Philippe Kimpe (39 ans) était à la tête du département informatique d’un grand cabinet d’expertise comptable lorsqu’il a conçu la plate-forme comptable automatisée TOCO. Dans cet article, il partage sa vision sur le rôle de l’AI dans la comptabilité, aujourd’hui et à l’avenir.

Quel est le plus grand défi que les entrepreneurs doivent relever aujourd’hui dans le domaine de l’administration financière ?

Le facteur avait l’habitude de venir

Demandez à de nombreux entrepreneurs ce qu’ils attendent de la numérisation et vous obtiendrez certainement la réponse que les choses devraient être plus rapides, plus efficaces, moins chères et éventuellement en temps réel. Lorsqu’il s’agit d’administration financière, les processus ne sont pas toujours les plus efficaces.

Il est à noter que de nombreux fournisseurs de l’entrepreneur ont choisi de livrer désormais leurs factures sous forme numérique. Mais cela ne permet pas de gagner du temps. Il y a là une perception erronée. Oui, l’entrepreneur a un accès direct et numérique aux factures de ce fournisseur. Non, ce n’est pas mieux.

L’entrepreneur dispose de dizaines de portails et de canaux qui lui délivrent des factures. Je vois maintenant des acteurs réagir à cela et mettre au rebut ces portails, une technique pour récupérer les factures. Ce n’est pas une solution, c’est un contournement. Et certainement pas à long terme.

Le facteur venait souvent. Le début du voyage d’une facture était toujours le même. Aujourd’hui, plus que jamais, j’entends les entrepreneurs se plaindre que le maintien des différents canaux ; lettre, e-mail, portails, banques qui délivrent les factures… ne sont plus tenables. Le nombre de factures payées à temps n’a jamais été aussi faible depuis ces solutions. De plus, le recouvrement de ces factures est devenu un véritable travail pour l’entrepreneur.

La compilation de l’administration financière, puis sa remise au comptable, est devenue un processus à forte intensité de main-d’œuvre. Et cela n’aurait sûrement jamais pu être l’intention de la numérisation ?

UBL et E-FFF

Les solutions ont été élaborées, maintenant la théorie. UBL est l’abréviation de Universal Business Language. Ne vous laissez pas dissuader par des abréviations complexes, il s’agit d’une norme ouverte qui vous permet de délivrer une facture sous forme de fichier structurel. E-FFF en est la version belge..

Comparez-le avec une liste continue en Excel avec seulement 2 colonnes : 1 avec la descriptiond’un champ, la 2ème colonne avec la valeur du champ. Et prêt. Cette UBL peut être formatée par votre progiciel de facturation et lue par le progiciel de comptabilité du destinataire.

Seulement le progiciel de comptabilité du destinataire ? Malheureusement, oui. Et c’est là que s’arrête souvent l’histoire de la vraie facture numérique. Un qui n’a pas accès ne pourra pas lire ou payer cette facture ! Il ignorera – inconsciemment – cette facture ou demandera à l’expéditeur un double physique.

TOCO répond à cela. Pour la première fois, TOCO rend cette facture lisible et traitable pour l’entrepreneur et non plus seulement pour le comptable et son progiciel de comptabilité. Et cela a ses avantages. Vous pouvez faire payer la facture automatiquement à votre comptable et l’archiver. Une seule solution pour tous.

Archives

Un autre défi pour l’entrepreneur dans son administration financière est l’obligation de 7 ans. Mais qu’en est-il si elles se trouvent sur différents portails, comme votre boîte aux lettres ?

Réimprimer tout pour pouvoir le garder au même endroit ? Non, TOCO est l’archive pour l’entrepreneur. Un lieu unique, sûr et conforme au règlement du SPF Finances.

Effectuer et suivre les paiements

Personne n’aime le faire. Effectuer des paiements, cela semble un travail inutile, de retaper de nombreux chiffres d’un document à une application bancaire. Le suivi des paiements à recevoir est également un travail considérable pour un certain nombre d’entrepreneurs. Il est possible de payer une facture à partir des différents portails proposés par un fournisseur, mais la probabilité de payer une facture deux fois ou même de ne pas la payer est très élevée.

De plus, un entrepreneur aime payer à l’échéance. Si la facture en question a déjà été envoyée au comptable pour le traitement comptable, les listes réapparaissent. Une liste pour le suivi des paiements sortants. Quel entrepreneur ne tient pas de comptabilité en plus de la comptabilité, juste pour sa propre tranquillité d’esprit ? Pas efficace.

TOCO vous permet de rassembler toutes les factures, de les envoyer à votre comptable et vous donne en même temps la possibilité de les payer, sans devoir se connecter à un PC Banking. Le suivi du paiement des factures entrantes est peut-être encore plus intensif et vital pour maintenir une entreprise saine. Vous pouvez donc aussi automatiser votre comptabilité à ce niveau.

Pourquoi est-il recommandé d’automatiser votre comptabilité ?

Les clients ne paient pas, les clients paient en retard, les clients paient une facture en plusieurs fois ou paient une nouvelle facture plus rapidement qu’une précédente. En tant qu’entrepreneur, avez-vous plusieurs comptes bancaires ? La recherche peut alors être encore plus difficile, car vos clients peuvent payer sur différents comptes bancaires.

TOCO regroupe tous vos comptes bancaires professionnels dans une seule plateforme. Vous pouvez effectuer des paiements à partir de tous ces comptes à partir d’une seule solution, sans avoir à vous connecter à chaque portail bancaire séparément. Et vous pouvez suivre les paiements des clients vers vous, sur tous vos comptes, grâce à 1 solution, TOCO.

Avec le temps, tout se met en place. Vous recevez automatiquement une véritable facture numérique, le paiement s’établit, vous l’approuvez ou même le faites exécuter automatiquement. Et le document est ensuite automatiquement transmis à votre comptable, directement dans son progiciel de comptabilité. C’est digital !

Comment voyez-vous l’évolution du rôle du comptable à l’avenir ?

Récemment, j’ai écrit un blog sur les origines de la comptabilité. La comptabilité, telle que nous la connaissons aujourd’hui, a plus de 5 000 ans. Elle est née avec un objectif important : les commerçants de l’époque voulaient savoir où en était leur commerce. Ils voulaient avoir un aperçu de leur situation financière.

Il semble que de nombreux comptables se soient mis à mettre leurs comptes en ordre légalement. Ne vous méprenez pas, les obligations modernes et locales font que c’est déjà tout un défi. Mais l’entrepreneur attend plus que le minimum légal.

Conseils

Si vous lisez sur le rôle du comptable, vous trouverez des conseils dans de nombreux articles sur ce sujet. Et ce n’est pas entièrement inutile. En tant qu’entrepreneur, j’ai moi aussi besoin de conseils et je veux les meilleurs conseils. Mais les conseils ne viennent qu’avec des données. Avec l’histoire. Et le comptable n’a pas toujours un accès – direct – à toutes les données. (Tout comme l’entrepreneur qui ne peut pas tenir sa comptabilité).

Une fois que le comptable a accès à toutes les données, et je parle des données comptables, fiscales, bancaires et autres, ce n’est qu’à ce moment-là que les conseils peuvent suivre. Et c’est ce que signifie TOCO,Together Connected. Comme l’entrepreneur trouve des outils pratiques pour garder son administration, des données précieuses sont également créées qui lui donnent, ainsi qu’au comptable, un aperçu de la situation.

Digitalisation

Nous devons en reparler. La digitalisation. Dans le secteur de la comptabilité, plusieurs mesures ont déjà été prises en vue de la digitalisation. Et cela signifie que le comptable dispose probablement déjà de plus de temps pour fournir des services autres que la simple comptabilité, tels que des conseils. Mais la numérisation telle que nous la connaissons aujourd’hui pour les comptables n’est en fait là que pour le comptable.

Il semble que l’actif le plus important du comptable, ses clients, ait été oublié dans tout le processus. Pratiquement tous les outils disponibles aujourd’hui facilitent le processus pour le comptable et pas nécessairement pour l’entrepreneur. C’est donc un défi particulier pour le comptable que de persuader l’entrepreneur de tirer profit d’un processus dont il ne tire aucun avantage direct.

Quelles sont les évolutions ou tendances technologiques qui auront un impact sur la gestion financière des PME dans un avenir proche ?

Les applications de comptabilité prennent de plus en plus d’importance. Cela commence par la pré-comptabilité: l’entrée doit être plus rapide afin d’arriver à une sortie et à des conseils judicieux. Il est clair que des applications comptables à valeur ajoutée pour l’entrepreneur arrivent.

PSD2

Une autre abréviation. Payment Service Directive, version 2. Une législation européenne qui oblige les banques à ouvrir les comptes pour son titulaire. L’entrepreneur peut ainsi choisir de lier ses comptes aux applications qu’il utilise. Cela lui permet de mieux comprendre ses opérations de paiement, bien entendu, dans ses différentes banques. Mais elle permet aussi à l’entrepreneur de faire des analyses encore plus fines.

Les transactions monétaires vont de pair avec les transactions et les tendances comptables. TOCO indiquera à l’entrepreneur pour quelles transactions il a effectué des opérations pour lesquelles il manque encore des documents comptables tels que des factures. Une étape importante dans l’automatisation de tout système de comptabilité .

Automatisation

J’ai lu pas mal de tendances sur l’automatisation de la comptabilité. Limiter l’encodage manuel.Des solutions très belles et efficaces arrivent, mais tout recommence avec la livraison des données. Pas d’entrée, pas de sortie.

Lisez: tant que l’entrepreneur n’éprouve aucune valeur ajoutée dans la remise de ses factures ou dans la manière dont il peut les remettre, il continuera à faire preuve de temporisation. De cette façon, l’automatisation de sa comptabilité ne sera pas entièrement réalisée et nous serons de retour à la case départ. Une vraie histoire de poule ou d’œuf.

Les millénaires arrivent

Peut-être le facteur – technologique – le plus sous-estimé de tous ! Le client s’occupera lui-même du changement ! À l’avenir, la jeune génération prendra la tête à bien des égards… de presque tout. De nombreux jeunes et futurs chefs d’entreprise d’aujourd’hui commenceront différemment dès le début . La comptabilité automatisée et sans papier est le reflet exact de ce que les jeunes PDG et comptables veulent voir dans les prochaines décennies.

L’ère des millénaires signifie littéralement que les comptables devront traiter avec des des clients complètement différents de ceux que nous connaissons aujourd’hui.

Proactivité, transparence opérationnelle accrue et approche personnalisée ne sont que quelques-unes des exigences minimales de cette nouvelle génération d’entrepreneurs .

Vous voulez en savoir plus sur cet expert ? Philippe a également expliqué son logiciel pour optimiser votre administration financièrele rôle de l’IA dans la comptabilité et a donné 5 conseils pour rationaliser votre comptabilité..

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