Hallo, mijn naam is Jonas, Lead Analyst op het TOCO platform. TOCO is de afkorting van ‘Together Connected’ en dat is precies waar TOCO voor staat: eenvoudig samenwerken met je boekhouder. In de volgende blog vertel ik je graag hoe je jouw documenten in slechts 1 klik aan je boekhouder kan doorsturen.

Inbox

In de vorige blogs beschreef ik al hoe je je documenten gemakkelijk in TOCO oplaadt: via de upload knop of via je TOCO e-mailadres. Zodra ze opgeladen zijn vind je ze terug in je inbox onder het menu ‘Documenten’ > Boekhouding. De inbox toont de lijst van opgeladen documenten die nog niet verzonden zijn naar de boekhouder. Welke kenmerken van de documenten getoond worden, hangt af van hun status. Zijn ze via email binnengekomen, dan heb je nog geen gegevens zoals ‘type document’ ingevuld.

Het is vooral het ‘type document’ dat van belang is. Wij sturen namelijk het type document mee naar het boekhoudpakket. Meer specifiek, we hebben verschillende digitale mailboxen voor elke type document. Op die manier kan je boekhouder gemakkelijk de documenten verwerken. Aankoopfacturen moeten anders verwerkt worden dan verkoopfacturen enzovoort.

Doorsturen naar je boekhouder

Op een document in je inbox kun je 3 acties uitvoeren:

  1. Doorsturen naar de boekhouder
  2. Verplaatsen naar bedrijfsdocumenten –> wordt besproken in één van mijn volgende blogs
  3. Verwijderen

Tip: Is de knop ‘doorsturen naar de boekhouder’ uitgegrijst dan is het bestand groter dan de toegestane bestandsgrootte van je boekhoudpakket. Probeer het document dan te verkleinen.

Zodra je een document hebt doorgestuurd naar je boekhouder verhuist het document van de tab ‘Inbox’ naar de tab ‘Verzonden naar boekhouder’. In de tab ‘Verzonden naar boekhouder’ zie je de status van je document.

  1. Verzonden: document is succesvol verzonden naar je boekhouder
  2. Mislukt: document is niet succesvol verstuurd. Probeer het nogmaals via de knop ‘Opnieuw verzenden’

De status van je documenten

Zodra het document de status ‘verzonden’ heeft is het document aangeleverd in jouw dossier in het boekhoudpakket van je boekhouder. Je boekhouder kan nu beginnen met het verwerken van jouw documenten. Vanaf nu weet je precies wanneer je boekhouder je documenten heeft verwerkt, want TOCO geeft je de status van de verwerkte documenten terug. In de tab ‘Verzonden naar boekhouder’ zie je dat de status van je document gewijzigd is naar:

  1. Geboekt: document is geboekt door je boekhouder
  2. Geweigerd: document is geweigerd door je boekhouder, bijv. omdat het een privé uitgave was

Om het boekingsnummer van een document te raadplegen, open je het document (door op de document naam te klikken) en dan zie je rechtsboven de status en het boekingsnummer uit het boekhoudpakket van je boekhouder.

Je boekhouder werkt nog niet met TOCO?

TOCO kun je uiteraard ook gebruiken wanneer je boekhouder de stap naar TOCO nog niet heeft gezet. Hoe je dat doet leggen we uit in één van onze volgende blogs.