Ophalen van een document in uw TOCO-archief: het duurt maar een paar seconden

Hoi, ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform.

In de afgelopen 2 blogs hebben we uitgelegd hoe eenvoudig het is om documenten op het platform te uploaden en door te sturen naar je accountant. In deze blog wil ik u laten zien dat het slechts een paar seconden duurt om een document op te zoeken dat is opgeslagen op het TOCO-platform. Een aankoopfactuur om een beroep te doen op uw garantie bv. Fluitje van een cent om het terug te vinden!

OCR

Ok, deze paragraaf is een beetje technisch, maar het helpt om te begrijpen waarom u uw documenten zo gemakkelijk op ons platform kunt terugvinden. Als u een afbeelding opent op uw PC, bijvoorbeeld een factuur die op het TOCO-platform is geüpload, kunt u de tekst lezen, maar een computer herkent geen woorden in een afbeelding. Daarom maken we gebruik van OCR-technologie. OCR is de afkorting van ‘Optical Character Recognition’. OCR bekijkt elke regel van een beeld en probeert te bepalen of de zwart-witte stippen een bepaalde letter of cijfer vertegenwoordigen. Met andere woorden, dankzij OCR wordt een beeld met tekst omgezet in echte tekst. Dat is wat we nodig hebben, want als we eenmaal de echte tekst hebben, kunnen we gemakkelijk op tekst zoeken in, of gelinkt aan, het document. De OCR-scan begint zodra u uw document uploadt en tegen de tijd dat het klaar is, hebben we elk woord van uw document in onze database opgeslagen. 

Tags & notities

Als u (een) document(en) uploadt op TOCO moet u 3 verplichte velden invullen: bestandsnaam, type document en betaalstatus (ze zijn allemaal vooraf ingevuld of hebben een standaardwaarde). Maar voor het ophalen van een document zijn het de 2 optionele velden die het meest van belang zijn: 'Tags' & 'Notities'. Door het geven van tags kunt u documenten categoriseren. Gebruik bijvoorbeeld de tag 'verzekeringen' om al uw verzekeringsfacturen te taggen of gebruik de tag 'leningen' voor al uw afbetalingen. Of nog verder, gebruik tags om facturen te linken aan verschillende afdelingen, zoals 'Personeelsdienst', 'Boekhouding', 'Verkoop' enz. U kunt meerdere tags per document invoeren. Om de tags te scheiden gebruikt u de knop 'Tab' of 'Enter'.

Notities worden meestal gebruikt om extra informatie aan het document toe te voegen die voor u en/of de boekhouder relevant is. Bv. PC van Jane of 'betaald met creditcard' of pagina 1 is een bedrijfsuitgave, maar pagina 2 is een privé-uitgave'. U kunt zoveel tekst invoeren als u wilt.

Hoe kunt u documenten opvragen?

Elke weergave onder het menu 'Documenten' biedt een zoekfunctie. U hebt een zoekbalk boven op de 'Inbox', de tab 'Verzonden naar boekhouder' en de tab 'Archief'. Daarnaast kunt u ook zoeken in het tabblad 'Bedrijfsdocumenten'.

Zoals hierboven uitgelegd wordt elk woord in een document opgeslagen. U kunt dus op 3 manieren zoeken:

  1. Op elk woord van het document

  2. Op een bepaalde tag

  3. Op notities

Als u op een bepaald woord, een tag of een notitie zoekt, wordt de documenten-lijst in die weergave, bijv. het tabblad 'verzonden naar de boekhouder', gereduceerd en worden alleen die documenten weergegeven die overeenkomen met het ingevoerde zoekwoord. Als het zoekwoord in de inhoud van een document wordt gevonden, wordt dat document op de juiste regel weergegeven met het zoekwoord in het geel gemarkeerd.

Recommended Posts