Je eigen baas zijn kan geweldig zijn! Je mag zelf kiezen aan welke projecten je wilt werken, je hebt een zekere flexibiliteit in het bepalen van je eigen werktijden, je kan je eigen richting uit gaan. Met die vrijheid komt ook verantwoordelijkheid, want plots heb je geen organisatie meer waarop je kan terugvallen om praktische zaken voor je te regelen. Je moet van alle markten thuis zijn – van Sales & Marketing over HR tot het regelen van je financiële zaken.  Het omgaan met je financiën kan gecompliceerd worden – vooral rond de belastings- of BTW periode!

Waar lig jij als zelfstandige van wakker? Ontdek hoe je je financiën en administratie efficiënt beheert met deze waardevolle tips voor zelfstandigen.

Zoek een goede boekhouder.

Een boekhouder/accountant is je vertrouwenspersoon, je zakelijke huisarts om het zo te zeggen. Uitbesteden kost weliswaar geld maar vaak verdienen ze zichzelf terug, door aftrekposten of subsidies te vinden . Zij kunnen je adviseren welke steunmaatregelen voor jou van toepassing zijn tijdens deze Corona-crisis bijvoorbeeld – maar ook doordat je zelf meer tijd krijgt om op de juiste zaken te focussen.

De eerste taak van je boekhouder is natuurlijk om de boekhouding bij te werken, om ieder kwartaal de BTW aangiftes te doen en de jaarrekening op te stellen. Je accountant helpt je door deze administratieve mallemolen.

Zorg dat jij je balans en resultatenrekening begrijpt. Een schat van informatie ligt hierin verborgen en je boekhouder kan je helpen om deze cijfers te interpreteren en hier lessen uit te trekken. Wil je bepaalde indicatoren opvolgen? Dan kan je je boekhouder vragen om een aangepast rapport op te maken.  

Let wel, wil jij de cijfers uit je boekhouding gebruiken om business beslissingen te nemen en inzichten te krijgen, dan is er ook voor jou werk aan de winkel! Volgende tips helpen je daarbij.  

Verzamel al je documenten op één plaats, kies voor een digitaal archief.

Een goede administratie begint met een één centrale plaats waar je alles kunt verzamelen. Dat lijkt eenvoudiger dan het is. Je krijgt je facturen op verschillende manieren, via post, via email of je moet ze zelf downloaden op een platform. Zorg voor één plaats waar je deze facturen en andere bedrijfsdocumenten kan bewaren. Dat hoeft niet meer op papier! Het voordeel om je documenten digitaal te bewaren in een archief betekent dat deze documenten overal en altijd beschikbaar zijn en eveneens makkelijk doorzoekbaar worden!

Plan tijd in om wekelijks, best dagelijks aan je administratie te werken

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag kan doen, en wacht al zeker niet tot het einde van het kwartaal om al je facturen en bonnetjes bijeen te zoeken. Minimum per kwartaal moet je een BTW-aangifte doen. Zorg er dus voor dat ten laatste op het eind van het kwartaal je administratie compleet is. Voor een goede gemoedsrust én tijdswinst houd je je administratie best continu bij.

De facturen moeten in je boekhouding terecht komen. Als je zelf je boekhouding niet doet, zorg er dan voor dat je zo snel mogelijk je facturen doorstuurt naar je boekhouder. Elke factuur die je krijgt of uitstuurt moet in je boekhouding, en kan enkel teniet gedaan worden door een credit nota.

Het doorsturen van je facturen naar je boekhouder/boekhouding en de betalingen van deze facturen zijn aparte stromen. Het is dus handig als je voor elk document kunt bijhouden of betaling al gebeurd is en of dit document al in je boekhouding zit.

Houd je cashpositie in het oog

Bedrijven gaan niet failliet omdat ze verlies maken, wél omdat ze hun facturen niet kunnen betalen. Een goed zicht hebben en houden over je geldstromen is cruciaal.

Heb je verschillende rekeningen bij verschillende banken? Zorg dan dat je een goed zicht hebt op je globale cashpositie en weet welke je maandelijkse inkomsten en uitgaven zijn. Hou rekening met grote uitgaven posten zoals voorafbetaling belasting of BTW.

Door dagelijks je banktransacties af te punten met je documenten en facturen doe je een goede opvolging. Het geeft je ook direct een indicatie als er nog een documenten of facturen zouden ontbreken in je administratie. (https://www.toco.eu/blog/reconciliatie/)

Ga zelf aan de slag!

TOCO is gebouwd om jou te helpen deze tips toe te passen.

Met TOCO beschik je over een digitaal archief. Je kan je documenten opladen, je bonnetjes via een app opladen of je documenten doorsturen naar een emailadres. TOCO zal je documenten digitaal bewaren en ze makkelijk doorzoekbaar maken. Vanuit TOCO kan je je documenten doorsturen naar de boekhouder, zodat je accountant sneller je boekhouding kan updaten en jij meer informatie er uit kan halen.

TOCO laat je toe om bij te houden welke facturen betaald zijn en welke er doorgestuurd werden naar je boekhouder. Met de geïntegreerde bankinformatie heb je een zicht op al je rekeningen en kun je je banktransacties afpunten met je documenten. Zo weet je altijd of je administratie volledig is!

Ontdek onze features op https://www.toco.eu/features/

Ontdek TOCO nu en start met een gratis trial! – https://app.toco.eu/sign-up?l=nl-BE