Bespaar tijd: upload facturen via uw TOCO e-mailadres

Het sleutelwoord van uw financiële administratie is documenten. Gelukkig kunt u van steeds meer tegenpartijen uw documenten digitaal ontvangen, maar hoe kunt u die digitale documenten vanuit uw mailbox doorsturen naar TOCO? Dat is waar deze blog over gaat.

Waar vind ik mijn TOCO e-mail adres?

Voordat u uw TOCO e-mailadres ontvangt, moet u de afzenders van de documenten white-listen. Waarom? Om veiligheidsredenen. Factuurfraude is op dit moment een hot topic, daarom willen we voorkomen dat personen of bedrijven die door u niet als 'veilig' zijn aangegeven, digitale documenten kunnen doorsturen naar uw TOCO-inbox. Dat is in het kort wat white-listing betekent.

Onder het menu 'Documenten' vindt u helemaal bovenaan een wizard die u begeleidt bij het aanmaken van uw TOCO e-mail adres. U klikt op 'e-mailadres toevoegen' en voert 1 tot 5 toegestane afzender(s) in. Dit kunnen uw persoonlijke e-mailadressen zijn, maar ook het e-mailadres van een van uw meest vertrouwde leveranciers, zodat zij uw aankoopfactuur rechtstreeks naar TOCO kunnen sturen. Zodra uw TOCO e-mailadres is aangemaakt, is de wizard niet meer zichtbaar en wordt in plaats daarvan uw e-mailadres getoond. Het beheren van toegestane afzenders is natuurlijk altijd mogelijk via het 'instellingen' icoontje net achter het getoonde e-mailadres.

Waarom zo'n 'cryptisch' e-mailadres?

We geven om onze klanten, en zoals hierboven uitgelegd willen we er zeker van zijn dat alleen toegestane documenten worden ontvangen in uw TOCO inbox. Het toevoegen van complexiteit aan het e-mailadres maakt het veiliger en zeer moeilijk te 'raden'. Maar gelukkig hoeft u het e-mailadres niet over te typen of te onthouden. Als u met de muis over het e-mailadres gaat, wordt het automatisch naar uw klembord gekopieerd. Voeg het één keer toe aan uw adresboek/contactpersonen van uw e-mailprovider en u kunt het als het ware voor altijd vergeten.

Hoe stuurt ik mijn PDF-documenten door?

Vanaf nu is het doorsturen van uw PDF-documenten een fluitje van een cent. Ga naar uw e-mail inbox, kies 'doorsturen' en selecteer uw TOCO e-mailadres. Even later komt (komen) het document(en) in uw TOCO-inbox aan, klaar om verwerkt te worden.

Recommended Posts