Vragen over TOCO?

Daar kunnen wij jou bij helpen!
contact toco

Helpartikelen

helpcenter

support@toco.eu

telefoneer of contacteer toco

+(32) 9 277 17 17

Codaboxintegratie

Factuur naar buitenland of medecontractant

Aan de slag: Maak je eerste verkoopfactuur in TOCO

Betaalmandje: hoe werkt het?

Uw documenten in TOCO

Kan ik meerdere gebruikers toevoegen aan mijn bedrijf?

Kan ik een tweede bedrijf toevoegen?

Kan ik mijn taal wijzigen?

Documenten splitsen en samenvoegen

Je beheert in TOCO niet alleen je documenten, je betaalt ze ook. Een van de opties van betalen is via het betaalmandje.


|| Controleer of je bij je bank (XML) betaalbestanden kan uploaden. Dit is een voorwaarde voor het gebruik van het betaalmandje. Je bank kan hiervoor kosten aanrekenen.


Wanneer gebruik je het betaalmandje?

Er zijn 3 redenen waarom je het betaalmandje gebruikt op TOCO:


• Mijn bank ondersteunt geen QR Code

De banken die de QR **wel** ondersteunen zijn KBC, Belfius en Bunq.


• Ik betaal grote bedragen

Elke bank heeft een limiet voor te betalen via de bank app (hieronder valt ook de QR code). Betaal je dus grote bedragen of veel op één dag, is het betaalmandje mogelijks een goede optie.


• Ik doe veel betalingen

Heb je veel betalingen in één keer? Verzamel ze dan makkelijk in het betaalmandje. Hierna bezorg je ze in één keer aan je bank.


Hoe werkt het?

Je kan het betaalmandje beschouwen als een winkelmandje in een webshop. Je verzamelt in plaats van artikelen in dit geval _betalingen_ in een mandje.

Wanneer je alles verzamelt hebt, ga je het mandje in dit geval controleren, downloaden en aan je bank bezorgen.

Hieronder concreet de 4 stappen die je onderneemt:


1. **Voeg een betaling toe aan je mandje**

Kies op een document voor de optie 'Toevoegen aan betaalmandje'. Deze optie vind je als je op de betaalstatus klikt van een document, of in de tab 'Betalingen' van een document.

Herhaal deze stap voor elke betaling die je wilt toevoegen.


2. **Controleer je betaalmandje**

Van zodra je een betaling toegevoegd heb zal je een icoon van het betaalmandje zien verschijnen in de **menubalk**. Of je kan naar 'Bankieren' gaan in de menubalk en kiezen voor 'Betaalmandje'.

Controleer hier de betalingen en kies het rekeningnummer waarvan de betaling moet gebeuren. We hebben de rekeningen die gekend zijn in TOCO hier reeds voor je beschikbaar gemaakt in de dropdown. Wil je met een andere rekening betalen? Vul dan gewoon het rekeningnummer in.


3. **Download het betaalmandje**

Bij het downloaden van het betaalmandje krijg je een zip file in de downloads folder op je computer. De bestanden in deze zip noemen we 'betaalbestanden'.


4. **Upload het bestand bij je bankomgeving en onderteken het voor verwerking**

Log in bij de online omgeving van je bank en kies hier voor 'uploaden betaalbestanden' (of een gelijkaardige naam). Soms kan je het zip bestand uploaden, soms moet je de individuele bestanden uploaden bij je bank. Hier zal je opnieuw de transacties die je in TOCO hebt gemaakt zien staan en kan je deze 'ondertekenen' om te laten uitvoeren.


Overzicht ondersteunde banken

• Belfius

• BeoBank

• BNP Paribas

• Bpost

• CBC

• CPH

• Crelan

• Europabank

• ING

• Bank J. VanBreda

• KBC

• Banca Monte Paschi

• Nagelmaeckers

• Recordbank

• Societe General

• Triodos Bank

• VDK bank



Aan de slag: Maak je eerste verkoopfactuur in TOCO

Je levert niet alleen je documenten aan in TOCO, maar je maakt ook zelf je verkoopfacturen in TOCO!

Geen Excel, Word, handmatige berekeningen of verkeerde factuurnummers meer, maar alles correct op één plaats.


Voor je begint: 

Je vindt de verkoopfacturen module in het hoofdmenu bovenaan: "Factuur maken". Dat kan niet missen ;-)


Om er voor te zorgen dat de gegevens op je factuur correct zijn, het juiste logo bevatten en starten met het juiste factuurnummer, ga je wel nog even naar de [instellingen](https://app.toco.eu/settings):


• Controleer in de tab 'Algemeen' of je eigen **adres** correct is ingevuld.

• In de tab 'Verkoopfacturen' laad je je **logo** op zodat je factuur er mooi en eigen uitziet.

• Vul je **IBAN nummer** in. Je wilt immers dat je factuur ook betaald wordt

• Kies het **startnummer** van je eerste factuur. Heb je voor deze periode al bijvoorbeeld 10 facturen op een andere manier gemaakt, kies er dan voor dat je begint bij nummer 11 voor je eerst “TOCO verkoopfactuur”.


| Je kan optioneel een prefix gebruiken in je factuurnummer. Je kan zelf iets kiezen (bijvoorbeeld INV, FACT,...) of kiezen om het jaartal voor je factuurnummer te hebben!

||| Let op: het startnummer van je factuur kan je niet meer aanpassen van zodra je de eerste factuur hebt gefinaliseerd!


# In 3 stappen heb je een factuur

Nu ben je klaar om je eerste factuur te maken. De eerste keer dat je een factuur maakt, krijg je een wizard te zien die je snel en duidelijk wegwijs maakt.

Geen hulp nodig? Geen probleem, je kan de wizard overslaan.


1. Vul alle gegevens in (met name klant en artikelen)


• Maak een klant aan: dit kan een zakelijk of particulier contact zijn. Deze blijven beschikbaar voor een volgende factuur.

• Vul de artikelen in met het juiste btw percentage.

• Vul optioneel een opmerking in voor de klant. In sommige gevallen is dit verplicht, bv bij intracommunautaire levering (zie [FAQ: Factuur naar buitenland of medecontractant](/nl/article/faq-factuur-naar-buitenland-of-medecontractant-yskr4v/)).


2. Gebruik de preview om je factuur te bekijken

3. Finaliseer de factuur om hem definitief te maken


| TIP: factureer je een klant elke week/maand/…, dupliceer dan de vorige factuur en pas alleen de factuurdatum aan.


De factuur verzenden naar de klant

Indien de factuur gefinaliseerd is, kan je de button met de 3 puntjes aanklikken



__verzenden naar klant__  

Alle gegevens controleren, mailadres invullen, eventueel de tekst aanpassen 

De taal aanpassen indien nodig ( deze wordt meteen aangepast) 


**Factuur nog niet betaald na de vervaldag? **

Je kan heel makkelijk een reminder sturen naar de klant. Tekst even aanpassen en opnieuw verzenden. 


# Factuur Crediteren 

De factuur aanduiden en doorklikken naar "creditnota maken"


Factuur dupliceren 

Een factuur dat meermaals moet opgemaakt worden, met enkel een aanpasing van datum of van klant, of van bedrag, kan heel snel gemaakt worden. 

De desbetreffende factuur "dupliceren" en vervolgens anapassen indien nodig. Aansluitend finaliseren. 


Feedback of vragen

Aarzel niet om jullie ervaringen of suggesties met ons te delen. We helpen je graag!