Récupérez un document dans vos archives TOCO : cela ne prend que quelques secondes

Bonjour, je suis Evelien, Product Owner sur la plateforme TOCO.

Dans les deux derniers blogs, nous avons expliqué à quel point il est facile de télécharger des documents sur la plateforme et de les transmettre à votre comptable. Dans ce blog, je veux vous montrer qu'il suffit de quelques secondes pour consulter un document stocké sur la plateforme TOCO. Une facture d'achat pour invoquer votre garantie, par exemple Du gâteau pour le retrouver !

OCR

D'accord, ce paragraphe est un peu technique, mais il permet de comprendre pourquoi vous pouvez trouver vos documents si facilement sur notre plateforme. Si vous ouvrez une image sur votre PC, par exemple une facture téléchargée sur la plateforme TOCO, vous pouvez lire le texte, mais un ordinateur ne reconnaît pas les mots d'une image. C'est pourquoi nous utilisons la technologie OCR. OCR est l'abréviation de "Optical Character Recognition". L'OCR examine chaque ligne d'une image et tente de déterminer si les points noirs et blancs représentent une certaine lettre ou un certain nombre. En d'autres termes, l'OCR convertit une image avec du texte en texte réel. C'est ce dont nous avons besoin, car une fois que nous avons le texte réel, nous pouvons facilement rechercher du texte dans le document ou lié à celui-ci. Le balayage OCR commence dès que vous téléchargez votre document, et lorsque celui-ci est prêt, chaque mot de votre document est stocké dans notre base de données. 

Tags et commentaires

Si vous téléchargez un (des) document(s) sur TOCO, vous devez remplir 3 champs obligatoires : le nom du fichier, le type de document et le statut du paiement (ils sont tous pré-remplis ou ont une valeur par défaut). Mais lors de la récupération d'un document, ce sont les 2 champs optionnels qui sont les plus importants : "Tags" et "Commentaires". En donnant des balises, vous pouvez classer les documents par catégories. Par exemple, utilisez l'étiquette "Assurances" pour marquer toutes vos factures d'assurance ou utilisez l'étiquette "Prêts" pour tous vos paiements. Ou encore, utilisez des étiquettes pour relier les factures à différents services, tels que "Service du personnel", "Comptabilité", "Ventes", etc. Vous pouvez saisir plusieurs balises par document. Pour séparer les balises, utilisez le bouton "Tab" ou "Entrée".

Les notes sont généralement utilisées pour ajouter des informations supplémentaires au document qui vous concernent et/ou qui concernent le comptable. Par exemple, le PC de Jane ou "payé par carte de crédit" ou la page 1 est une dépense d'entreprise, mais la page 2 est une dépense privée. Vous pouvez saisir autant de texte que vous le souhaitez.

Comment pouvez-vous récupérer des documents ?

Chaque vue du menu "Documents" offre une fonction de recherche. Vous disposez d'une barre de recherche en haut de la "Boîte de réception", de l'onglet "Envoyé au comptable" et de l'onglet "Archive". Vous pouvez également effectuer une recherche dans l'onglet "Documents d’enterprise".

Comme expliqué ci-dessus, chaque mot est stocké dans un document. Vous pouvez donc effectuer une recherche de trois manières :

  1. Sur chaque mot du document

  2. Sur une certaine ‘tag’

  3. Sur les commentaires

Si vous recherchez un mot, une tag ou une commentaire en particulier, la liste des documents dans cette vue, par exemple l'onglet "envoyé au comptable", est réduite et seuls les documents qui correspondent au mot-clé saisi sont affichés. Si le mot-clé est trouvé dans le contenu d'un document, ce document est affiché sur la ligne correcte avec le mot-clé marqué en jaune.

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