Transmettez les documents numériquement à votre comptable : 1 seul clic

Bonjour, je m'appelle Jonas, Lead Analyst sur la plateforme TOCO. TOCO est l'abréviation de 'Together Connected' et c'est exactement ce que TOCO signifie : une collaboration facile avec votre comptable. Dans le prochain blog, je voudrais vous dire comment vous pouvez transmettre vos documents à votre comptable en un seul clic.

Boîte de réception

Dans les blogs précédents, j'ai déjà décrit comment télécharger facilement vos documents sur TOCO : via le bouton de téléchargement ou via votre adresse email TOCO. Dès qu'ils sont téléchargés, vous les trouverez dans votre boîte de réception sous le menu ‘Documents' > Documents comptables. La boîte de réception affiche la liste des documents téléchargés qui n'ont pas encore été envoyés au comptable. Les caractéristiques des documents qui sont affichées dépendent de leur statut. S'ils ont été reçus par e-mail, vous n'avez pas encore rempli les données telles que ‘type de document’.

C'est surtout le ‘type de document’ qui est important. Nous envoyons le type de document vers le progiciel de comptabilité. Plus précisément, nous disposons de plusieurs boîtes aux lettres numériques pour chaque type de document. Ainsi, votre comptable peut facilement traiter les documents. Les factures d'achat doivent être traitées différemment des factures de vente et ainsi de suite.

Transmission à votre comptable

Sur un document dans votre boîte de réception, vous pouvez effectuer 3 actions :

  1. Transmettre au comptable

  2. Vers Documents d’entreprise --> sera abordé dans un de mes prochains blogs

  3. Supprimer

Conseil : Si le bouton "envoyer au comptable" est grisé, le fichier est plus grand que la taille autorisée de votre logiciel de comptabilité. Essayez de réduire la taille du document.

Dès que vous avez envoyé un document à votre comptable, le document se déplace de l'onglet "Boîte de réception" à l'onglet "Envoyé au comptable". Dans l'onglet "Envoyé au comptable", vous verrez le statut de votre document.

  1. Envoyé: le document a été envoyé avec succès à votre comptable.

  2. Échec: le document a été envoyé sans succès. Essayez à nouveau en cliquant sur le bouton "Renvoyer".

Le statut de vos documents

Dès que le document a le statut "envoyé", il est livré à votre dossier dans le progiciel de comptabilité de votre comptable. Votre comptable peut maintenant commencer à traiter vos documents. Désormais, vous savez exactement quand votre comptable a traité vos documents, car TOCO vous restitue le statut des documents traités. Dans l'onglet "Envoyé au comptable", vous pouvez voir que le statut de votre document est passé à :

  1. Enregistré: le document a été enregistré par votre comptable.

  2. Rejeté: le document a été rejeté par votre comptable, par exemple parce qu'il s'agissait d'un paiement privé

Pour consulter le numéro de réservation d'un document, ouvrez le document (en cliquant sur le nom du document) et vous verrez alors apparaître en haut à droite le statut et le numéro de réservation du progiciel comptable de votre comptable.

Votre comptable ne travaille pas encore avec le TOCO ?

Vous pouvez bien sûr aussi utiliser TOCO si votre comptable n'a pas encore fait le pas vers TOCO. La façon de le faire sera expliquée dans un de nos prochains blogs.

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