar om verwerkt te worden.

Mis onze laatste updates niet.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief. Wij houden je op de hoogte.

Waardevolle tips voor zelfstandigen

Je eigen baas zijn kan geweldig zijn! Je mag zelf kiezen aan welke projecten je wilt werken, je hebt een zekere flexibiliteit in het bepalen van je eigen werktijden, je kan je eigen richting uit gaan. Met die vrijheid komt ook verantwoordelijkheid, want plots heb je geen organisatie meer waarop je kan terugvallen om praktische zaken voor je te regelen.

Lees meer

TOCO zelf testen?

Boek een persoonlijke demo. Of neem de shortcut en probeer TOCO vandaag nog uit. We doen je 90 dagen cadeau, zonder verplichtingen of kredietkaartgegevens.