Digitaliseer de samenwerkingsflow met jouw team én accountant via de vlotte chatfunctie van TOCO

Begin met lezen

toco integreren in boekhoudkantoor

Intro

Met TOCO bevindt al jouw papierwerk zich op één plek. Handig, tijdbesparend, kortom alles waar je als ondernemer van droomt! Maar de administratie-frustratie kan al gauw weer komen bovendrijven eens je verzeild raakt in ellenlang mailverkeer met je boekhouder of medewerkers over allerlei documenten. Veel zoeken, nog meer zuchten! Gelukkig is er de TOCO-chatfunctie, waardoor financiële communicatie en administratie gebundeld worden in één app.

Via volgende 3 stappen slide je met TOCO vlot in de DM’s van je team of boekhouder:

Stap 1: Koppel accountant of medewerkers aan jouw TOCO-account

Voor je kan communiceren, moet je eerst connecteren! Via de app kunnen jouw boekhouder, administratieve medewerkers, assistent of zelfs de office dog gekoppeld worden aan jouw account.

Hoe voeg je teamleden toe?
  • Ga via het TOCO menu naar instellingen.
  • Klik in de kader rechts op voeg een gebruiker toe aan mijn bedrijf.
  • Vervolgens wordt er vanuit jouw naam automatisch volgende pick-up-line naar TOCO support gestuurd: “Hey, kan je een nieuwe gebruiker toevoegen aan mijn bedrijf?”
  • De charmante TOCO support zal je meteen alle nodige verdere informatie vragen.

Stap 2: Voeg jouw boodschap meteen toe aan het juiste document

Heb je een vraag of opmerking over een specifiek document? Begin dan een chat die gelinkt is aan dit document. Dit kan je doen door via het TOCO-menu naar documenten te gaan en het document aan te klikken. Vervolgens kan je rechts berichten selecteren en een nieuw gesprek starten. Op deze manier krijgt iedereen in de chat meteen het juiste document te zien. Niet meer zoeken dus, opnieuw tijd bespaard!

Niet elke chat hoeft trouwens betrekking te hebben op een specifiek document. In het TOCO-menu kan je door te klikken op de tekstballon ook een algemene chat uitsturen.

Tip: Het is ook mogelijk om een groepschat te starten in TOCO. Zo kan je via één bericht iedereen op de hoogte stellen en krijgt iedereen elkaars antwoord te zien. Zo hoef je niet te pingpongen tussen allerlei chats over eenzelfde onderwerp.

Stap 3: Duid aan waar actie nodig is

Is er een aanpassing of rechtzetting nodig? Dan kan je dit meteen aanduiden bij het opstellen van je bericht via de knop ‘actie nodig’. De app zal je ook vragen om een onderwerp toe te voegen aan jouw bericht. Wanneer jouw gesprekspartner de berichtmelding ontvangt, zal hij meteen weten dat hij actie moet ondernemen en waarop de actie betrekking heeft.

Stap 4: Open de app en duik in jouw inbox

Nog een app om voortdurend in de gaten te houden? Maak je maar geen zorgen! Je hoeft heus niet om de vijf minuten in de chatbox te duiken. Wanneer je een bericht ontvangt, wordt dit automatisch aangegeven met een icoontje in het TOCO-menu.

Ziezo, nu ben je helemaal klaar om te chatten! En moesten er nog vragen zijn, chat dan gerust eens met ons 😉

Meer inzichten en nieuwtjes

Al jouw admin in één handige app

toco vacatures en jobs
30 dagen volledig gratis - geen kredietkaart vereist