Quelles sont les factures qui manquent encore ? Maintenant, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil !

Bonjour, je m’appelle Evelien Dhont, Product Owner de TOCO. Notre objectif est d’aider les entrepreneurs dans leur gestion financière et nous le faisons en proposant constamment de nouvelles fonctionnalités sur notre plateforme TOCO. Une fonction de réconciliation a été intégrée depuis peu. Reconciliation ? Oui, un terme curieux pour quelque chose que vous faites probablement déjà régulièrement, mais nous vous facilitons la tâche encore plus dans TOCO. De quelle manière ? Continuez à lire ce blog .

Pourquoi la réconciliation ?

Dans TOCO, vous pouvez désormais appliquer le « rapprochement bancaire » : il s’agit de relier les transactions bancaires à une ou plusieurs factures (achats, ventes, reçus, autre). Vous l’avez probablement déjà fait : chaque semaine, chaque mois ou au moins à la fin du trimestre. De nombreuses personnes impriment d’abord leurs relevés de compte et vérifient ensuite par transaction si elles ont toujours le document correspondant, généralement une facture. Une fois que vous savez quelles factures manquent encore, la recherche de vos factures commence à différents endroits : dans votre boîte aux lettres électronique, sur une plateforme spécifique (Zoomit, votre outil de facturation, …), dans la boîte à gants de votre voiture, dans un « tiroir » de la cuisine ou pire encore, vous devez demander un duplicata à un fournisseur. Nous espérons que vous avez résolu cette problèmatique en facturant et en numérisant toutes vos factures dans TOCO, mais vous pouvez toujours imprimer vos relevés de compte pour vérifier si vous avez tous les documents dans TOCO. Le but de ce contrôle ? Pour vous assurer que vous pouvez envoyer une administration financière complète à votre comptable, afin qu’il puisse mettre à jour vos comptes le plus efficacement possible. Vous n’avez plus à attendre la fin de la période, vous envoyez et liez maintenant les documents aux transactions bancaires dès que vous avez quelques minutes.

Comment puis-je lier des documents à des transactions bancaires sur TOCO ?

Condition préalable : comme l’indique le mot « rapprochement bancaire », vous ne pouvez lier des documents que si vous avez rendu vos opérations bancaires disponibles sur TOCO. Cela peut se faire en activant vos Coda (réception automatique d’extrait de comptes bancaires dans TOCO), voir le blog précédent (https://www.toco.eu/fr/blog/votre-transactions-bancaires-sont-automatiquement-disponibles-sur-le-plateforme-toco-grace-a-notre-integration-avec-codabox/ ) à ce sujet et bientôt par l’intégration de PSD2 avec votre (vos) banque(s).

  1. Allez dans le menu « Banque » et sélectionnez le compte pour lequel vous voulez lier les documents.
  2. Vous pouvez voir dans la vue d’ensemble des opérations qui se trouve derrière chaque transaction bancaire si celle-ci n’est pas encore liée, si elle est liée à un ou plusieurs documents ou si elle ne nécessite pas de document (par exemple dans le cas d’un virement mensuel sur votre compte d’épargne professionnel).
  3. Cliquez sur le bouton bleu « Lier » et l’écran « Lier des documents aux transactions » s’ouvrira.
  4. Vous pouvez désormais choisir, pour chaque transaction, si les documents doivent être liés ou non
  • Si aucun document ne doit être lié, choisissez « Aucun document nécessaire ».
  • Si des documents doivent être liés, sélectionnez un ou plusieurs documents en cliquant sur « Lien ». Immédiatement après, le bouton devient « Lié ». N’avez-vous pas fait une erreur ? Cliquez à nouveau sur « Lié » pour pouvoir le déconnecter.

Pour vous faciliter la tâche, vous trouverez en haut de la liste des documents les documents qui correspondent le plus à la transaction, par exemple en fonction du fournisseur / client, du montant, de la date, etc. Nous les indiquons par le terme « suggestion ». Vous pouvez également effectuer une recherche en entrant un terme dans la barre de recherche.

5. Une transaction liée ? Il vous suffit de passer à la transaction suivante avec les flèches en haut.

6. Êtes-vous prêt ? Fermez la fenêtre avec la croix. Dans l’aperçu des transactions, vous verrez les statuts personnalisés.

Puis-je en faire part à mon comptable ?

Bien sûr que vous le pouvez ! Vous avez maintenant rassemblé des informations très précieuses pour votre comptable. Après tout, vous avez déjà indiqué quels documents appartiennent à quelles opérations bancaires. Non seulement vous en profitez, mais votre comptable pourra également traiter votre comptabilité plus rapidement. Moins de questions, moins de va-et-vient de courrier, un grand avantage et un gain de temps pour tous !