Je bankverrichtingen automatisch beschikbaar op het TOCO platform dankzij onze integratie met CodaBox

Je bankverrichtingen automatisch beschikbaar op het TOCO platform dankzij onze integratie met CodaBox

Hoi, ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform.

Een eigen bedrijf, dat betekent het bijhouden van je financiële administratie. Voor velen een noodzaak en zeker niet hun favoriete bezigheid. TOCO probeert je te ondersteunen bij elke stap. We legden al uit hoe je facturen oplaadt en we zullen binnenkort bespreken hoe je facturen betaalt, maar vandaag wil ik dieper ingaan op hoe je jouw bankverrichtingen en saldo’s automatisch kan binnenhalen.

De CodaBox integratie

TOCO heeft een samenwerkingsverband met CodaBox. Dit heeft als grote voordeel dat bestaande klanten van CodaBox hun financiële transacties op het TOCO platform kunnen consulteren. Hoe activeer je deze dienst?

Je boekhouder werkt ook met TOCO

Vaak hebben KMO's een CodaBox abonnement afgesloten via de boekhouder. Je geeft éénmalig je mandaat en de boekhouder ontvangt je bankverrichtingen van één of meerdere bankrekeningen (zelfs bij verschillende banken) direct van CodaBox. Om de financiële transacties ook aan jou, de eindklant, op TOCO beschikbaar te stellen moet je boekhouder eenmalig de link tussen TOCO en zijn CodaBox abonnement maken. De stappen zijn als volgt:

  1. De boekhouder vraagt een token (éénmalig te gebruiken unieke code) voor het TOCO platform aan CodaBox

  2. De boekhouder geeft deze token in onder het TOCO-menu 'Instellingen > Integraties > CodaBox'

  3. Vanaf de volgende werkdag zijn je rekeningsaldo's en verrichtingen beschikbaar (opgelet: zodra er een nieuwe transactie is)

Tip voor de boekhouder: activeer deze integratie 1 keer en al je klanten met een CodaBox abonnement ontvangen hun financiële transacties op TOCO, zo eenvoudig is dat!

Je boekhouder werkt (nog) niet met TOCO

Jammer, je boekhouder heeft TOCO nog niet ontdekt. Het zou jammer zijn dat je je CodaBox abonnement dan niet zou kunnen benutten, dus zorgen we ervoor dat je vanaf midden februari ook zelf een token kunt aanvragen (mits een actief abonnement al dan niet via je boekhouder) en je bankverrichtingen beschikbaar hebt op het TOCO platform. De stappen zijn dan als volgt:

  1. Geef aan dat je een token wilt aanvragen via het TOCO-menu 'Instellingen > Integraties > Codabox'

  2. Wij geven jou aanvraag door aan CodaBox en zij zullen een token versturen naar het bij hun gekende email-adres

  3. Geef de token in onder het TOCO menu 'Instellingen > Integraties > Codabox'

  4. Vanaf de volgende werkdag zijn je rekeningsaldo's en financiële transacties beschikbaar (opgelet: zodra er een nieuwe transactie is)

Waarom zijn die financiële transacties zo belangrijk?

Om te beginnen omdat je op elk moment je rekeningsaldi en je bankverrichtingen kan consulteren, maar ook omdat dit het begin is van de mogelijkheid om de cirkel van je financiële administratie rond te maken. Je hebt facturen opgeladen op TOCO, je hebt ze betaald en door ze naast je bankverrichtingen te leggen kun je zien of er nog documenten ontbreken voor je boekhouder, ook wel reconciliëren genoemd. Ideaal, want je moet niet meer wachten tot je boekhouder vraagt om die 1 of 2 ontbrekende facturen. Binnenkort hierover meer. Voorlopig hebben we de saldi en bankverrichtingen van de laatste afgesloten werkdag, maar we werken hard aan onze PSD2 licentie.

PSD2?

In het kort: PSD2 is de nieuwe betaalrichtlijn binnen de Europese Unie die het mogelijk maakt voor rekeninghouders om andere dienstverleners dan hun bank, zoals TOCO, toegang te geven tot hun betaalrekening. Het grote voordeel: je hoeft niet altijd naar je bankportaal te gaan om transacties te bekijken in real-time of betalingen te initiëren. Je kunt dan echt alle stappen van je financiële administratie op TOCO uitvoeren (documenten verzamelen, betalen en reconciliëren). Dit gebeurt onder zeer strenge voorwaarden. Als rekeninghouder geef je expliciete toestemming (consent) aan bijv. TOCO om je rekeninginformatie op te halen, betalingen te mogen initiëren of beiden.

 

Uiteraard zijn deze nieuwe diensten volledig gereguleerd en moet je als dienstverlener aan strenge voorwaarden voldoen om deze diensten te mogen aanbieden. TOCO is dan ook in de laatste fase om deze licentie van de Nationale Bank van België te behalen. We houden jullie op de hoogte!

Ophalen van een document in uw TOCO-archief: het duurt maar een paar seconden

Ophalen van een document in uw TOCO-archief: het duurt maar een paar seconden

Hoi, ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform.

In de afgelopen 2 blogs hebben we uitgelegd hoe eenvoudig het is om documenten op het platform te uploaden en door te sturen naar je accountant. In deze blog wil ik u laten zien dat het slechts een paar seconden duurt om een document op te zoeken dat is opgeslagen op het TOCO-platform. Een aankoopfactuur om een beroep te doen op uw garantie bv. Fluitje van een cent om het terug te vinden!

OCR

Ok, deze paragraaf is een beetje technisch, maar het helpt om te begrijpen waarom u uw documenten zo gemakkelijk op ons platform kunt terugvinden. Als u een afbeelding opent op uw PC, bijvoorbeeld een factuur die op het TOCO-platform is geüpload, kunt u de tekst lezen, maar een computer herkent geen woorden in een afbeelding. Daarom maken we gebruik van OCR-technologie. OCR is de afkorting van ‘Optical Character Recognition’. OCR bekijkt elke regel van een beeld en probeert te bepalen of de zwart-witte stippen een bepaalde letter of cijfer vertegenwoordigen. Met andere woorden, dankzij OCR wordt een beeld met tekst omgezet in echte tekst. Dat is wat we nodig hebben, want als we eenmaal de echte tekst hebben, kunnen we gemakkelijk op tekst zoeken in, of gelinkt aan, het document. De OCR-scan begint zodra u uw document uploadt en tegen de tijd dat het klaar is, hebben we elk woord van uw document in onze database opgeslagen. 

Tags & notities

Als u (een) document(en) uploadt op TOCO moet u 3 verplichte velden invullen: bestandsnaam, type document en betaalstatus (ze zijn allemaal vooraf ingevuld of hebben een standaardwaarde). Maar voor het ophalen van een document zijn het de 2 optionele velden die het meest van belang zijn: 'Tags' & 'Notities'. Door het geven van tags kunt u documenten categoriseren. Gebruik bijvoorbeeld de tag 'verzekeringen' om al uw verzekeringsfacturen te taggen of gebruik de tag 'leningen' voor al uw afbetalingen. Of nog verder, gebruik tags om facturen te linken aan verschillende afdelingen, zoals 'Personeelsdienst', 'Boekhouding', 'Verkoop' enz. U kunt meerdere tags per document invoeren. Om de tags te scheiden gebruikt u de knop 'Tab' of 'Enter'.

Notities worden meestal gebruikt om extra informatie aan het document toe te voegen die voor u en/of de boekhouder relevant is. Bv. PC van Jane of 'betaald met creditcard' of pagina 1 is een bedrijfsuitgave, maar pagina 2 is een privé-uitgave'. U kunt zoveel tekst invoeren als u wilt.

Hoe kunt u documenten opvragen?

Elke weergave onder het menu 'Documenten' biedt een zoekfunctie. U hebt een zoekbalk boven op de 'Inbox', de tab 'Verzonden naar boekhouder' en de tab 'Archief'. Daarnaast kunt u ook zoeken in het tabblad 'Bedrijfsdocumenten'.

Zoals hierboven uitgelegd wordt elk woord in een document opgeslagen. U kunt dus op 3 manieren zoeken:

  1. Op elk woord van het document

  2. Op een bepaalde tag

  3. Op notities

Als u op een bepaald woord, een tag of een notitie zoekt, wordt de documenten-lijst in die weergave, bijv. het tabblad 'verzonden naar de boekhouder', gereduceerd en worden alleen die documenten weergegeven die overeenkomen met het ingevoerde zoekwoord. Als het zoekwoord in de inhoud van een document wordt gevonden, wordt dat document op de juiste regel weergegeven met het zoekwoord in het geel gemarkeerd.

Bespaar tijd: upload facturen via uw TOCO e-mailadres

Bespaar tijd: upload facturen via uw TOCO e-mailadres

Het sleutelwoord van uw financiële administratie is documenten. Gelukkig kunt u van steeds meer tegenpartijen uw documenten digitaal ontvangen, maar hoe kunt u die digitale documenten vanuit uw mailbox doorsturen naar TOCO? Dat is waar deze blog over gaat.

Waar vind ik mijn TOCO e-mail adres?

Voordat u uw TOCO e-mailadres ontvangt, moet u de afzenders van de documenten white-listen. Waarom? Om veiligheidsredenen. Factuurfraude is op dit moment een hot topic, daarom willen we voorkomen dat personen of bedrijven die door u niet als 'veilig' zijn aangegeven, digitale documenten kunnen doorsturen naar uw TOCO-inbox. Dat is in het kort wat white-listing betekent.

Onder het menu 'Documenten' vindt u helemaal bovenaan een wizard die u begeleidt bij het aanmaken van uw TOCO e-mail adres. U klikt op 'e-mailadres toevoegen' en voert 1 tot 5 toegestane afzender(s) in. Dit kunnen uw persoonlijke e-mailadressen zijn, maar ook het e-mailadres van een van uw meest vertrouwde leveranciers, zodat zij uw aankoopfactuur rechtstreeks naar TOCO kunnen sturen. Zodra uw TOCO e-mailadres is aangemaakt, is de wizard niet meer zichtbaar en wordt in plaats daarvan uw e-mailadres getoond. Het beheren van toegestane afzenders is natuurlijk altijd mogelijk via het 'instellingen' icoontje net achter het getoonde e-mailadres.

Waarom zo'n 'cryptisch' e-mailadres?

We geven om onze klanten, en zoals hierboven uitgelegd willen we er zeker van zijn dat alleen toegestane documenten worden ontvangen in uw TOCO inbox. Het toevoegen van complexiteit aan het e-mailadres maakt het veiliger en zeer moeilijk te 'raden'. Maar gelukkig hoeft u het e-mailadres niet over te typen of te onthouden. Als u met de muis over het e-mailadres gaat, wordt het automatisch naar uw klembord gekopieerd. Voeg het één keer toe aan uw adresboek/contactpersonen van uw e-mailprovider en u kunt het als het ware voor altijd vergeten.

Hoe stuurt ik mijn PDF-documenten door?

Vanaf nu is het doorsturen van uw PDF-documenten een fluitje van een cent. Ga naar uw e-mail inbox, kies 'doorsturen' en selecteer uw TOCO e-mailadres. Even later komt (komen) het document(en) in uw TOCO-inbox aan, klaar om verwerkt te worden.

Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Hoi, Ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform. Het sleutelwoord van uw financiële administratie is 'DOCUMENTEN', daarom wil ik u graag uitleggen hoe eenvoudig het is om uw documenten in ons platform te uploaden.

Waar kunt u uploaden?

De upload knop vindt u zowel in de bovenste menubalk als onder het menu 'Documenten'. Als je hierop klikt, wordt Windows Explorer of Finder op je Mac geopend. Selecteer één of meerdere documenten en bevestig via 'Openen'. Oh ja, we ondersteunen ook het uploaden van meerdere bestanden tegelijk!

Onze upload dialoog wordt direct getoond en op de achtergrond beginnen we direct met het scannen van uw document(en). Waarom is het zo belangrijk dat we scannen? Dat delen we graag met u in een van onze aankomende blogs.

Upload module

Uw (eerste) document wordt getoond in de upload dialoog. Dit is ook de plaats waar u relevante document-gegevens invoert en aanvult.

  • Naam document: ingevuld, maar u kunt het natuurlijk wel wijzigen

  • Type document: we onderscheiden 6 soorten documenten: aankoopfactuur, aankoop creditnota, verkoopfactuur, verkoop creditnota, ticket en overige

Het selecteren van het juiste type is niet alleen nuttig voor uzelf, maar vooral voor de verwerking van het (de) document(en) door uw accountant. Boekhoudkundige pakketten herkennen het type document en boeken en categoriseren deze op basis daarvan.

  • Betaling: standaard onbetaald, alleen voor tickets tonen we betaald

  • Tags: voeg tags toe om ze later gemakkelijk terug te kunnen vinden

  • Notitie: toelichting toevoegen

 Als u meerdere documenten hebt geüpload, kunt u de gegevens per document invoeren of kiezen voor 'toepassen op alle bestanden'. Uiteraard zal het type document en de tags voor alle geüploade documenten hetzelfde zijn, maar u kunt deze eenvoudig aanpassen. Handig als u al uw verkoopfacturen of tickets in één keer wilt uploaden.

Bevestig je invoer via 'opslaan' en je documenten zullen beschikbaar zijn in je inbox. Je kunt de details van een document bekijken door op de naam van het document of gewoon ergens in de document rij te klikken. Vervolgens wordt het document getoond met aan de rechterkant de details van het document.