How is accountancy evolving?

The new accountancy: de evolutie en automatisering van financiële administratie

Philippe Kimpe (39) was hoofd van de IT-afdeling in een vooraanstaand accountancykantoor toen hij het platform TOCO voor financiële administratie. In dit artikel deelt hij zijn visie op de automatisatie en digitalisering van accountancy, vandaag én in de toekomst.

Wat is de grootste uitdaging op vlak van financiële administratie waar ondernemers vandaag tegenaan botsen?

Vroeger kwam de postbode

Vraag menig ondernemer wat hij verwacht van digitalisatie en je zal beslist als antwoord krijgen dat zaken sneller, efficiënter, goedkoper en mogelijks real-time horen te gaan. De jonge geschiedenis leert dat op het gebied van financiële administratie zaken niet altijd efficiënter gaan.

Het is een vaststelling dat veel leveranciers van de ondernemer ervoor kozen om facturen voortaan digitaal aan te leveren. Maar dat levert daarom geen tijdswinst op. Hier leeft een foute perceptie. Ja, de ondernemer heeft een directe en digitale toegang tot de facturen van die bewuste leverancier. Neen, dat is niet beter.

De ondernemer heeft zo tientallen portalen en kanalen die hem facturen aanleveren. Ik zie nu spelers die hierop inspelen en deze portals gaan scrapen, een techniek om de facturen alsnog op te halen. Dat is geen oplossing, dat is een workaround. En al zeker geen lange termijn beschoren.

Vroeger kwam de postbode. De start van de journey van een factuur was steeds dezelfde. Vandaag hoor ik meer dan ooit ondernemers klagen dat het onderhouden van de verschillende kanalen, brief, e-mail, portalen, banken die facturen aanleveren… niet langer houdbaar zijn. Het aantal tijdig betaalde facturen was nooit zo laag als sinds deze oplossingen. Bovendien is het verzamelen van deze facturen voor de ondernemer een hele klus geworden.

Het samenstellen van de financiële administratie, om vervolgens aan de boekhouder te overhandigen, is een bijzonder arbeidsintensief proces geworden. En dat kan toch nooit de bedoeling geweest zijn van de digitalisatie?

UBL en E-FFF

De oplossingen zijn uitgewerkt, thans de theorie. UBL staat voor Universal Business Language. Laat je niet afschrikken door complexe afkortingen, het is een open standaard die toelaat om een factuur aan te leveren als een structureel bestand. E-FFF is de Belgische variant ervan.

Vergelijk het met een doorlopende lijst in Excel met slechts 2 kolommen: 1 met de beschrijvingvan een veld, de 2de kolom met de waarde van het veld. En klaar. Dergelijke UBL kan opgemaakt worden door jouw facturatiepakket en gelezen worden door het boekhoudpakket van de ontvanger.

Enkel het boekhoudpakket van de ontvanger? Helaas wel. En daar stopt vaak het verhaal van de échte digitale factuur. Een ondernemer die zelf geen toegang heeft tot zijn boekhouding zal deze factuur niet kunnen lezen noch betalen! Hij zal deze factuur − onbewust − negeren of een fysiek duplicaat vragen aan de verzender.

Daar speelt TOCO op in. TOCO maakt deze factuur voor het eerst leesbaar en verwerkbaar voor de ondernemer en niet langer enkel voor de boekhouder en zijn boekhoudpakket. En dat heeft zo zijn voordelen. Je kan de factuur automatisch laten betalen, automatisch doorsturen naar je boekhouder en archiveren. Alles in 1 oplossing.

Archief

Een andere uitdaging voor de ondernemer in zijn financiële administratie is de bewaarplicht van 7 jaar. Elementen van de boekhouding moeten 7 jaar bewaard blijven. Maar wat als die in verschillende portalen zitten, zoals onder andere je mailbox?

Alles opnieuw afdrukken om toch maar op 1 plaats te kunnen bewaren? Neen, TOCO is het archief voor de ondernemer. Een enkele plaats, veilig en conform de voorschriften van de FOD Financiën.

Betalingen uitvoeren en opvolgen

Niemand doet het graag, betalingen uitvoeren. Het lijkt zo nutteloos werk, vele cijfers overtypen van een document naar een bankapplicatie. Ook het opvolgen van te ontvangen betalingen is voor nogal wat ondernemer een behoorlijke klus. Een factuur betalen kan dan wel vanuit de verschillende portalen die een leverancier aanbiedt, maar de kans om een factuur dubbel of zelfs niet te betalen is bijzonder groot.

Bovendien, een ondernemer betaalt graag tegen de vervaldatum aan. Als de bewuste factuur dan al verzonden is naar de boekhouder voor de boekhoudkundige verwerking ontstaan er weer lijstjes. Een lijstje om uitgaande betalingen op te volgen. Welke ondernemer voert er geen boekhouding naast de boekhouding, enkel voor zijn eigen gemoedsrust? Niet efficiënt.

TOCO laat jou toe om alle facturen te verzamelen, die al door te sturen naar je accountant én geeft jou tegelijk de kans om ze alsnog te betalen. De betaling van inkomende facturen opvolgen is mogelijks nog intensiever én levensnoodzakelijk voor het behoud van een gezonde onderneming. Je boekhouding automatiseren kan dus ook hier.

Waarom is het aangeraden je financiële administratie te automatiseren?

Klanten betalen niet, laat, in schijven of ze betalen een nieuwere factuur sneller dan een voorgaande. Beschik je als ondernemer over verschillende bankrekeningen? Dan is de zoektocht mogelijks nog uitdagender, want jouw klanten kunnen betalen op verschillende bankrekeningen.

TOCO brengt al jouw zakelijke rekeningen samen in 1 oplossing. Je kan vanuit 1 oplossing betalingen uitvoeren vanop al deze rekeningen, zonder dat je op iedere bankportal apart hoeft in te loggen. En je kan betalingen van klanten aan jou, op al jouw rekeningen, opvolgen via 1 oplossing, TOCO.

Op termijn komt alles samen. Je ontvangt een echte digitale factuur automatisch, de betaling stelt zichzelf op, je keurt die goed of laat ze zelfs automatisch uitvoeren. En het document vertrekt dan weer automatisch naar je boekhouder, rechtstreeks in zijn boekhoudpakket. Dát is digitalisatie.

Hoe zie je de rol van de accountant in de toekomst verder evolueren?

Onlangs schreef ik een blog over het ontstaan van boekhouden. Boekhouden, zoals we het vandaag kennen, is ruim 5.000 jaar oud. Het ontstond met één belangrijk doel: de kooplieden van toen wilden weten waar ze stonden met hun zaak. Ze wilden inzichten in hun financiële situatie.

Vandaag lijkt het erop dat vele boekhouders afgegleden zijn naar enkel het wettelijk in orde hebben van de boekhouding. Begrijp me niet verkeerd, moderne en lokale verplichtingen maken dat dát reeds een behoorlijke uitdaging is. Maar de ondernemer verwacht méér dan het wettelijke minimum.

Advies

Lees je over de rol van de accountant, dan zal advies met stip op één staan in menig artikel hierover. En dat is niet geheel onnodig. Ook ik als ondernemer heb nood aan advies en wil het beste voor mezelf. Maar advies komt pas met data. Met het verhaal. En de accountant beschikt niet altijd over − directe − toegang tot alle data. (Net als de ondernemer die niet in zijn boekhouding kan, nvdr.)

Eens de accountant toegang heeft tot alle data, en dan heb ik het over boekhoudkundige data, fiscale, bank en andere, pas dan kan advies volgen. En daar staat TOCO voor,Together Connected. Doordat de ondernemer er handige tools vindt voor het voeren van zijn administratie wordt er ook waardevolle data gecreëerd die zowel hem als de accountant inzichten geven.

Digitalisatie

We moeten het er nogmaals over hebben. Digitalisatie. In de accounting-industrie werden al aardig wat stappen gezet richting digitalisatie. En dat zorgt ervoor dat de accountant vermoedelijk reeds meer tijd heeft voor het leveren van andere diensten dan louter boekhoudkundige, zoals advies. Maar de digitalisatie zoals we die vandaag kennen voor accountants is er effectief enkel voor de accountant.

Het lijkt wel of de belangrijkste asset van de accountant, zijn klant, vergeten werd in het hele proces. Zo goed als alle tools die vandaag beschikbaar zijn, maken het proces voor de accountant makkelijker en niet per se dat van de ondernemer. Het is dan ook een bijzondere uitdaging voor de accountant om de ondernemer over een streep te trekken waar hij geen direct voordeel uit haalt.

Welke technologische evoluties of trends zullen in de toekomst impact hebben op het financiële huishouden van de KMO?

Boekhoudkundige apps worden prominenter. Het start met het pre-accountinggegeven: de input moet sneller om tot gedegen output en advies te komen. Het is duidelijk dat boekhoudkundige apps met meerwaarde voor de ondernemer eraan komen.

PSD2

Alweer een afkorting. Payment Service Directive, version 2. Een Europese wetgeving die banken verplicht om rekeningen open te stellen voor de titularis ervan. De ondernemer kan er zo voor kiezen om zijn rekeningen te koppelen aan applicaties die hij gebruikt. Dit geeft meer inzichten in zijn betalingsverkeer, uiteraard, over zijn verschillende banken heen. Maar het stelt de ondernemer ook in staat om nog betere analyses te maken.

Geldtransacties gaan hand in hand met boekhoudkundige transacties en tendensen. TOCO zal de ondernemer vertellen voor welke transacties die hij uitvoerde er nog boekhoudkundige stukken zoals facturen ontbreken. Een belangrijke stap in de automatisatie van elke boekhouding.

Automatisatie

Ik lees nogal wat trends over boekhoudkundige automatisatie. No hands accounting, bijvoorbeeld. Zeer mooie en efficiënte oplossingen, maar het start opnieuw met het aanleveren van data. No input, no output.

Lees: zolang de ondernemer geen meerwaarde ervaart bij het aanleveren van zijn facturen of de manier waarop hij ze kan aanleveren, zal hij uitstelgedrag blijven vertonen. Zo zal de automatisatie niet geheel tot zijn recht komen en zijn we terug bij af. Een echt kip-of-ei-verhaal.

De millennials komen eraan

Misschien de meest onderschatte − technologische − factor van allemaal! De klant zal zelf voor de verandering zorgen. In de toekomst zal de jongste generatie in vele opzichten zelf het voortouw nemen… van bijna alles. Veel van de huidige jonge en toekomstige bedrijfseigenaren starten meteen anders. Een papierloze en geautomatiseerde boekhouding is de exacte weerspiegeling van wat jonge CEO’s en accountants de komende decennia willen zien.

Het tijdperk van de millennials betekent letterlijk dat accountants zullen moeten omgaan met totaal andere klanten dan degenen die we vandaag kennen.

Proactiviteit, verbeterde operationele transparantie, en een gepersonaliseerde aanpak zijn maar een paar minimumvereisten van deze nieuwe generatie ondernemers.

Op zoek naar meer inzichten van deze expert? Philippe gaf ook uitleg over zijn software om je financiële administratie te optimaliseren, de rol van AI in accountancy en 5 tips om je boekhouding te stroomlijnen..

  • [Interview] Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt
  • AI in accountancy voor KMO’s: wat de toekomst brengt
  • 5 tips om je financiën te optimaliseren

Accountants, gebruik nu jouw DRS!

Zegt DRS jou niet meteen wat? Het is een term uit de Formule 1. En staat voor Drag Reduction System.

DRS is een hulpmiddel dat er voor zorgt dat de topsnelheid van de bolide verhoogt en inhalen dus makkelijker wordt. Meer nog, een rijder mag het enkel gebruiken om een andere rijder in te halen. Diegene die ingehaald wordt mag het, volgens het reglement, op dat ogenblik niet gebruiken. Boeiend! Wat zal jouw hulpmiddel worden in deze uitdagende tijden?

"Wat een jaar is het wel niet geweest deze week?"

-Zo begon ik mijn laatste LinkedIn post op vrijdag jl.

Alle economische wetten werden per direct bijgesteld. Ik kocht onlangs het boek "Economie" van goede vriend Johan Lambrecht. Johan schrijft erover economie de essentie zonder formules. Ik dacht al vaak aan Johan deze week. Ik zie hem normaal wekelijks. Hij fluisterde me nog toe bij het publiceren van zijn boek: "Na het lezen ervan begrijp en spreek je zelf de politiek-economische taal en kun je de economische beleidsmaatregelen kritisch volgen." -Blijft zijn boek een handleiding of wordt het prompt een naslagwerk? Ik kijk uit naar onze volgende maandag Johan, we moeten praten!

Maar niet enkel de economie ging alle kanten op. Plots werd digitalisatie niet langer besproken maar werkelijk uitgevoerd. Laat me voorzichtig zijn, een andere gerespecteerde Prof. Stijn Viaene postte deze week nog: Mannekes, mannekes, mannekes, reduceer digitale transformatie nu niet tot improvisatie en telewerk. Lijkt zeer 'agile' - en dat is het ook vaak, maar er is meer werk aan de winkel. #remainmindful #futureproof

Hij heeft gelijk. En toch. Agile dames en heren. Agility heb ik meer dan ooit gezien. En dat is een eerste zet. Als je agility zoekt op Google, dan komt je prompt uit op deze verklaring: het vermogen om snel te denken en te begrijpen. Stijn houdt het op; responsiveness to change. (In zijn must-read boek: Digital Transformation Know How))

Mannekes, mannekes, mannekes, reduceer digitale transformatie nu niet tot improvisatie en telewerk. Lijkt zeer 'agile' - en dat is het ook vaak, maar er is meer werk aan de winkel. #remainmindful #futureproof

The word is out

Behendigheid. Het doet me denken aan mijn dochter die haar eerste looppassen pas zette toen ze al 19 maanden was (!). Hoezeer we haar ook aanmoedigden, ze deed het pas zodra ze de juiste balans vond. Die balans kwam ook plots. En bovenal, zonder dat ze het zelf merkte.

Ik zag deze week vele accountants stapjes zetten. Ze zijn al langer behendig in het opmaken van de balans. Maar toch, dit was geheel anders.

Laat ons niet om het onderwerp heen gaan, we moeten het er over hebben. Digitalisatie. In de accounting-industrie werden al aardig wat stappen gezet richting digitalisatie. En dat zorgt ervoor dat de accountant vermoedelijk reeds meer tijd heeft voor het leveren van andere diensten dan louter boekhoudkundige, zoals advies. Maar de digitalisatie zoals we die vandaag kennen voor accountants is er effectief enkel voor de accountant.

Het lijkt wel of de belangrijkste asset van de accountant, zijn klanten, vergeten werden in het hele proces. Zo goed als alle tools die vandaag beschikbaar zijn , maken het proces voor de accountant makkelijker en niet per se dat van de ondernemer. Het is dan ook een bijzondere uitdaging voor de accountant om de ondernemer over een streep te trekken waar hij geen direct voordeel uit haalt.

Wel, ook deze wetten werden deze week prompt bijgesteld.

De accountant, die leverde advies. Check. Ikzelf ging ook in overleg met mijn accountant. Over de recentste ontwikkelingen en hoe ik erop zou moeten gaan anticiperen.

Driewerf hoera! Er werd advies gegeven als nooit tevoren. Meer nog, er werd naar advies gevraagd als nooit te voren. De ondernemer vond zijn weg naar zijn accountant, sneller dan ooit.

Accountant, activeer nu jouw DRS!

Hier ligt een kans! De ondernemer is maar wat blij dat de accountant er is. En dat die bereikbaar is.

Nu is de accountant aan zet. Activeer jouw DRS, Drag Reduction System. Vrij vertaald: weerstand reductiesysteem. 

Ik verklaar me nader.

Als accountant zit je nu in de cockpit, klaar om het verschil te maken. Neem jouw klanten mee in een digitale wereld. Overtuig hen van online (samen)werken. En kies de juiste tools voor jouw klanten. Het zal veel weerstand reduceren in jouw processen.

Iedereen schreeuwt het al jaren van de daken: "Mijn nieuw business plan als accountant? -Ik ga advies geven en verkopen. Boekhoudkundige taken worden de basis van waaruit alles vertrekt."

Het advies gaf je deze week, beste accountant. Talrijk, strak en juist. Maar was de boekhouding effectief op orde? We naderen einde kwartaal, kon je je klant ook effectief een direct inzicht geven in zijn situatie?

"Mijn nieuw business plan als accountant? -Ik ga advies geven en verkopen. Boekhoudkundige taken worden de basis van waaruit alles vertrekt."

Give them what they need

Binnen TOCO ontwikkelde ik een mantra: Give them what they need, and you'll get what you want. Vrij vertaald: geef jouw klanten alles wat ze nodig hebben en je zal als accountant krijgen wat je wil. De klant centraal.

Boekhoudkundige apps worden prominenter. Met betrekking tot pre-accounting, ik heb het niet over de technische kant van de zaak, maar alles wat ervoor zorgt dat de ondernemer sneller zijn documenten bij jou, de accountant aanlevert: de input moet sneller om tot gedegen output en advies te komen. Het is duidelijk dat boekhoudkundige apps met meerwaarde voor de ondernemer nu cruciaal zijn.

“Great customer experience emerges from the way you solve your customers’ problems.” Stijn Viaene, Vlerick

Betrek je klant, geef hem die tools.

En dan heb ik het over TOCO, onze brand promise is letterlijk Together Connected

Activeer jouw DRS. Geef je klant wat hij nodig heeft om zijn proces vlot te laten verlopen. En je zal jouw eigen proces meteen versnellen. Weg met die weerstand en vertraging. Haal documenten dagelijks binnen. Niet in een kaft of in een mapje op je PC of server. Neen, recht in je proces, daar waar het hoort.

De klant wil het zelf

Misschien de meest onderschatte − technologische − factor van allemaal! "De klant zal zelf voor de verandering zorgen! In de toekomst zal de jongste generatie in vele opzichten zelf het voortouw nemen… van bijna alles." -Dit schreef ik nog een maand terug in een artikel.

Vandaag is het per direct actueler dan ooit. Veel bedrijfseigenaren zien het méteen anders. Een papierloze en geautomatiseerde boekhouding is de exacte weerspiegeling van wat de klant nu wil zien. Net als proactiviteit, verbeterde operationele transparantie, en een gepersonaliseerde aanpak. Het zijn maar een paar minimumvereisten van morgen.

Met TOCO, brengen we een nieuwe onmisbare applicatie voor ondernemers. De klant volgt er zijn financiële administratie mee op de voet. Zijn verschillende bankrekeningen worden samengebracht in één portaal, waar ook al zijn documenten, facturen, transacties en gegevens over zijn boekhouding te vinden zijn. Het is ook de plaats waar je samen communiceert. Direct naast de cijfers.

“We halen de complexiteit van boekhouden weg door het financieel beheer van jouw onderneming in één handige applicatie aan te bieden.”

En voor jou beste accountant, zijn we de motor, jouw DRS-knop. Druk hem in. NU. Direct! Je hebt getoond dat je het kan!

Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt

Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt

Samen met The Glue (het fintech bedrijf van Jurgen Ingels en Stefan Dierckx), ontwikkelde Philippe Kimpe (39) een softwareplatform waarin ondernemers al hun financiële gegevens, van facturatie over bankgegevens tot boekhouding, kunnen samenbrengen en beheren.
Philippe was hoofd van de IT-afdeling in een vooraanstaand accountancykantoor toen hij het concept van TOCO bedacht.
“We kregen hier zo veel positieve reacties op, dat ik besloot mijn job op te geven en er volledig voor te gaan”, zegt Philippe.

Na drie jaar sleutelen aan het platform, richtte Philippe samen met Veroniek Willen (COO) en Sven Beauprez (CTO) in februari 2019 het bedrijf TOCO op . “Veroniek heeft een verleden als consultant in de banksector, Sven heeft dan weer rijke ervaring als software-architect.
Deze mooie cocktail van accounting, bank en technologie maakt dat TOCO meteen een snelle vlucht neemt. Bovendien zijn we met een gemiddelde leeftijd van 35 geen jonge twintigers meer die ergens op een zolderkamer een start-up uit de grond stampen, maar drie experten met heel wat ervaring.”

Kan je eenvoudig omschrijven welke toegevoegde waarde TOCO genereert voor de ondernemers die de software in hun financiële administratie gebruiken?

TOCO is een nieuwe onmisbare applicatie voor ondernemers. Je volgt er je financiële administratie mee op de voet. Je verschillende bankrekeningen worden samengebracht in één portaal, waar ook al je documenten, facturen, transacties en gegevens over je boekhouding te vinden zijn.

“We halen de complexiteit weg door het financieel beheer van jouw onderneming in één handige applicatie aan te bieden.”

Voor welk type bedrijf of ondernemer is TOCO het meest geschikt?

TOCO is er voor iedereen – zelfstandige of KMO’er – die er ieder kwartaal weer tegenop ziet om zijn documenten bijeen te zoeken voor de btw-aangifte, en er veel tijd mee verliest. TOCO zorgt voor een aangename omgeving waar je documenten kan opladen, beheren, betalen én doorsturen naar je boekhouder.

Met de software krijg je weer de controle over je financiële administratie. Jij hebt alles bij de hand en je boekhouder hoeft niet meer op het einde van het kwartaal te wachten om de boekhouding bij te werken. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

Waar willen jullie over 5 jaar staan met TOCO?

“Op korte termijn willen we vooral een kwalitatieve software voor financiële administratie op de Belgische markt brengen die echt ‘maniakaal’ correct functioneert, om op die manier de thuismarkt voor ons te winnen. Verder is onze software ook meteen inzetbaar in de rest van Europa.Zo hebben we al gesprekken gehad met landen als het VK, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Finland en Italië.”

“We halen de complexiteit van je financiële administratie weg door het financiële beheer van jouw onderneming in 1 handige applicatie aan te bieden.”

Op zoek naar meer inzichten van deze expert? Philippe deelde ook zijn visie op de evolutie van boekhouding, de rol van AI in accountancy en gaf ons 5 tips om je boekhouding te stroomlijnen.

  • The new accountancy: de evolutie en automatisering van jouw boekhouding
  • AI in accountancy voor KMO’s: wat de toekomst brengt
  • 5 tips om je financiën te optimaliseren

Klaar om de volgende stap te zetten? Vraag advies aan de experts van Brainbridge over werken als freelancer in IT of bekijk de TOCO- software om je financiële administratie te optimaliseren.

The road to doing business through sports

Marathon-stress!

Op 23 februari ben ik in Sevilla. Om de marathon te lopen - althans dat is de bedoeling. De laatste dagen voel ik vooral (faal)angst...maanden voorbereiding lijken wel voor niks geweest te zijn...benen blokkeren, spieren doen pijn, ik haal geen snelheid meer en ik heb enkel oog voor dingen die verkeerd kunnen gaan.

Nu komt het er dus op aan om weer in mezelf te gaan geloven! Stormen Ciara en Dennis konden me niet stoppen. Ik kan dit!

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een marathon uitlopen is een proces en dat proces begon zo een 3 maanden geleden. Zowel het lichaam als de geest worden getraind voor dat ene moment (al is de verwachting dat dat ene 'moment' 4,5u zal duren   ). De marathon lopen is de 'beloning' voor het gedane harde werk. En dat het hard werken is, dat kan ik je verzekeren! Dit is hoe ik het heb aangepakt:

  • Hulp van een coach

Een trainingsschema werkt voor mij. Op basis van een conditietest, heb ik een schema laten opmaken bij Energylab. Hiermee weet ik perfect welke mijn hartslagzones zijn en hoe ik moet trainen. Het plan is gebaseerd op mijn kunnen en ik voer het uit. 4 dagen per week. Zonder nadenken.

  • Meten is weten - werken naar een doel

Een training uitvoeren is leuk, maar nog leuker is om alles bij te houden, vooruitgang te zien in cijfers en tussendoor “kudo’s” te krijgen van medesporters. De voorbije drie maanden zagen er als volgt uit - volgens Strava:

  • Prioriteiten zetten en karakter kweken

De agenda managen en trainingen inplannen is een uitdaging. Het komt er op neer om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Het vergt karakter om 's avonds de loopschoenen aan te trekken en een uurtje - in het donker- de winterse regen en wind te trotseren.

  • Steun van vrienden en collega's

Lopen met een aangepast trainingsschema is eenzaam. Gelukkig kon ik rekenen op mijn goede vriendin die me vergezelde op de langere duurlopen. Wanneer ik tijdens de middag een training plande, liepen de collega's enthousiast met me mee. Bedankt! Jullie hebben die 54 uren een stuk aangenamer gemaakt! 🙏

De beloning

Hoe 23 februari ook verloopt - snel of langzaam, met of zonder medaille - de beloning is nu al binnen. Ondanks de (faal)angst die me af en toe overvalt voel ik me sterk en weerbaar: de geest is sterker dan het lichaam. En dát gevoel komt niet alleen van pas bij het sporten. Het helpt ook om de rollercoaster van het ondernemen te doorstaan. De 8 fases van een marathon komen in elk geval sterk overeen met het leven als ondernemer :

8 stages of marathon running

  • fase 1: opwinding
  • fase 2: ontkenning
  • fase 3: shock
  • fase 4: eenzaamheid
  • fase 5: wanhoop
  • fase 6: 'de muur'
  • fase 7: bevestiging
  • fase 8: vreugde

Ik vertrouw er dan ook op dat ik op 23 februari tot fase 8 geraak! 🚀

Wat zijn jullie tips om fase 3 tot 6 door te komen- als ondernemer of als sporter?

Veroniek

PSD2 geeft u de controle over uw financiële gegevens

PSD2 geeft u de controle over uw financiële gegevens

Hi, mijn naam is Veroniek Willen en ik ben verantwoordelijk voor de Operations binnen TOCO.

Over PSD2 (Payment Service Directive) is al veel gezegd en geschreven. Zeker voor uw financiële dienstverleners, zoals banken en boekhouders, is het al langer een populair gespreksonderwerp. Maar wat betekent het concreet voor u als ondernemer, nu stilaan de eerste toepassingen van PSD2 op de markt gelanceerd worden? 

Een kader om financiële data te delen

PSD2 is een Europese regelgeving, en dus van toepassing op alle Europese banken. De regelgeving verplicht de banken om rekeninginformatie en betalingen open te stellen wanneer u als rekeninghouder daar toestemming voor geeft. U kan deze toestemming enkel geven aan partijen die een licentie hebben bij de Nationale Bank. Deze licentie wordt pas verleend na een grondig onderzoek van de interne organisatie, compliance en IT beveiliging. De partijen voldoen hiermee dus aan strenge voorwaarden met betrekking tot de beveiliging van uw data.

Uw financiële administratie wordt een stuk efficiënter

“Cash is King” luidt het spreekwoord en duidt aan dat uw cashpositie het kloppende hart van uw bedrijf moet zijn. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Om uw administratie te doen gebruikt u typisch een digitaal archief waar u alle belangrijke documenten (van aankoop/verkoopfacturen tot bedrijfsdocumenten) verzamelt. Als u een betaling wilt doen of wilt weten of een verkoopfactuur betaald is, zal u uw bankapplicatie(s) openen. En ten laatste op het einde van het kwartaal zorgt u ervoor dat alles bij de boekhouder terecht komt.

Uw financiële gegevens zitten verspreid over uw archief, uw bankapplicatie en de boekhouding. Iedereen die al eens een cash- of budgetprognose heeft proberen te maken, weet hoe uitdagend het is om gegevens vanuit deze verschillende bronnen samen te brengen.

Met PSD2 wordt het niet alleen mogelijk om eindelijk uw bankinformatie te koppelen aan uw documenten, maar ook om vanuit uw documenten direct een betaling te verrichten. U kan eveneens uw bankgegevens delen met uw boekhouder, zodat deze data ook gekoppeld worden aan uw boekhouding.

Met TOCO hoeft u niet te wachten op PSD2 – Centraliseer uw financiële administratie nu al.

PSD2 biedt talrijke voordelen voor u als ondernemer, maar tot nu toe zien we een trage adoptie. Ook al is de wetgeving van toepassing sinds september 2019, er zijn weinig banken klaar om kwalitatieve data te leveren en het aantal partijen die oplossingen aanbieden is beperkt.

Met TOCO kan je nu al genieten van de voordelen in afwachting van PSD2. De voorloper van PSD2 is CODA (gecodeerde dagafschriften) en deze CODA bestanden worden meestal al verwerkt in jouw boekhouding. Met TOCO kan je CODA bestanden nu zelf consulteren. Zo heb je altijd in één oogopslag een zicht op je cash positie en banktransacties.

Betalingen van facturen kun je in TOCO doen door middel van een QR code. Deze QR code werkt bij KBC, Belfius en Bunq. Zo hoef je niet alle betalingsgegevens van je factuur over te typen in je bankapplicatie.

En bovendien stuur je heel makkelijk je documenten door naar je boekhouder zodat je boekhouding altijd up to date staat.

De voordelen op een rijtje

  • PSD2 is een Europese regelgeving, en dus van toepassing op alle Europese banken.

  • Als ondernemer geeft u zelf de toestemming om uw data te delen

  • De partijen waarmee u de data deelt moeten een licentie hebben van de Nationale Bank. Dit betekent dat ze grondig gescreend zijn en voldoen aan strenge voorwaarden met betrekking tot beveiliging van uw data.

  • Controle over uw financiële data levert u de volgende mogelijkheden:

    • Breng uw rekeninginformatie van verschillende banken samen in één tool, zodat u het overzicht behoudt over uw cashpositie.

    • Koppel uw documenten aan uw banktransacties. Zo geeft u meer context aan uw banktransacties en vergemakkelijkt u later opzoekwerk.

    • Betaal uw facturen gemakkelijk en dit met één klik, zonder naar uw bankapplicatie te moeten overschakelen.

    • Deel uw documenten en uw bankgegevens met uw boekhouder zodat de reconciliatie in uw boekhouding vlot kan verlopen.

Met TOCO hoef je niet te wachten op PSD2!

Koppel je CODA bestanden en je boekhouder om je administratie nu al efficiënter te maken.

TOCO zorgt voor uw gemoedsrust:

  • centraliseer je documenten
  • betaal ze met één klik
  • en stuur ze door naar jouw boekhouder….allemaal van uit één oplossing.

TOCO werkt samen met andere Belgische fintechs om de PSD2-implementatie te versnellen

TOCO werkt samen met andere Belgische fintechs om de PSD2-implementatie te versnellen

Belangengroep A78 opgericht om de consument de service te verlenen waar hij wettelijk recht op heeft

Vanaf vandaag verenigt A78 de Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België. Hierdoor hebben de nieuwe betalingsinstellingen, vooral zogenaamde fintech bedrijven nu een eigen belangenvereniging.

Persbericht

De vereniging, waarvan de volledige naam " Association of 7 and 8 " is, verenigt alle Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België (NBB) voor de licenties 7 en 8, respectievelijk de nieuwe diensten voor het initiëren van betalingen en voor het ophalen van rekeninginformatie. Vandaar de naam A78.

Snel veranderend banklandschap

De nieuwe belangengroep bestaat naast andere sectororganisaties zoals Febelfin, dat sinds 2003 bekend staat als belangenbehartiger van de financiële sector in België. In de praktijk zijn dit vooral de traditionele grootbanken.

Technologische en juridische innovaties hebben de sector de afgelopen jaren echter aanzienlijk door elkaar geschud. De Europese PSD2 (Payment Service Directive 2) regelgeving, die op 14 september 2019 van toepassing werd, opende onder meer de deuren voor nieuwe, vooral technologische, spelers op de markt. Deze spelers hebben vaak andere behoeften en belangen dan de traditionele spelers. A78 zal deze belangen vertegenwoordigen en verdedigen tegenover de overheid, nationale regelgevers, Europese of supranationale instellingen, traditionele financiële instellingen en consumentenorganisaties. Zij zal ook haar leden informeren en adviseren en optreden als woordvoerder van de media.

De krachten bundelen voor PSD2-implementatie

Een eerste belangrijk onderwerp dat aan bod zal komen is het verzamelen van alle problemen van de leden met betrekking tot PSD2-verbindingen met de Belgische banken en deze bilateraal te bespreken met de banken en met de NBB. De zogenaamde API's (digitale verbindingen die de banken moeten leveren) schieten vaak tekort. Hierdoor kunnen de klanten van deze nieuwe betaalinstellingen niet de dienst krijgen waar ze wettelijk recht op hebben.

De belangenvereniging is een initiatief van Cake, de gratis bankiersapplicatie die dit jaar wordt gelanceerd en waarmee gebruikers vanuit 1 app meerdere rekeningen kunnen beheren, advies en cashbacks kunnen geven en waarmee gebruikers een cent kunnen verdienen door hun banktransacties te verwerken tot inzichten voor bedrijven. Na overleg met de NBB over de haperende implementatie van PSD2 heeft Cake op verzoek van de NBB het initiatief genomen om de krachten te bundelen met andere fintech-spelers om zo één aanspreekpunt te vormen voor partijen als Febelfin en de NBB.

"Meer dan 4 maanden na de PSD2-deadline voor de banken ondervinden we nog steeds problemen met de aansluiting op de API's van verschillende Belgische banken. De consumenten kunnen dus nog steeds geen goed gebruik maken van de diensten van Cake en andere nieuwe spelers, ook al hebben ze daar wettelijk recht op. We hopen met A78 snel tot een constructieve oplossing te komen met de banken". zegt Davy Kestens, oprichter en CEO van Cake. 

"De Belgische consument zal het voornaamste slachtoffer zijn van de slechte uitvoering van de nieuwe bancaire regelgeving."

Davy Kestens, oprichter Cake Tweet
Open vereniging

A78 werd opgericht als een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. Het doel is om alle spelers die onder licentie 7 en 8 werken met elkaar te verbinden. In de loop van de komende maanden zal A78 worden omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk. Dan zullen alle betalingsinstellingen (ook die met vergunning 1 tot 6) zich kunnen aansluiten.

Voorlopig is het voorzitterschap in handen van Yves Bovin...hoofd van Legal & Operations bij Cake. Zodra de vereniging volledig op de rails staat, wordt er een onafhankelijke voorzitter benoemd.

Missie

A78 werd opgericht in januari 2020 en heeft tot doel alle Belgische betalingsinstellingen met een vergunning van de Nationale Bank van België voor diensten 7 (betalingsinitiatiediensten) en 8 (rekeninginformatiediensten) te verenigen.

A78 zal hun belangen vertegenwoordigen en verdedigen tegenover de overheid, nationale regelgevers, Europese of supranationale instellingen, traditionele financiële instellingen en consumentenorganisaties.

De leden van A78 zijn Accountable, Cake, Digiteal, Exthand, Ibanfirst en Toco.

Documenten digitaal doorsturen naar je boekhouder: slechts 1 klik - TOCO

Documenten digitaal doorsturen naar je boekhouder: slechts 1 klik - TOCO

Hallo, mijn naam is Jonas, Lead Analyst op het TOCO platform. TOCO is de afkorting van 'Together Connected' en dat is precies waar TOCO voor staat: eenvoudig samenwerken met je boekhouder. In de volgende blog vertel ik je graag hoe je jouw documenten in slechts 1 klik aan je boekhouder kan doorsturen.

Inbox

In de vorige blogs beschreef ik al hoe je je documenten gemakkelijk in TOCO oplaadt: via de upload knop of via je TOCO e-mailadres. Zodra ze opgeladen zijn vind je ze terug in je inbox onder het menu 'Documenten' > Boekhouding. De inbox toont de lijst van opgeladen documenten die nog niet verzonden zijn naar de boekhouder. Welke kenmerken van de documenten getoond worden, hangt af van hun status. Zijn ze via email binnengekomen, dan heb je nog geen gegevens zoals 'type document' ingevuld.

Het is vooral het ‘type document’ dat van belang is. Wij sturen namelijk het type document mee naar het boekhoudpakket. Meer specifiek, we hebben verschillende digitale mailboxen voor elke type document. Op die manier kan je boekhouder gemakkelijk de documenten verwerken. Aankoopfacturen moeten anders verwerkt worden dan verkoopfacturen enzovoort.

Doorsturen naar je boekhouder

Op een document in je inbox kun je 3 acties uitvoeren:

  1. Doorsturen naar de boekhouder

  2. Verplaatsen naar bedrijfsdocumenten --> wordt besproken in één van mijn volgende blogs

  3. Verwijderen

Tip: Is de knop 'doorsturen naar de boekhouder' uitgegrijst dan is het bestand groter dan de toegestane bestandsgrootte van je boekhoudpakket. Probeer het document dan te verkleinen.

Zodra je een document hebt doorgestuurd naar je boekhouder verhuist het document van de tab 'Inbox' naar de tab 'Verzonden naar boekhouder'. In de tab 'Verzonden naar boekhouder' zie je de status van je document.

  1. Verzonden: document is succesvol verzonden naar je boekhouder

  2. Mislukt: document is niet succesvol verstuurd. Probeer het nogmaals via de knop 'Opnieuw verzenden'

De status van je documenten

Zodra het document de status ‘verzonden’ heeft is het document aangeleverd in jouw dossier in het boekhoudpakket van je boekhouder. Je boekhouder kan nu beginnen met het verwerken van jouw documenten. Vanaf nu weet je precies wanneer je boekhouder je documenten heeft verwerkt, want TOCO geeft je de status van de verwerkte documenten terug. In de tab ‘Verzonden naar boekhouder’ zie je dat de status van je document gewijzigd is naar:

  1. Geboekt: document is geboekt door je boekhouder

  2. Geweigerd: document is geweigerd door je boekhouder, bijv. omdat het een privé uitgave was

Om het boekingsnummer van een document te raadplegen, open je het document (door op de document naam te klikken) en dan zie je rechtsboven de status en het boekingsnummer uit het boekhoudpakket van je boekhouder.

Je boekhouder werkt nog niet met TOCO?

TOCO kun je uiteraard ook gebruiken wanneer je boekhouder de stap naar TOCO nog niet heeft gezet. Hoe je dat doet leggen we uit in één van onze volgende blogs.

And THAT is how you go paperless, welcome in 2020!

And THAT is how you go paperless! Welcome in 2020!

Een mens is een gewoontedier, en toch…

Bij aanvang van elk jaar lanceren we enkele goede voornemens: we willen meer sporten, minder drinken, gezonder eten, meer tijd met het gezin doorbrengen, …

Makkelijker gezegd dan gedaan, zo blijkt meestal rond de zomer.

We laten de technologie op zovele vlakken ons leven vergemakkelijken en toch blijft er nog steeds een drempel om iets nieuws te proberen

Laat 2020 het jaar zijn waarop ondernemers voluit zeggen: ‘nu ga ik ervoor, nu kies ik voor TOCO’. De late avonden voor de computer behoren dan alvast tot de periode voor de jaar wisseling.

Onderneem bewust en laat administratie over aan de technologie. Heb altijd toegang tot jouw compleet administratief dossier, vind heel snel documenten terug, betaal in enkele klikken, volg betalingen op, communiceer met je adviseur over een document, lever jouw facturen af in de boekhoudsoftware en krijg onmiddellijk feedback over jouw onderneming.
Verlicht de werklast van jouw accountant en kies voor kwaliteit. Zoek verbinding met jouw vertrouwde adviseur.

Wij wensen je alvast een warm 2020 toe, een jaar waarin je tijd maakt voor wat echt telt.

Word TOgether COnnected en maak tijd vrij voor die goede voornemens!

Open Application

We are looking for an expert JavaScript front end developer who can help us build an innovative user interface for SMEs, accountants and banks. The front-end technology stack is based on Vue.js with Vuetify, all written in Typescript. UI/UX designs are always made by an experienced UI/UX designer to use as a basis for actual implementation. You will be involved in the development, testing (unit/smoke/integration), build and deployment of the new front end. You also have some affinity with microservices architecture to call and orchestrate backend services.

Continue reading

TOCO verwelkomt een nieuw team lid - TOCO

TOCO verwelkomt een nieuw team lid - TOCO

We zijn verheugd te kunnen aankondigen dat we ons managementteam versterken met een Chief Commercial Officer, Olivier Constant.

Olivier heeft 25 jaar ervaring in de technologische industrie, waaronder bijna 15 jaar als Sales Director bij Exact in België, Frankrijk, UK, Spanje en Duitsland.

In zijn rol bij TOCO zal Olivier verantwoordelijk zijn voor het op de kaart zetten van TOCO op Belgische en internationale markten door een goede verkooporganisatie op te bouwen in nauwe samenwerking met accountants en ondernemers.

 

Voordat hij bij TOCO aan de slag ging, bekleedde Olivier verschillende leidinggevende functies bij Exact waar hij nauw samenwerkte met Belgische accountants door de introductie van Exact Online en het opbouwen van belangrijke successen op het gebied van groei, de lancering van nieuwe digitale manieren van werken en een samenwerkingsplatform.

Olivier's ervaring in sales management heeft ook bedrijven zoals EMAsphere geholpen om hun wereldwijde sales teams en account management capaciteit uit te breiden.

We laten u graag wat meer weten over Olivier 🤫

Naast zijn internationale verkoopcarrière is Olivier gepassioneerd door de wielersport. "Fietsen wint aan populariteit als een gezonde en ecologisch duurzame vorm van transport. Maar fietsen is voor mij ook een manier om mijn evenwicht in het leven te bewaren. En uiteindelijk daag ik mezelf graag uit. Elk jaar probeer ik minstens één indrukwekkende berg te beklimmen".

Een aantal van de redenen waarom Olivier blij was om zich bij ons TOCO-team aan te sluiten....🤗

"Als je op zoek bent naar een nieuwe rol, zijn er bepaalde dingen die je zoekt in een bedrijf", zegt Olivier. "Hebben ze een goed leiderschap? Zijn ze mensgericht? Hebben ze grote ambities? En ten slotte, hebben ze een oplossing die innovatief en vooruitstrevend is? TOCO heeft alles van het bovenstaande".

"TOCO is een snel groeiende fintech", zegt Olivier. "Ze zijn in een verbazingwekkend tempo gegroeid en hebben al belangrijke samenwerkingsverbanden gesloten, ik kijk er echt naar uit om hen op deze uitdaging te ondersteunen. TOCO naar de volgende fase van hun visie brengen is mijn belangrijkste doel.". 

"We zijn ongelooflijk blij met de komst van onze CCO. Gezien de snelle groei van TOCO in de afgelopen maanden en om te kunnen inspelen op de vraag van de markt, was er geen betere timing voor Olivier om ons team te versterken. Zijn ervaring en zijn absolute expertise binnen de boekhoudsector zijn een grote troef voor TOCO. Olivier en ik hebben in het verleden al samengewerkt, in een klant-leverancierrelatie, dus we zijn geen vreemden voor elkaar", verklaart CEO Philippe Kimpe.