Bonjour, je m’appelle Jonas Koops, Lead Analyst chez TOCO. Notre mission vous est désormais bien connue : aider les entrepreneurs dans leur administration financière. Et où tout cela commence… par les documents. C’est pourquoi nos premiers blogs en janvier portaient sur le téléchargement, l’édition et la transmission de documents.

Mais, nous ne sommes pas restés inactifs. Vous nous avez fait part de vos suggestions, conseils et souhaits. Merci beaucoup pour cela ! Sur cette base, nous avons conçu un tout nouveau tableau de documents. Les plus grands changements vous seront expliqués ci-dessous, mais à partir d’aujourd’hui vous pouvez les découvrir par vous-même sur la plateforme TOCO.

Passionnant ! Quels sont les plus grands changements ?

Pour la boîte de réception :

Bouton de téléchargement : vous pouvez maintenant choisir : soit vous téléchargez un ou plusieurs documents sans choisir un type de document, soit vous choisissez délibérément un type de document directement. C’est très pratique si vous voulez, par exemple, télécharger toutes vos factures de vente en une seule fois.

OCR – Suggestion de diviser le document : dès qu’un document est téléchargé, le scanning commence de notre côté. Si notre système de scanning reconnaît plusieurs documents dans un dossier, nous vous demanderons si vous souhaitez diviser le document. C’est pratique !

Choisissez vos propres colonnes : vous décidez désormais quelles données vous voyez ou ne voyez pas. Cliquez sur l’icône « Paramètres » et sélectionnez les colonnes souhaitées. Vous pouvez même les faire glisser et les déposer dans l’ordre que vous voulez.

Lignes repliables : cliquez sur le sondage au début de la ligne et non seulement vous voyez plus de données, mais vous pouvez aussi les modifier directement sans avoir à ouvrir complètement le document.

Statut de paiement : pour que vous puissiez voir correctement le statut de paiement, nous avons ajouté d’autres statuts. Si vous indiquez une date d’expiration, nous indiquerons « nombre de jours restants » ou « en retard », sinon nous indiquerons « payé » ou « impayé ».

Bouton de paiement : si vous souhaitez payer directement un document, cliquez sur le bouton « Payer » et nous vous conduirons directement aux détails de paiement du document.

Indication « e-mail » : avez-vous transmis des documents par e-mail ? Vous le verrez alors sur l’étiquette « email ». Pourquoi est-ce important ? Les documents envoyés par courrier électronique, par exemple, doivent être dotés d’un type de document avant que vous puissiez les transmettre.

Commentaires & tags : les commentaires sont affichées via l’icône de la note. Passez votre souris dessus et vous pourrez les lire directement. Les tags sont affichées dans la rangée rabattue. Vous pouvez facilement faire des recherches sur les deux.

Bien entendu, vous pouvez toujours transmettre des documents à votre comptable, les diviser ou les fusionner, les déplacer vers les documents de l’entreprise, les supprimer ou les télécharger (nous créons un fichier zip avec un dossier par type de document). Vous pouvez effectuer ces actions par document ou pour plusieurs documents en même temps grâce à la multi-sélection.

La fonction de recherche est déjà disponible pour la plupart des données. Par exemple, vous pouvez effectuer une recherche sur tout le texte d’un document, sur les balises ou sur les données d’un document. Cependant, nous allons encore élargir le tableau avec des tris, des filtres et une fonction de recherche étendue dans les semaines à venir.

Où puis-je trouver la nouvelle boîte de réception des documents ?

J’ai donné l’exemple de la « boîte de réception » ci-dessus, car c’est là que vous commencez votre flux de documents. Les fonctionnalités et les données disponibles dépendent des onglets spécifiques (par exemple, le statut de la réservation dans l’onglet « envoyé au comptable »), mais vous pouvez trouver le nouveau tableau dans le menu « Documents » :

  • Dans l’onglet « Boîte de réception », « Envoyé au comptable » et « Archive ».
  • Et dans l’onglet « Documents d’entreprise”

Nous sommes curieux de savoir ce que vous pensez de notre nouvelle boîte de réception de documents. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos questions, expériences ou suggestions via support@toco.eu.