Ophalen van een document in uw TOCO-archief: het duurt maar een paar seconden

Ophalen van een document in uw TOCO-archief: het duurt maar een paar seconden

Hoi, ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform.

In de afgelopen 2 blogs hebben we uitgelegd hoe eenvoudig het is om documenten op het platform te uploaden en door te sturen naar je accountant. In deze blog wil ik u laten zien dat het slechts een paar seconden duurt om een document op te zoeken dat is opgeslagen op het TOCO-platform. Een aankoopfactuur om een beroep te doen op uw garantie bv. Fluitje van een cent om het terug te vinden!

OCR

Ok, deze paragraaf is een beetje technisch, maar het helpt om te begrijpen waarom u uw documenten zo gemakkelijk op ons platform kunt terugvinden. Als u een afbeelding opent op uw PC, bijvoorbeeld een factuur die op het TOCO-platform is geüpload, kunt u de tekst lezen, maar een computer herkent geen woorden in een afbeelding. Daarom maken we gebruik van OCR-technologie. OCR is de afkorting van ‘Optical Character Recognition’. OCR bekijkt elke regel van een beeld en probeert te bepalen of de zwart-witte stippen een bepaalde letter of cijfer vertegenwoordigen. Met andere woorden, dankzij OCR wordt een beeld met tekst omgezet in echte tekst. Dat is wat we nodig hebben, want als we eenmaal de echte tekst hebben, kunnen we gemakkelijk op tekst zoeken in, of gelinkt aan, het document. De OCR-scan begint zodra u uw document uploadt en tegen de tijd dat het klaar is, hebben we elk woord van uw document in onze database opgeslagen. 

Tags & notities

Als u (een) document(en) uploadt op TOCO moet u 3 verplichte velden invullen: bestandsnaam, type document en betaalstatus (ze zijn allemaal vooraf ingevuld of hebben een standaardwaarde). Maar voor het ophalen van een document zijn het de 2 optionele velden die het meest van belang zijn: 'Tags' & 'Notities'. Door het geven van tags kunt u documenten categoriseren. Gebruik bijvoorbeeld de tag 'verzekeringen' om al uw verzekeringsfacturen te taggen of gebruik de tag 'leningen' voor al uw afbetalingen. Of nog verder, gebruik tags om facturen te linken aan verschillende afdelingen, zoals 'Personeelsdienst', 'Boekhouding', 'Verkoop' enz. U kunt meerdere tags per document invoeren. Om de tags te scheiden gebruikt u de knop 'Tab' of 'Enter'.

Notities worden meestal gebruikt om extra informatie aan het document toe te voegen die voor u en/of de boekhouder relevant is. Bv. PC van Jane of 'betaald met creditcard' of pagina 1 is een bedrijfsuitgave, maar pagina 2 is een privé-uitgave'. U kunt zoveel tekst invoeren als u wilt.

Hoe kunt u documenten opvragen?

Elke weergave onder het menu 'Documenten' biedt een zoekfunctie. U hebt een zoekbalk boven op de 'Inbox', de tab 'Verzonden naar boekhouder' en de tab 'Archief'. Daarnaast kunt u ook zoeken in het tabblad 'Bedrijfsdocumenten'.

Zoals hierboven uitgelegd wordt elk woord in een document opgeslagen. U kunt dus op 3 manieren zoeken:

  1. Op elk woord van het document

  2. Op een bepaalde tag

  3. Op notities

Als u op een bepaald woord, een tag of een notitie zoekt, wordt de documenten-lijst in die weergave, bijv. het tabblad 'verzonden naar de boekhouder', gereduceerd en worden alleen die documenten weergegeven die overeenkomen met het ingevoerde zoekwoord. Als het zoekwoord in de inhoud van een document wordt gevonden, wordt dat document op de juiste regel weergegeven met het zoekwoord in het geel gemarkeerd.

Wat betekent multi-tenancy in het TOCO platform?

Wat betekent multi-tenancy in het TOCO platform?

Hoi, mijn naam is Sven Beauprez en ik ben verantwoordelijk voor alle technische zaken van het TOCO Platform.


Zoals je kon lezen in vorige blogs, is TOCO een platform voor de KMO waar hij al zijn bedrijfs-gerelateerde administratie kan centraliseren, zoals facturen, bedrijfsdossiers, verzekeringsdocumenten, financiële transacties (automatisch geïmporteerd van de bank, details komen in een toekomstige blog) enz. Dit alleen al is zeer krachtig voor de KMO en in de komende weken zal er een nieuwe release komen waarbij de KMO zelfs met zijn boekhouder kan communiceren wanneer die (nog) niet op het platform zit.

Maar we zien ook dat de meeste accountants openstaan voor TOCO wanneer één van hun klanten TOCO gebruikt voor zijn administratie, wat de volledige kracht van het platform voor die KMO ontsluit. Wanneer de accountant één van de door TOCO ondersteunde boekhoudpakketten en/of rapporterings-oplossingen gebruikt, krijgt de KMO automatisch updates van de accountant wanneer er iets in zijn boekhouding wordt gewijzigd.

Om dit mogelijk te maken wordt een accountant als tenant op het platform ingericht. Zie het platform als een zakelijk ecosysteem waarbij verschillende bedrijven een eigen ruimte innemen binnen een bedrijfsgebouw. Dit gebouw is een multi-tenant gebouw met veel huurders. In een strikt multi-tenant platform zoals Shopify is elke winkel een tenant en is elke tenant in feite een geïsoleerde website. Gebruikers hebben een aparte login voor elke tenant, ook al is een gebruiker een klant van meerdere winkels. Dit is natuurlijk het onderliggend idee van Shopify en dit model werkt perfect voor hen.

In TOCO kan een accountant zijn klanten beheren op het platform en wanneer een gebruiker inlogt voor een KMO, wordt hij verbonden met zijn accountant. Maar in werkelijkheid kan een gebruiker meer dan één KMO beheren/hebben en kan elke KMO gekoppeld worden aan een andere boekhouder, of zelfs met TOCO werken zonder gekoppeld te zijn met een boekhouder. Het hebben van meerdere logins zou dan een slechte gebruikerservaring zijn.

Om dit mogelijk te maken is het autorisatiemodel zo ingericht dat een gebruiker gemakkelijk kan switchen van KMO en daarbij automatisch bij de nieuwe huurder terechtkomt. Met andere woorden, een gebruiker kan 1 login hebben om verschillende KMO's te beheren met potentieel verschillende accountants.

De multi-tenancy opzet hieronder opent de deur naar nieuwe use-cases waarbij cross-tenants, zoals banken, notarissen, accountants, etc. KMOs als klant hebben over de verschillende tenants op het platform.

Door voort te bouwen op bovenstaande architectuur, hebben we een zeer flexibel platform voor alle use cases waarbij de KMO communiceert en gegevens deelt met verschillende soorten partijen met een andere betrokkenheid op het platform.

TOCO werkt samen met andere Belgische fintechs om de PSD2-implementatie te versnellen

TOCO werkt samen met andere Belgische fintechs om de PSD2-implementatie te versnellen

Belangengroep A78 opgericht om de consument de service te verlenen waar hij wettelijk recht op heeft

Vanaf vandaag verenigt A78 de Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België. Hierdoor hebben de nieuwe betalingsinstellingen, vooral zogenaamde fintech bedrijven nu een eigen belangenvereniging.

Persbericht

De vereniging, waarvan de volledige naam " Association of 7 and 8 " is, verenigt alle Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België (NBB) voor de licenties 7 en 8, respectievelijk de nieuwe diensten voor het initiëren van betalingen en voor het ophalen van rekeninginformatie. Vandaar de naam A78.

Snel veranderend banklandschap

De nieuwe belangengroep bestaat naast andere sectororganisaties zoals Febelfin, dat sinds 2003 bekend staat als belangenbehartiger van de financiële sector in België. In de praktijk zijn dit vooral de traditionele grootbanken.

Technologische en juridische innovaties hebben de sector de afgelopen jaren echter aanzienlijk door elkaar geschud. De Europese PSD2 (Payment Service Directive 2) regelgeving, die op 14 september 2019 van toepassing werd, opende onder meer de deuren voor nieuwe, vooral technologische, spelers op de markt. Deze spelers hebben vaak andere behoeften en belangen dan de traditionele spelers. A78 zal deze belangen vertegenwoordigen en verdedigen tegenover de overheid, nationale regelgevers, Europese of supranationale instellingen, traditionele financiële instellingen en consumentenorganisaties. Zij zal ook haar leden informeren en adviseren en optreden als woordvoerder van de media.

De krachten bundelen voor PSD2-implementatie

Een eerste belangrijk onderwerp dat aan bod zal komen is het verzamelen van alle problemen van de leden met betrekking tot PSD2-verbindingen met de Belgische banken en deze bilateraal te bespreken met de banken en met de NBB. De zogenaamde API's (digitale verbindingen die de banken moeten leveren) schieten vaak tekort. Hierdoor kunnen de klanten van deze nieuwe betaalinstellingen niet de dienst krijgen waar ze wettelijk recht op hebben.

De belangenvereniging is een initiatief van Cake, de gratis bankiersapplicatie die dit jaar wordt gelanceerd en waarmee gebruikers vanuit 1 app meerdere rekeningen kunnen beheren, advies en cashbacks kunnen geven en waarmee gebruikers een cent kunnen verdienen door hun banktransacties te verwerken tot inzichten voor bedrijven. Na overleg met de NBB over de haperende implementatie van PSD2 heeft Cake op verzoek van de NBB het initiatief genomen om de krachten te bundelen met andere fintech-spelers om zo één aanspreekpunt te vormen voor partijen als Febelfin en de NBB.

"Meer dan 4 maanden na de PSD2-deadline voor de banken ondervinden we nog steeds problemen met de aansluiting op de API's van verschillende Belgische banken. De consumenten kunnen dus nog steeds geen goed gebruik maken van de diensten van Cake en andere nieuwe spelers, ook al hebben ze daar wettelijk recht op. We hopen met A78 snel tot een constructieve oplossing te komen met de banken". zegt Davy Kestens, oprichter en CEO van Cake. 

"De Belgische consument zal het voornaamste slachtoffer zijn van de slechte uitvoering van de nieuwe bancaire regelgeving."

Davy Kestens, oprichter Cake Tweet
Open vereniging

A78 werd opgericht als een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. Het doel is om alle spelers die onder licentie 7 en 8 werken met elkaar te verbinden. In de loop van de komende maanden zal A78 worden omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk. Dan zullen alle betalingsinstellingen (ook die met vergunning 1 tot 6) zich kunnen aansluiten.

Voorlopig is het voorzitterschap in handen van Yves Bovin...hoofd van Legal & Operations bij Cake. Zodra de vereniging volledig op de rails staat, wordt er een onafhankelijke voorzitter benoemd.

Missie

A78 werd opgericht in januari 2020 en heeft tot doel alle Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België voor diensten 7 (betalingsinitiatiediensten) en 8 (rekeninginformatiediensten) te verenigen.

A78 zal hun belangen vertegenwoordigen en verdedigen tegenover de overheid, nationale regelgevers, Europese of supranationale instellingen, traditionele financiële instellingen en consumentenorganisaties.

De leden van A78 zijn Accountable, Cake, Digiteal, Exthand, Ibanfirst en Toco.

Documenten digitaal doorsturen naar je boekhouder: slechts 1 klik - TOCO

Documenten digitaal doorsturen naar je boekhouder: slechts 1 klik - TOCO

Hallo, mijn naam is Jonas, Lead Analyst op het TOCO platform. TOCO is de afkorting van 'Together Connected' en dat is precies waar TOCO voor staat: eenvoudig samenwerken met je boekhouder. In de volgende blog vertel ik je graag hoe je jouw documenten in slechts 1 klik aan je boekhouder kan doorsturen.

Inbox

In de vorige blogs beschreef ik al hoe je je documenten gemakkelijk in TOCO oplaadt: via de upload knop of via je TOCO e-mailadres. Zodra ze opgeladen zijn vind je ze terug in je inbox onder het menu 'Documenten' > Boekhouding. De inbox toont de lijst van opgeladen documenten die nog niet verzonden zijn naar de boekhouder. Welke kenmerken van de documenten getoond worden, hangt af van hun status. Zijn ze via email binnengekomen, dan heb je nog geen gegevens zoals 'type document' ingevuld.

Het is vooral het ‘type document’ dat van belang is. Wij sturen namelijk het type document mee naar het boekhoudpakket. Meer specifiek, we hebben verschillende digitale mailboxen voor elke type document. Op die manier kan je boekhouder gemakkelijk de documenten verwerken. Aankoopfacturen moeten anders verwerkt worden dan verkoopfacturen enzovoort.

Doorsturen naar je boekhouder

Op een document in je inbox kun je 3 acties uitvoeren:

  1. Doorsturen naar de boekhouder

  2. Verplaatsen naar bedrijfsdocumenten --> wordt besproken in één van mijn volgende blogs

  3. Verwijderen

Tip: Is de knop 'doorsturen naar de boekhouder' uitgegrijst dan is het bestand groter dan de toegestane bestandsgrootte van je boekhoudpakket. Probeer het document dan te verkleinen.

Zodra je een document hebt doorgestuurd naar je boekhouder verhuist het document van de tab 'Inbox' naar de tab 'Verzonden naar boekhouder'. In de tab 'Verzonden naar boekhouder' zie je de status van je document.

  1. Verzonden: document is succesvol verzonden naar je boekhouder

  2. Mislukt: document is niet succesvol verstuurd. Probeer het nogmaals via de knop 'Opnieuw verzenden'

De status van je documenten

Zodra het document de status ‘verzonden’ heeft is het document aangeleverd in jouw dossier in het boekhoudpakket van je boekhouder. Je boekhouder kan nu beginnen met het verwerken van jouw documenten. Vanaf nu weet je precies wanneer je boekhouder je documenten heeft verwerkt, want TOCO geeft je de status van de verwerkte documenten terug. In de tab ‘Verzonden naar boekhouder’ zie je dat de status van je document gewijzigd is naar:

  1. Geboekt: document is geboekt door je boekhouder

  2. Geweigerd: document is geweigerd door je boekhouder, bijv. omdat het een privé uitgave was

Om het boekingsnummer van een document te raadplegen, open je het document (door op de document naam te klikken) en dan zie je rechtsboven de status en het boekingsnummer uit het boekhoudpakket van je boekhouder.

Je boekhouder werkt nog niet met TOCO?

TOCO kun je uiteraard ook gebruiken wanneer je boekhouder de stap naar TOCO nog niet heeft gezet. Hoe je dat doet leggen we uit in één van onze volgende blogs.

Bespaar tijd: upload facturen via uw TOCO e-mailadres

Bespaar tijd: upload facturen via uw TOCO e-mailadres

Het sleutelwoord van uw financiële administratie is documenten. Gelukkig kunt u van steeds meer tegenpartijen uw documenten digitaal ontvangen, maar hoe kunt u die digitale documenten vanuit uw mailbox doorsturen naar TOCO? Dat is waar deze blog over gaat.

Waar vind ik mijn TOCO e-mail adres?

Voordat u uw TOCO e-mailadres ontvangt, moet u de afzenders van de documenten white-listen. Waarom? Om veiligheidsredenen. Factuurfraude is op dit moment een hot topic, daarom willen we voorkomen dat personen of bedrijven die door u niet als 'veilig' zijn aangegeven, digitale documenten kunnen doorsturen naar uw TOCO-inbox. Dat is in het kort wat white-listing betekent.

Onder het menu 'Documenten' vindt u helemaal bovenaan een wizard die u begeleidt bij het aanmaken van uw TOCO e-mail adres. U klikt op 'e-mailadres toevoegen' en voert 1 tot 5 toegestane afzender(s) in. Dit kunnen uw persoonlijke e-mailadressen zijn, maar ook het e-mailadres van een van uw meest vertrouwde leveranciers, zodat zij uw aankoopfactuur rechtstreeks naar TOCO kunnen sturen. Zodra uw TOCO e-mailadres is aangemaakt, is de wizard niet meer zichtbaar en wordt in plaats daarvan uw e-mailadres getoond. Het beheren van toegestane afzenders is natuurlijk altijd mogelijk via het 'instellingen' icoontje net achter het getoonde e-mailadres.

Waarom zo'n 'cryptisch' e-mailadres?

We geven om onze klanten, en zoals hierboven uitgelegd willen we er zeker van zijn dat alleen toegestane documenten worden ontvangen in uw TOCO inbox. Het toevoegen van complexiteit aan het e-mailadres maakt het veiliger en zeer moeilijk te 'raden'. Maar gelukkig hoeft u het e-mailadres niet over te typen of te onthouden. Als u met de muis over het e-mailadres gaat, wordt het automatisch naar uw klembord gekopieerd. Voeg het één keer toe aan uw adresboek/contactpersonen van uw e-mailprovider en u kunt het als het ware voor altijd vergeten.

Hoe stuurt ik mijn PDF-documenten door?

Vanaf nu is het doorsturen van uw PDF-documenten een fluitje van een cent. Ga naar uw e-mail inbox, kies 'doorsturen' en selecteer uw TOCO e-mailadres. Even later komt (komen) het document(en) in uw TOCO-inbox aan, klaar om verwerkt te worden.

Hoe kunt u uw klanten overtuigen om samen te werken in een digitale omgeving? - TOCO

Hoe kunt u uw klanten overtuigen om samen te werken in een digitale omgeving? - TOCO

U bent overtuigd van de voordelen van het werken in de cloud en heeft al besloten om CODA-bestanden, OCR-technologie of een cloud CRM in uw interne ecosysteem te introduceren.

U weet dat dit de beste manier is om vooruitgang te boeken. Automatisering is tegenwoordig nodig om nieuwe taken, met meer toegevoegde waarde dan de basis inputprocessen, in uw bedrijf mogelijk te maken. U weet, en in diverse media wordt vaak genoemd, dat accountants steeds meer de Trusted Advisor van ondernemers worden.

U heeft echter nog steeds moeite om klanten te overtuigen om samen te werken in uw nieuwe digitale omgeving en weet niet echt hoe u met de facturering van nieuwe soorten diensten om moet gaan. In de afgelopen maand hebben we zoveel accountants gehoord die bijvoorbeeld een scanoplossing gebruiken, maar nog steeds papieren documenten verzamelen en de medewerkers vragen om de documenten zelf te scannen voordat ze worden verwerkt. Waar is het voordeel voor u? Digitaal misschien, maar geen tijd- of efficiëntiebesparing.

De adoptie van uw klanten aan de nieuwe technologieën is essentieel en deze blog zal u enkele tips geven om nieuwe klanten aan boord te krijgen in uw digitale reis.

Stap 1. Vind de early adopters, die toekomstige ambassadeurs

Elke accountant heeft minstens een paar "IT-gerichte" klanten die bereid zijn om nieuwe technologieën te omarmen.

Dit zijn goede kandidaten!

U hoeft hen niet te informeren over de voordelen van digitaal werken. Ze zullen het voordeel zien van het pushen van hun documenten op een portaal en het direct kunnen betalen met een QR-code, om ze met u te delen of om hun directe financiële resultaten te krijgen. Ze zullen het waardevol vinden, dit proces binnen een week omarmen en er omheen praten.

Diegenen die zo snel mogelijk elk nieuw smartphonemodel, gps voor fiets, elektrische auto of geconnecteerde apparaten in hun eigen huis adopteren.

Een tweede soort early adopters zijn degenen die wat sceptischer en trager zijn om te overtuigen. Zij zijn er niet tegen, maar moeten de toegevoegde waarde voor hen zien. Ze zijn uitgerust in termen van apparaten, de nieuwste pc of mac, ze hebben een scanner en/of een smartphone.

Wat zou het voordeel zijn voor hen om samen met u te werken in één portaal? Wat is de impact op uw factuur? Wees bereid om de voordelen voor uw klanten en de impact op uw gefactureerde kosten te bespreken!

Dan is er nog de nieuwe klant. Waarom zet u geen nieuw digitaal proces op dat voor elke nieuwe klant verplicht is? Om ze direct aan boord te brengen met best of class digitale processen die meer efficiëntie en klanttevredenheid mogelijk maken. Ze zullen waarschijnlijk verrast zijn, maar dit is misschien een noodzakelijke oplossing om dingen te veranderen.

Tot slot, houd in gedachten en accepteer dat niet elke klant zal opentstaan voor een digitale manier van werken, maar dit maakt nu eenmaal deel uit van het spel.

Stap 2. De sceptici steunen

Deze specifieke groep klanten vertegenwoordigt waarschijnlijk de meerderheid van uw klanten.

Hen ondersteunen door eerst wat advies te geven over hoe ze zelf meer digitaal kunnen worden, kan een strategische beslissing zijn.

Wat zou voor hen het voordeel zijn van het werken met een digitaal platform waar ze documenten kunnen opslaan en met u kunnen delen?

Overweeg om voor hen een van de gemakkelijker te gebruiken scanners te installeren die direct verbonden zijn met een online drive-account of een intelligent digitaal platform.

Sommige van die digitale platformen bieden extra diensten zoals OCR of directe betaling van facturen. Ze kunnen ook rechtstreeks worden aangesloten op financiële diensten om bankafschriften en enkele kas- en boekhoudrapporten te leveren.

Ze zijn waarschijnlijk gewend om die schoenendoos elk kwartaal binnen te steken, en liefst op het laatste moment, zelfs als u reeds 3 herinneringen heeft gestuurd.

Denk maar eens per geval na over wat de voordelen per klant per categorie zouden kunnen zijn. Degenen met een grote behoefte aan facturering, degenen die veel kosten hebben, degenen met cashflowproblemen en die meer inzicht nodig hebben in hun dagelijkse werkzaamheden.

Focus in eerste instantie op de voordelen voor hen. Het wordt automatisch een voordeel voor u zodra zij hun gescande documenten met u gaan delen!

Stap 3. Hoe gaat u verder?

Als u eenmaal hebt besloten welke van uw klanten de beste kandidaten zijn om zich in te schrijven in een digitale samenwerkingsmodus is het eerste wat u moet doen een vergadering opzetten met hen.

De beste manier om deze bijeenkomst te managen is zich te richten op elk voordeel dat de klant kan halen uit het volgen van uw advies en het aannemen van nieuwe tools of werkprocessen. Wat zit er voor hem in - dit is het sleutelelement om te slagen in dit transformatieproces.

Vergeet in deze verklarende meeting niet het thema veiligheid te vermelden. Gegevensbescherming blijft centraal staan en is mogelijk een grote angst voor sommige van uw klanten. Aarzel niet om uw leveranciers te vragen om u op voorhand te informeren over de beveiliging van de gegevens in hun datacenter, zodat u alle nodige informatie aan uw klanten kunt verstrekken.

Er zijn echter wel oplossingen op de markt die een all-in-one platform bieden voor minder geld dan een maaltijd bij Mc Donald's.

Een ander belangrijk onderwerp om te vermelden is het budget. Hoeveel gaat dit kosten? We zijn allemaal hetzelfde. We houden er niet van om geld uit te geven als we geen echt voordeel of toegevoegde waarde zien. Er zijn echter wel oplossingen op de markt die een all-in-one platform bieden voor minder geld dan een maaltijd bij Mc Donald's. Presenteer de kostenopties en kijk of de waardepropositie er is. Hebben ze het gevoel dat ze waar voor hun geld krijgen? Laat de klant beslissen of het omzetten naar een digitale manier van werken geschikt is voor hen en geef hen een idee van de stappen die hiervoor nodig zijn.

Om zeer effectief te zijn in dit proces, kunt u overwegen om uw ambassadeurslijst te noemen. Uw bestaande klanten die echte getuigenissen zijn. Hoe verbeteren ze hun werkproces, hoe besparen ze tijd en geld door te luisteren naar uw aanbevelingen?

Om u te helpen uzelf te positioneren als een betrouwbare adviseur, en het echte voordeel voor hen en voor hun bedrijf te bespreken, bieden wij een checklist-infographic aan die u kan helpen uw klantenbehoeften te definiëren en de digitale adoptie te versnellen.

Stap 4. Blijf zelf op de hoogte!

De business software industrie evolueert snel.

Grote spelers brengen nieuwe technologieën in hun huidige producten, nieuwe internationale spelers voegen zich bij onze markt of er worden nieuwe revolutionaire en moderne oplossingen gelanceerd door startende bedrijven die een veel eigentijdsere visie hebben op de digitale manier van werken.

Wat uw keuze ook is, zorg ervoor dat u de juiste trends volgt en aan boord van uw klanten komt om de juiste richting in te slaan. Zorg ervoor dat u alle antwoorden heeft op alle vragen die uw klanten stellen, vooral als het gaat om de voordelen voor henzelf!

Connecteer met uw klanten

Start gratis met TOCO!

Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Hoi, Ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform. Het sleutelwoord van uw financiële administratie is 'DOCUMENTEN', daarom wil ik u graag uitleggen hoe eenvoudig het is om uw documenten in ons platform te uploaden.

Waar kunt u uploaden?

De upload knop vindt u zowel in de bovenste menubalk als onder het menu 'Documenten'. Als je hierop klikt, wordt Windows Explorer of Finder op je Mac geopend. Selecteer één of meerdere documenten en bevestig via 'Openen'. Oh ja, we ondersteunen ook het uploaden van meerdere bestanden tegelijk!

Onze upload dialoog wordt direct getoond en op de achtergrond beginnen we direct met het scannen van uw document(en). Waarom is het zo belangrijk dat we scannen? Dat delen we graag met u in een van onze aankomende blogs.

Upload module

Uw (eerste) document wordt getoond in de upload dialoog. Dit is ook de plaats waar u relevante document-gegevens invoert en aanvult.

  • Naam document: ingevuld, maar u kunt het natuurlijk wel wijzigen

  • Type document: we onderscheiden 6 soorten documenten: aankoopfactuur, aankoop creditnota, verkoopfactuur, verkoop creditnota, ticket en overige

Het selecteren van het juiste type is niet alleen nuttig voor uzelf, maar vooral voor de verwerking van het (de) document(en) door uw accountant. Boekhoudkundige pakketten herkennen het type document en boeken en categoriseren deze op basis daarvan.

  • Betaling: standaard onbetaald, alleen voor tickets tonen we betaald

  • Tags: voeg tags toe om ze later gemakkelijk terug te kunnen vinden

  • Notitie: toelichting toevoegen

 Als u meerdere documenten hebt geüpload, kunt u de gegevens per document invoeren of kiezen voor 'toepassen op alle bestanden'. Uiteraard zal het type document en de tags voor alle geüploade documenten hetzelfde zijn, maar u kunt deze eenvoudig aanpassen. Handig als u al uw verkoopfacturen of tickets in één keer wilt uploaden.

Bevestig je invoer via 'opslaan' en je documenten zullen beschikbaar zijn in je inbox. Je kunt de details van een document bekijken door op de naam van het document of gewoon ergens in de document rij te klikken. Vervolgens wordt het document getoond met aan de rechterkant de details van het document.

Wat is de huidige status van het TOCO-platform?

Wat is de huidige status van het TOCO-platform?

Hoi, mijn naam is Sven Beauprez en ik ben verantwoordelijk voor alle technische zaken van het TOCO Platform.

Oktober 2019 was een belangrijke mijlpaal voor TOCO. Toen was de eerste productierelease van het platform en het stelde onze eerste gebruikers in staat om het platform te testen en te laten groeien. Sindsdien zijn heel wat gebruikers aan boord gekomen en gebruiken ze TOCO samen met hun boekhouder, volledig geïntegreerd met het boekhoudsysteem van de boekhouder.

Om meer inzicht te geven in het platform en alle functionaliteiten die we nu hebben of die in de nabije toekomst worden verwacht, starten we een blogserie rond het product en de onderliggende architectuur, voor een meer technisch publiek. In de komende weken zullen Evelien en Jonas - onze Product Owner en Business Analyst - praten over documenten, boekhoudpakketten, boekingen, betalingen, banktransacties, rapportages en nog veel meer, om uit te leggen hoe hiermee om te gaan in TOCO.

Daarnaast zal ik zelf dieper ingaan op de architectuur van ons multi-tenant platform, de beveiliging, de beschikbaarheid, de bedrijfscontinuïteit, de verschillende integraties, enz. Hiermee zullen we een beter zicht geven op hoe we verschillende niet-functionele vereisten aanpakken en wat we op technisch niveau hebben gedaan om een PSD2-licentie van de NBB (Nationale Bank België) te verkrijgen, zodat we in de toekomst ook betalingen vanop het platform rechtstreeks zullen kunnen aanbieden.

Om u alvast een voorproefje te geven, laat ik u achter met de webinar die we net na het uitbrengen in productie hebben opgenomen. Lieve geeft hierin een overzicht van het platform in een demo-omgeving, met uitleg over enkele functies die al in oktober 2019 beschikbaar waren in productie (in het Nederlands). Weet dat we sindsdien hard hebben gewerkt om het platform uit te breiden met veel meer interessante features, die u in de komende weken/maanden zult leren kennen via deze blogserie.

And THAT is how you go paperless, welcome in 2020!

And THAT is how you go paperless! Welcome in 2020!

Een mens is een gewoontedier, en toch…

Bij aanvang van elk jaar lanceren we enkele goede voornemens: we willen meer sporten, minder drinken, gezonder eten, meer tijd met het gezin doorbrengen, …

Makkelijker gezegd dan gedaan, zo blijkt meestal rond de zomer.

We laten de technologie op zovele vlakken ons leven vergemakkelijken en toch blijft er nog steeds een drempel om iets nieuws te proberen

Laat 2020 het jaar zijn waarop ondernemers voluit zeggen: ‘nu ga ik ervoor, nu kies ik voor TOCO’. De late avonden voor de computer behoren dan alvast tot de periode voor de jaar wisseling.

Onderneem bewust en laat administratie over aan de technologie. Heb altijd toegang tot jouw compleet administratief dossier, vind heel snel documenten terug, betaal in enkele klikken, volg betalingen op, communiceer met je adviseur over een document, lever jouw facturen af in de boekhoudsoftware en krijg onmiddellijk feedback over jouw onderneming.
Verlicht de werklast van jouw accountant en kies voor kwaliteit. Zoek verbinding met jouw vertrouwde adviseur.

Wij wensen je alvast een warm 2020 toe, een jaar waarin je tijd maakt voor wat echt telt.

Word TOgether COnnected en maak tijd vrij voor die goede voornemens!