Vos transactions bancaires sont automatiquement disponibles sur la plateforme TOCO grâce à notre intégration avec CodaBox

Vos transactions bancaires sont automatiquement disponibles sur la plateforme TOCO grâce à notre intégration avec CodaBox

Bonjour, je suis Evelien, Product Owner sur la plateforme TOCO.

Avoir sa propre entreprise, cela signifie tenir ses comptes. Pour beaucoup, c'est une nécessité et certainement pas leur occupation favorite. TOCO essaie de vous soutenir à chaque étape du processus. Nous avons déjà expliqué comment télécharger des factures et nous allons bientôt vous expliquer le processus de paiement intégré, mais aujourd'hui, j'aimerais approfondir la question de savoir comment vous pouvez récupérer automatiquement vos transactions et soldes bancaires.

L'intégration de CodaBox

TOCO a un partenariat avec CodaBox. Cela présente le grand avantage que les clients actuels de CodaBox peuvent consulter leurs transactions financières sur la plateforme TOCO. Comment activer ce service ?

Votre comptable travaille également avec TOCO

Souvent, les PME ont souscrit un abonnement CodaBox via le comptable. Vous donnez votre mandat une fois et le comptable reçoit vos opérations bancaires d'un ou plusieurs comptes bancaires (même de différentes banques) directement de CodaBox. Pour que les transactions financières soient également disponibles pour vous, le client final, sur TOCO, votre comptable doit faire le lien entre TOCO et son abonnement CodaBox une fois. Les étapes sont les suivantes :

  1. Le comptable demande à CodaBox un token (code unique à utiliser une fois) pour la plate-forme TOCO.

  2. Le comptable saisit ce token dans le menu TOCO "Paramètres > Intégrations > CodaBox".

  3. Le solde de vos comptes et vos transactions seront disponibles dès le jour ouvrable suivant (remarque : dès qu'il y a une nouvelle transaction)

Conseil pour le comptable : activez cette intégration une fois pour toutes et tous vos clients ayant un abonnement CodaBox recevront leurs transactions financières dans TOCO, c'est aussi simple que cela !

Votre comptable ne travaille pas (encore) avec TOCO

Dommage que votre comptable n'ait pas encore découvert TOCO. Il serait dommage que vous ne puissiez pas utiliser votre abonnement CodaBox à ce moment-là. Nous ferons donc en sorte que vous puissiez demander vous-même un token à partir de la mi-février (à condition que vous ayez un abonnement actif par l'intermédiaire de votre comptable ou non) et que vos transactions bancaires soient disponibles sur la plateforme TOCO. Les étapes sont alors les suivantes :

  1. Indiquez que vous souhaitez demander un token via le menu TOCO "Paramètres > Intégrations > Codabox".

  2. Nous transmettrons votre demande à CodaBox, qui vous enverra un token à l'adresse électronique qu'il a dans ses dossiers.

  3. Saisissez le token dans le menu TOCO "Paramètres > Intégrations > Codabox".

  4. Le solde de vos comptes et vos transactions financières seront disponibles à partir du jour ouvrable suivant (remarque : dès qu'il y a une nouvelle transaction) .

Pourquoi ces transactions financières sont-elles si importantes ?

Tout d'abord parce que vous pouvez consulter à tout moment le solde de vos comptes et vos transactions bancaires, mais aussi parce que c'est le début de la possibilité de boucler la boucle de votre administration financière. Vous avez téléchargé des factures sur TOCO, vous les avez payées et en les plaçant à côté de vos transactions bancaires, vous pouvez voir s'il manque des documents pour votre comptable, ce qu'on appelle aussi le rapprochement. Idéal, car vous n'avez plus à attendre que votre comptable vous demande les 1 ou 2 factures manquantes. Plus d'informations à ce sujet prochainement. Pour l'instant, nous disposons des soldes et des transactions bancaires du dernier jour ouvrable fermé, mais nous travaillons dur sur notre licence PSD2.

PSD2 ?

En bref : la PSD2 est la nouvelle directive sur les paiements au sein de l'Union européenne qui permet aux titulaires de comptes de donner accès à leur compte de paiement à d'autres prestataires de services que leur banque, tels que TOCO. Le grand avantage : vous n'avez pas toujours besoin de vous rendre sur le portail de votre banque pour visualiser les transactions en temps réel ou initier des paiements. Vous pouvez alors réellement effectuer toutes les démarches de votre administration financière sur TOCO (collecte, paiement et rapprochement des documents). Cela se fait dans des conditions très strictes. En tant que titulaire d'un compte, vous donnez votre autorisation explicite (consentement), par exemple, à TOCO de récupérer les informations relatives à votre compte, d'effectuer des paiements ou les deux.

 

Bien entendu, ces nouveaux services sont entièrement réglementés et, en tant que prestataire de services, vous devez remplir des conditions strictes pour pouvoir offrir ces services. La TOCO est donc en phase finale d'obtention de cette licence auprès de la Banque nationale de Belgique. Nous vous tiendrons informés !

Récupérez un document dans vos archives TOCO : cela ne prend que quelques secondes

Récupérez un document dans vos archives TOCO : cela ne prend que quelques secondes

Bonjour, je suis Evelien, Product Owner sur la plateforme TOCO.

Dans les deux derniers blogs, nous avons expliqué à quel point il est facile de télécharger des documents sur la plateforme et de les transmettre à votre comptable. Dans ce blog, je veux vous montrer qu'il suffit de quelques secondes pour consulter un document stocké sur la plateforme TOCO. Une facture d'achat pour invoquer votre garantie, par exemple Du gâteau pour le retrouver !

OCR

D'accord, ce paragraphe est un peu technique, mais il permet de comprendre pourquoi vous pouvez trouver vos documents si facilement sur notre plateforme. Si vous ouvrez une image sur votre PC, par exemple une facture téléchargée sur la plateforme TOCO, vous pouvez lire le texte, mais un ordinateur ne reconnaît pas les mots d'une image. C'est pourquoi nous utilisons la technologie OCR. OCR est l'abréviation de "Optical Character Recognition". L'OCR examine chaque ligne d'une image et tente de déterminer si les points noirs et blancs représentent une certaine lettre ou un certain nombre. En d'autres termes, l'OCR convertit une image avec du texte en texte réel. C'est ce dont nous avons besoin, car une fois que nous avons le texte réel, nous pouvons facilement rechercher du texte dans le document ou lié à celui-ci. Le balayage OCR commence dès que vous téléchargez votre document, et lorsque celui-ci est prêt, chaque mot de votre document est stocké dans notre base de données. 

Tags et commentaires

Si vous téléchargez un (des) document(s) sur TOCO, vous devez remplir 3 champs obligatoires : le nom du fichier, le type de document et le statut du paiement (ils sont tous pré-remplis ou ont une valeur par défaut). Mais lors de la récupération d'un document, ce sont les 2 champs optionnels qui sont les plus importants : "Tags" et "Commentaires". En donnant des balises, vous pouvez classer les documents par catégories. Par exemple, utilisez l'étiquette "Assurances" pour marquer toutes vos factures d'assurance ou utilisez l'étiquette "Prêts" pour tous vos paiements. Ou encore, utilisez des étiquettes pour relier les factures à différents services, tels que "Service du personnel", "Comptabilité", "Ventes", etc. Vous pouvez saisir plusieurs balises par document. Pour séparer les balises, utilisez le bouton "Tab" ou "Entrée".

Les notes sont généralement utilisées pour ajouter des informations supplémentaires au document qui vous concernent et/ou qui concernent le comptable. Par exemple, le PC de Jane ou "payé par carte de crédit" ou la page 1 est une dépense d'entreprise, mais la page 2 est une dépense privée. Vous pouvez saisir autant de texte que vous le souhaitez.

Comment pouvez-vous récupérer des documents ?

Chaque vue du menu "Documents" offre une fonction de recherche. Vous disposez d'une barre de recherche en haut de la "Boîte de réception", de l'onglet "Envoyé au comptable" et de l'onglet "Archive". Vous pouvez également effectuer une recherche dans l'onglet "Documents d’enterprise".

Comme expliqué ci-dessus, chaque mot est stocké dans un document. Vous pouvez donc effectuer une recherche de trois manières :

  1. Sur chaque mot du document

  2. Sur une certaine ‘tag’

  3. Sur les commentaires

Si vous recherchez un mot, une tag ou une commentaire en particulier, la liste des documents dans cette vue, par exemple l'onglet "envoyé au comptable", est réduite et seuls les documents qui correspondent au mot-clé saisi sont affichés. Si le mot-clé est trouvé dans le contenu d'un document, ce document est affiché sur la ligne correcte avec le mot-clé marqué en jaune.

Gagnez du temps : téléchargez vos factures via votre adresse email TOCO

Gagnez du temps : téléchargez vos factures via votre adresse email TOCO

Le mot clé de votre administration financière est "documents". Heureusement, de plus en plus de contreparties vous permettent de recevoir vos documents de manière numérique, mais comment faire suivre ces documents numériques de votre boîte aux lettres à TOCO ? C'est le sujet de ce blog.

Où trouver mon adresse e-mail TOCO ?

Avant de recevoir votre adresse e-mail TOCO, vous devez établir une liste blanche des expéditeurs des documents. Pourquoi ? Pour des raisons de sécurité. La fraude à la facturation est un sujet d'actualité, c'est pourquoi nous voulons éviter que des personnes ou des entreprises qui ne sont pas indiquées par vous comme étant "sûres" puissent transmettre des documents numériques à votre boîte de réception TOCO. C'est en bref ce que signifie le white-listing.

Dans le menu "Documents", vous trouverez en haut de la page un assistant qui vous guidera dans la création de votre adresse e-mail TOCO. Vous cliquez sur "Ajouter une adresse e-mail" et entrez 1 à 5 expéditeur(s) autorisé(s). Il peut s'agir de vos adresses e-mail personnelles, mais aussi de l'adresse e-mail d'un de vos fournisseurs les plus fiables, afin qu'ils puissent envoyer votre facture d'achat directement à TOCO. Dès que votre adresse email TOCO est créée, l'assistant n'est plus visible et votre adresse email est affichée à la place. La gestion des expéditeurs autorisés est bien sûr possible à tout moment via l'icône "paramètres" située juste derrière l'adresse email affichée.

Pourquoi une adresse e-mail aussi "cryptée" ?

Nous nous soucions de nos clients et, comme expliqué ci-dessus, nous voulons nous assurer que seuls les documents autorisés sont reçus dans votre boîte de réception TOCO. L'ajout de complexité à l'adresse e-mail la rend plus sûre et très difficile à "deviner". Mais, heureusement, vous n'avez pas besoin de taper ou de vous souvenir de l'adresse e-mail. Si vous la survolez, elle est automatiquement copiée dans votre presse-papiers. Ajoutez-la une fois à votre carnet d'adresses/ contacts de votre fournisseur de messagerie et vous pourrez l'oublier pour toujours pour ainsi dire.

Comment transférer les documents PDF ?

A partir de maintenant, transférer vos documents PDF est un jeu d'enfant. Allez dans votre boîte de réception, choisissez "transférer" et sélectionnez votre adresse e-mail TOCO. Un peu plus tard, le(s) document(s) arrivera(ont) dans votre boîte de réception TOCO, prêt(s) à être traité(s).

Téléchargez toutes vos factures d'achat (ou autres documents) en seulement 2 clics

Téléchargez toutes vos factures d'achat (ou autres documents) en seulement 2 clics

Salut, Je suis Evelien, Product Owner sur la plateforme TOCO. Le mot-clé de votre administration financière est 'DOCUMENTS', c'est pourquoi je voudrais vous expliquer à quel point il est facile de télécharger vos documents sur notre plateforme.

Où télécharger ?

Le bouton de téléchargement se trouve dans la barre de menu supérieure et dans le menu 'Documents'. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez l'Explorateur Windows ou le Finder sur votre Mac. Sélectionnez un ou plusieurs documents et confirmez en cliquant sur 'Ouvrir'. Oh oui, nous prenons également en charge le téléchargement de plusieurs fichiers en même temps !

Notre mode de téléchargement s'affiche immédiatement et en arrière-plan, nous commençons instantanément à scanner votre/vos document(s). Pourquoi est-il si important que nous scannons ? Nous aimons partager cela avec vous dans l'un de nos prochains blogs.

Module de téléchargement

Votre (premier) document sera affiché dans le module de téléchargement. C'est également l'endroit où vous saisissez et complétez les données pertinentes du document.

  • Nom du document : pré-rempli, mais vous pouvez bien sûr le modifier

  • Type de document : nous distinguons 6 types de documents : facture d'achat, note de crédit d’achat, vente, note de crédit de vente, reçu et autres

Le choix du bon type n'est pas seulement utile pour vous, mais surtout pour le traitement de la (des) pièce(s) par votre comptable. Les progiciels de comptabilité reconnaissent le type de pièce et de livre et les classent en conséquence.

  • Paiement : par défaut impayé, seulement pour les reçus que nous pré-remplissons payés

  • Tags : ajouter des tags pour faciliter la récupération ultérieure

  • Notes : ajouter des notes à la clarification

 Si vous avez téléchargé plusieurs documents, vous pouvez soit saisir les données par document, soit choisir "appliquer à tous les fichiers". Bien sûr, le type de document et les tags seront les mêmes pour tous les documents téléchargés, mais vous pouvez facilement les adapter. Utile si vous voulez télécharger toutes vos factures ou reçus de vente en une seule fois.

Confirmez votre saisie via 'sauvegarder' et vos documents seront disponibles dans votre boîte de réception. Vous pouvez afficher les détails d'un document en cliquant sur le nom du document ou n'importe où dans la rangée du document. Ensuite, le document sera affiché avec les détails du document sur la droite.