Welke facturen nog ontbreken? Dat zie je nu in één oogopslag!

Hallo, mijn naam is Evelien Dhont, Product Owner van TOCO. Ons doel is ondernemers helpen met hun financiële administratie en dat doen we door steeds nieuwe functionaliteiten op ons platform aan te bieden. Sinds kort hoort daar ook reconciliatie bij. Recon.. Wat? Een moeilijk woord voor iets dat je waarschijnlijk nu al op regelmatige basis doet, alleen maken we het je weer een pak eenvoudiger. Hoe? Dat lees je in mijn blog.

Waarom reconciliëren?

In TOCO kun je sinds kort ‘bank reconiciliatie’ toepassen: het koppelen van bankverrichtingen aan 1 of meerdere facturen (aankoop, verkoop, ticket, overige). Waarschijnlijk deed je dat eigenlijk al: elke week, elke maand of toch zeker aan het einde van het kwartaal. Velen printen eerst hun rekeninguittreksels uit om vervolgens transactie per transactie te bekijken of ze het bijbehorende document, meestal een factuur, nog hebben. Eens je weet welke facturen nog ontbreken, begint de zoektocht naar je facturen op verschillende plaatsen: in je mailbox, op een specifiek platform (Zoomit, je facturatietool, ..), in het handschoenenkastje van je auto, in de ‘rommelschuif’ in de keuken of nog erger, je moet een duplicaat bij een leverancier aanvragen. Dit probleem/ deze ergernis heb je hopelijk ondertussen opgelost door al je facturen in TOCO op te laden en te digitaliseren, maar je print misschien nog steeds je rekeninguittreksels om na te gaan of je wel alle documenten in TOCO hebt. Het doel van deze controle? Ervoor zorgen dat je een complete financiële administratie naar je boekhouder kan doorsturen, zodat deze zo efficient mogelijk jouw boekhouding kan bijwerken. Je hoeft zeker niet meer te wachten op het einde van de periode, je stuurt en linkt nu documenten aan bankverrichtingen zodra je een paar minuten tijd hebt.

Hoe kan ik documenten aan bankverrichtingen linken op TOCO?

Voorwaarde: zoals het woord ‘bank reconciliatie’ al een beetje aangeeft, kun je enkel linken indien je je bankverrichtingen op TOCO beschikbaar hebt gemaakt. Dit kan door je Coda’s te activeren, zie eerdere blog (https://www.toco.eu/blog/jouw-bankverrichtingen-automatisch-beschikbaar-op-het-toco-platform-dankzij-onze-integratie-met-codabox/) hieromtrent en binnenkort door de PSD2 integratie met je bank/ banken (https://www.toco.eu/blog/psd2-geeft-u-de-controle-over-uw-financiele-gegevens/).

  1. Ga naar het menu ‘Bankieren’ en selecteer de rekening waarvoor je documenten wilt linken
  2. Je ziet in het transactieoverzicht  achter elke bankverrichting of deze nog niet gelinkt is, gelinkt is aan 1 of meerdere documenten of geen document nodig heeft (bijv. in het geval van een maandelijkse overschrijving naar je zakelijke spaarrekening)
  3. Klik op de blauwe knop ‘Link’ en het scherm ‘Link documenten aan transacties’ wordt geopend
  4. Nu kun je per transactie kiezen of er documenten gelinkt moeten worden of niet
  • Moeten er geen documenten gelinkt worden, kies dan ‘Geen document nodig’
  • Moeten er wel documenten gelinkt worden, selecteer dan  1 of meerdere documenten door te klikken op ‘Link’. Direct erna verandert de knop in ‘Gelinkt’. Heb je toch een foutje gemaakt? Klik nog eens op ‘Gelinkt’ zodat je deze kan ontkoppelen.

Om het jullie makkelijk te maken zien jullie bovenaan in de document-lijst de documenten die het best passen bij de transactie, bijvoorbeeld op basis van de leverancier / klant, het bedrag, de datum enz. Deze geven we aan met de tag ‘suggestie’. Daarnaast kun je ook nog zelf zoeken door iets in te geven in de zoekbalk.

5. Transactie gelinkt? Je gaat eenvoudig naar de volgende transactie met de pijltjes bovenaan

6. Ben je klaar? Sluit het venster via het kruisje. In het transactieoverzicht zie je de aangepaste statussen

 Kan ik dit met mijn boekhouder delen?

Uiteraard! Je hebt nu zeer waardevolle informatie voor je boekhouder samengesteld. Je hebt immers al aangegeven welke documenten bij welke bankverrichtingen horen. Jij doet er niet alleen je voordeel mee, ook je boekhouder zal nu sneller je boekhouding kunnen verwerken. Minder vragen, minder heen-en-weer mailen, een groot voordeel en tijdswinst voor iedereen!