Téléchargez toutes vos factures d'achat (ou autres documents) en seulement 2 clics

Téléchargez toutes vos factures d'achat (ou autres documents) en seulement 2 clics

Salut, Je suis Evelien, Product Owner sur la plateforme TOCO. Le mot-clé de votre administration financière est 'DOCUMENTS', c'est pourquoi je voudrais vous expliquer à quel point il est facile de télécharger vos documents sur notre plateforme.

Où télécharger ?

Le bouton de téléchargement se trouve dans la barre de menu supérieure et dans le menu 'Documents'. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez l'Explorateur Windows ou le Finder sur votre Mac. Sélectionnez un ou plusieurs documents et confirmez en cliquant sur 'Ouvrir'. Oh oui, nous prenons également en charge le téléchargement de plusieurs fichiers en même temps !

Notre mode de téléchargement s'affiche immédiatement et en arrière-plan, nous commençons instantanément à scanner votre/vos document(s). Pourquoi est-il si important que nous scannons ? Nous aimons partager cela avec vous dans l'un de nos prochains blogs.

Module de téléchargement

Votre (premier) document sera affiché dans le module de téléchargement. C'est également l'endroit où vous saisissez et complétez les données pertinentes du document.

  • Nom du document : pré-rempli, mais vous pouvez bien sûr le modifier

  • Type de document : nous distinguons 6 types de documents : facture d'achat, note de crédit d’achat, vente, note de crédit de vente, reçu et autres

Le choix du bon type n'est pas seulement utile pour vous, mais surtout pour le traitement de la (des) pièce(s) par votre comptable. Les progiciels de comptabilité reconnaissent le type de pièce et de livre et les classent en conséquence.

  • Paiement : par défaut impayé, seulement pour les reçus que nous pré-remplissons payés

  • Tags : ajouter des tags pour faciliter la récupération ultérieure

  • Notes : ajouter des notes à la clarification

 Si vous avez téléchargé plusieurs documents, vous pouvez soit saisir les données par document, soit choisir "appliquer à tous les fichiers". Bien sûr, le type de document et les tags seront les mêmes pour tous les documents téléchargés, mais vous pouvez facilement les adapter. Utile si vous voulez télécharger toutes vos factures ou reçus de vente en une seule fois.

Confirmez votre saisie via 'sauvegarder' et vos documents seront disponibles dans votre boîte de réception. Vous pouvez afficher les détails d'un document en cliquant sur le nom du document ou n'importe où dans la rangée du document. Ensuite, le document sera affiché avec les détails du document sur la droite.

Quel est l'état actuel de la plate-forme TOCO ?

Quel est l'état actuel de la plate-forme TOCO ?

Bonjour, je m'appelle Sven Beauprez et je suis responsable de tout ce qui est technique dans la plateforme TOCO.

Octobre 2019 a été une étape importante pour TOCO. C'était la première version de production de la plate-forme et elle a permis à nos premiers utilisateurs de tester et de faire évoluer la plate-forme. Depuis lors, de nombreux utilisateurs ont embarqué et utilisent TOCO avec leur comptable, totalement intégré dans le système de comptabilité de ce dernier.

Pour donner plus d'informations sur la plateforme et toutes les fonctionnalités que nous avons aujourd'hui ou qui sont attendues dans un futur proche, nous avons commencé une série de blogs autour du produit et de l'architecture sous-jacente, cette dernière étant plus technique. Dans les prochaines semaines, Evelien et Jonas - notre Product Owner et notre Business Analyst - parleront des documents, des packages comptables, des réservations, des paiements, des transactions bancaires, des rapports et bien plus encore pour expliquer comment travailler avec dans TOCO.

Ensuite, je parlerai de l'architecture de notre plateforme multi-tenant, de la sécurité, de la disponibilité, de la continuité des activités, des différentes intégrations, etc. pour expliquer comment nous traitons les différents besoins non fonctionnels et ce que nous avons fait sur le plan technique pour obtenir une licence PSD2 de la BNB (Banque Nationale de Belgique).

Juste pour vous donner un avant-goût, je vous laisse avec le webinar que nous avons enregistré juste après la mise en production. Lieve donne un aperçu de la plate-forme dans un environnement de démonstration, en expliquant certaines des fonctionnalités qui étaient déjà disponibles en octobre 2019 (en néerlandais). Sachez que nous avons travaillé dur depuis lors pour étendre la plateforme avec beaucoup plus de fonctionnalités intéressantes, que vous apprendrez à connaître dans les prochaines semaines/mois.

And THAT is how you go paperless, welcome in 2020!

And THAT is how you go paperless! Welcome in 2020!

A human being is a creature of habit, and yet...

At the start of each year we launch some good intentions: we want to do more sports, drink less, eat healthier, spend more time with the family, …

Easier said than done, it usually turns out around summer.

We let technology make our lives easier in so many ways and yet there is still a barrier to trying something new.

Let 2020 be the year in which entrepreneurs say in full: ‘now I’m going for it, now I choose TOCO’. The late evenings in front of the computer will be part of the period for the year change.

Do business consciously and leave administration to the technology. Always have access to your complete administrative file, find documents very quickly, pay in just a few clicks, follow up payments, communicate with your advisor about a document, deliver your invoices in the accounting software and get immediate feedback about your company.
Reduce the workload of your accountant and opt for quality. Connect with your trusted advisor.

We wish you a warm 2020, a year in which you make time for what really matters.

Become TOgether COnnected and make time for those good intentions!

Keep your work processes optimal by making the right choice of tools.

Keep your work processes optimal by making the right choice of tools.

Easier said than done?!

We fully agree that there is a solution to every problem in your office in the form of a tool.

But do all these tools communicate, do you get no overlaps, do you have to re-enter data, can you remember the different logins… and is the software simple and intuitive to link and implement…

To help you on your way, we have already mapped out the most important players in the field of accounting digitisation

 

Is accounting the new accounting?

The meaning, or rather, the raison d’être of accounting today is understood and experienced in different ways. Which sometimes undermines its importance.

Every major science or discipline has a solid foundation and often a rich history. Accounting too. It is not a modern invention, as many think, it probably originated more than 5000 years ago. This makes it one of the oldest human inventions.

However, it is generally believed that modern accounting was invented in Venice, a city port in the Mediterranean Sea. In 1494, it was an epicentre for growth in southern Europe. It was Luca Pacioli, an Italian entrepreneur, who felt that the time was ripe for him to be able to really assess the financial situation of  his company, to monitor it properly and to adjust if necessary. His method quickly became the basis for the decision-making of the many Venetian merchants. Pacioli’s method became their compass, on and off the water. Everywhere. Always.

What’s going on in the accounting world today?

Today, accounting is seldom fully up-to-date, and that’s not how it was meant to be. Well, I know, everything changes and that’s how it’s supposed to be. But nowadays, many companies, especially smaller ones, see their bookkeeping as a necessary evil that exists primarily for tax purposes. In addition, there is often a separate ‘internal accounting’ in addition to the official books. This will often be an Excel spreadsheet, allowing to follow up the company with figures. Simply because their bookkeeping is not good enough, or perhaps not user-friendly enough to use as a basis for decision-making.

With access to the last quarter’s figures, it is simply not easy to make the right decisions and make reliable forecasts.

Check it out for yourself – Do you have an immediate answer to the following questions?

  • The result: how’s your business doing at this exact moment?
  • Liquidity: is there enough money?
  • Key figures: are we on track?
  • Traceability: are you able to deduce all business facts and decisions taken? And do you see these effectively in your figures?

You may be able to find some useful figures, at first sight, from your annual accounts or other reports that have been drawn up afterwards – but I myself do not know of any platform that allows you to make strategic choices based on truly reliable figures. That is exactly why we will launch TOCO soon.

Decisions based on real-time data

You’d better be at the helm of your company with a reliable compass at hand. This is the only way to do business efficiently – with a long term view. By digitalizing and automating all your documents and streamlining your financial processes, turnaround times are greatly reduced and in many cases even eliminated. With TOCO you follow your company in real-time, with validated Silverfin figures,  replacing the separate, “internal accounting” Excel sheet, exactly as Pacioli envisioned it in 1494.