Moet ik facturen nog bijhouden op papier?

In de wetgeving worden termijnen vastgesteld voor de bewaarplicht van boekhoudkundige documenten voor ondernemers. Het bijhouden van facturen is voornamelijk bedoeld voor het uitvoeren van controles. Maar ook de ondernemer heeft meer dan ooit behoefte aan een performant archief, waarin hij documenten met een vingerknip kan terugvinden.

Hoe lang moet ik facturen en documenten bijhouden?

De bewaarplicht is de termijn die bedrijven wettelijk verplicht zijn om een administratie bij te houden die commercieel of fiscaal relevant is, ook na het afsluiten van zakelijke transacties. Voor de duur van de bewaartermijn voorziet de wetgever in verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van de aard en de functie van de bedrijfsdocumenten.

Wij geven u een overzicht van de wettelijke bewaarplicht, onder welke voorwaarden.
Documenten die onderworpen zijn aan bewaarplicht worden over het algemeen verdeeld in vier groepen:

  • Voorraden, balansen, jaarrekeningen, managementrapporten, geconsolideerde jaarrekeningen, groepsmanagementrapporten, evenals alle werkinstructies en andere organisatorische documenten.
  • Ontvangen zakelijk brieven
  • Kopieën van verzonden zakelijk brieven
  • Boekhoudkundige documenten

Boekhoudkundige documenten

U moet een kopie van de facturen en fiscale documenten ten minste 7 jaar bewaren (tot het einde van het 7e jaar volgend op de belastbare periode).
U moet deze documenten bewaren voor een eventuele controle van de personenbelasting , de vennootschapsbelasting of de btw.

Volgende documenten kunnen dienen als bewijsstuk:

Boekhoudkundige en fiscale documenten hebben in België een verplichte bewaartermijn van 7 jaar.

Andere documenten

Als ondernemer dient u ook nog vele andere documenten minstens 7 jaar bij te houden.
Denk daarbij aan:

  • Kastickets (bonnetjes)
  • Contracten en betalingen, bijv. huur
  • Deurwaarderskosten
  • Garantiebewijzen
  • Bankdocumenten
  • Overeenkomsten over kredieten en hypothecaire leningen

Hoe moet je bedrijfsdocumenten en facturen bewaren?

De wetgever geeft richtlijnen voor het ordelijk opslaan van documenten die relevant zijn voor de belastingwetgeving of andere regelgeving. Het principe van chronologisch bewaren, en de plaats waar de documenten worden opgeslagen, worden overgelaten aan de bedrijfseigenaar, op voorwaarde dat deze ervoor zorgt dat de documenten binnen een redelijke termijn beschikbaar zijn, mocht er een controle plaatsvinden.

TOCO Archive

Mag je documenten enkel digitaal bewaren?

Ja! Maar.
De wetgever eist niet langer dat het origineel van het document op papier wordt bewaard. Voor alle documenten die moeten worden bewaard, is elektronische opslag meestal voldoende.

Hoewel er geen wetgeving is die een bepaald type boekhoudsoftware of registratiesoftware voorschrijft, moet alle software die wordt gebruikt om belastingdocumenten, boeken, dossiers en zakelijke documenten vast te leggen, voldoen aan de volgende voorwaarden:

De waarborg van een correcte factuur ligt bij de belastingplichtige = klant.

Andere voorwaarden:

  • De documenten moeten zodanig worden bewaard dat een derde partij de documenten binnen een redelijke termijn kan onderzoeken.
  • Documenten die in elektronische vorm zijn aangemaakt of ontvangen, moeten elektronisch worden bewaard. U kunt het bestand niet verwijderen en gewoon een afdruk bewaren.
  • De herkomst van de factuur, dus de identiteit van de leverancier of de afzender van de factuur kan niet meer worden gewijzigd;
  • De inhoud van de factuur (data, bedragen, details…) kan niet meer worden gewijzigd wanneer deze in het archief is opgeslagen;
  • De leesbaarheid binnen het archief wordt mogelijk gemaakt door middel van preview- en downloadfuncties;
  • Het documentnummer zorgt ook voor het unieke kenmerk van het document en de verwijzing naar de verwerking in de boekhouding.

De wetgever eist niet langer dat het origineel van het document op papier wordt bewaard.

Indien documenten volledig zijn omgezet naar een digitaal formulier met alle gepaste metadata, dan kan het originele papieren document worden vernietigd. Wees echter voorzichtig, want als een papieren document eenmaal vernietigd is, is het vaak niet meer mogelijk om het terug te krijgen. Als u niet zeker weet wat u als papieren document moet bewaren, of wat alleen in digitaal formaat kan worden bewaard, raadpleeg dan een jurist of uw accountant om er zeker van te zijn dat u zich aan de regels houdt.

De belastingplichtige ondernemer kan dus een beroep doen op een technologie voor de bewaring van facturen.

Documenten die elektronisch worden opgeslagen, moeten gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar zijn. Dit betekent dat de bedrijfseigenaar gedurende deze periode alle benodigde hulpmiddelen moet verschaffen om het leesbaar te maken en een machine-evaluatie uit te voeren. Dit is met name van belang bij het tussentijds omschakelen naar nieuwe systemen of bestandsformaten. U moet ervoor zorgen dat de “oude” gegevens aan het einde van de bewaarperiode kunnen worden gelezen en geëvalueerd, ongeacht wat er is veranderd.

Met TOCO heb je een wettelijk digitaal archief!

Uw archiefkasten, dozen en mappen zitten vol met documenten? Oude facturen of dossiers die u nog moet bewaren volgens de wettelijke bewaartermijnen? TOCO helpt u om al uw documenten te structureren, te classificeren en op te slaan.

Bovendien kunt u uw archief op elk moment snel en eenvoudig raadplegen met onze handige zoekfunctie. Zo behoudt u het overzicht over uw archief en maakt u kantoorruimte vrij.

“Als accountantskantoor willen we onze klanten een efficiënte service en een vlotte werking garanderen. Daarom bewaart TOCO het archief voor de klant. Veilig en overzichtelijk. Zo kan iedereen gerust zijn.”

Als ondernemer heb je jouw handen vol met het voeren van jouw bedrijfsadministratie. Laat het aan TOCO over.