Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Upload al uw aankoopfacturen (of andere documenten) in slechts 2 klikken

Hoi, Ik ben Evelien, Product Owner op het TOCO Platform. Het sleutelwoord van uw financiële administratie is 'DOCUMENTEN', daarom wil ik u graag uitleggen hoe eenvoudig het is om uw documenten in ons platform te uploaden.

Waar kunt u uploaden?

De upload knop vindt u zowel in de bovenste menubalk als onder het menu 'Documenten'. Als je hierop klikt, wordt Windows Explorer of Finder op je Mac geopend. Selecteer één of meerdere documenten en bevestig via 'Openen'. Oh ja, we ondersteunen ook het uploaden van meerdere bestanden tegelijk!

Onze upload dialoog wordt direct getoond en op de achtergrond beginnen we direct met het scannen van uw document(en). Waarom is het zo belangrijk dat we scannen? Dat delen we graag met u in een van onze aankomende blogs.

Upload module

Uw (eerste) document wordt getoond in de upload dialoog. Dit is ook de plaats waar u relevante document-gegevens invoert en aanvult.

  • Naam document: ingevuld, maar u kunt het natuurlijk wel wijzigen

  • Type document: we onderscheiden 6 soorten documenten: aankoopfactuur, aankoop creditnota, verkoopfactuur, verkoop creditnota, ticket en overige

Het selecteren van het juiste type is niet alleen nuttig voor uzelf, maar vooral voor de verwerking van het (de) document(en) door uw accountant. Boekhoudkundige pakketten herkennen het type document en boeken en categoriseren deze op basis daarvan.

  • Betaling: standaard onbetaald, alleen voor tickets tonen we betaald

  • Tags: voeg tags toe om ze later gemakkelijk terug te kunnen vinden

  • Notitie: toelichting toevoegen

 Als u meerdere documenten hebt geüpload, kunt u de gegevens per document invoeren of kiezen voor 'toepassen op alle bestanden'. Uiteraard zal het type document en de tags voor alle geüploade documenten hetzelfde zijn, maar u kunt deze eenvoudig aanpassen. Handig als u al uw verkoopfacturen of tickets in één keer wilt uploaden.

Bevestig je invoer via 'opslaan' en je documenten zullen beschikbaar zijn in je inbox. Je kunt de details van een document bekijken door op de naam van het document of gewoon ergens in de document rij te klikken. Vervolgens wordt het document getoond met aan de rechterkant de details van het document.

Wat is de huidige status van het TOCO-platform?

Wat is de huidige status van het TOCO-platform?

Hoi, mijn naam is Sven Beauprez en ik ben verantwoordelijk voor alle technische zaken van het TOCO Platform.

Oktober 2019 was een belangrijke mijlpaal voor TOCO. Toen was de eerste productierelease van het platform en het stelde onze eerste gebruikers in staat om het platform te testen en te laten groeien. Sindsdien zijn heel wat gebruikers aan boord gekomen en gebruiken ze TOCO samen met hun boekhouder, volledig geïntegreerd met het boekhoudsysteem van de boekhouder.

Om meer inzicht te geven in het platform en alle functionaliteiten die we nu hebben of die in de nabije toekomst worden verwacht, starten we een blogserie rond het product en de onderliggende architectuur, voor een meer technisch publiek. In de komende weken zullen Evelien en Jonas - onze Product Owner en Business Analyst - praten over documenten, boekhoudpakketten, boekingen, betalingen, banktransacties, rapportages en nog veel meer, om uit te leggen hoe hiermee om te gaan in TOCO.

Daarnaast zal ik zelf dieper ingaan op de architectuur van ons multi-tenant platform, de beveiliging, de beschikbaarheid, de bedrijfscontinuïteit, de verschillende integraties, enz. Hiermee zullen we een beter zicht geven op hoe we verschillende niet-functionele vereisten aanpakken en wat we op technisch niveau hebben gedaan om een PSD2-licentie van de NBB (Nationale Bank België) te verkrijgen, zodat we in de toekomst ook betalingen vanop het platform rechtstreeks zullen kunnen aanbieden.

Om u alvast een voorproefje te geven, laat ik u achter met de webinar die we net na het uitbrengen in productie hebben opgenomen. Lieve geeft hierin een overzicht van het platform in een demo-omgeving, met uitleg over enkele functies die al in oktober 2019 beschikbaar waren in productie (in het Nederlands). Weet dat we sindsdien hard hebben gewerkt om het platform uit te breiden met veel meer interessante features, die u in de komende weken/maanden zult leren kennen via deze blogserie.

And THAT is how you go paperless, welcome in 2020!

And THAT is how you go paperless! Welcome in 2020!

Een mens is een gewoontedier, en toch…

Bij aanvang van elk jaar lanceren we enkele goede voornemens: we willen meer sporten, minder drinken, gezonder eten, meer tijd met het gezin doorbrengen, …

Makkelijker gezegd dan gedaan, zo blijkt meestal rond de zomer.

We laten de technologie op zovele vlakken ons leven vergemakkelijken en toch blijft er nog steeds een drempel om iets nieuws te proberen

Laat 2020 het jaar zijn waarop ondernemers voluit zeggen: ‘nu ga ik ervoor, nu kies ik voor TOCO’. De late avonden voor de computer behoren dan alvast tot de periode voor de jaar wisseling.

Onderneem bewust en laat administratie over aan de technologie. Heb altijd toegang tot jouw compleet administratief dossier, vind heel snel documenten terug, betaal in enkele klikken, volg betalingen op, communiceer met je adviseur over een document, lever jouw facturen af in de boekhoudsoftware en krijg onmiddellijk feedback over jouw onderneming.
Verlicht de werklast van jouw accountant en kies voor kwaliteit. Zoek verbinding met jouw vertrouwde adviseur.

Wij wensen je alvast een warm 2020 toe, een jaar waarin je tijd maakt voor wat echt telt.

Word TOgether COnnected en maak tijd vrij voor die goede voornemens!

Hou je werkprocessen optimaal door een juiste keuze aan tools te maken.

Hou je werkprocessen optimaal door een juiste keuze aan tools te maken.

Gemakkelijker gezegd dan gedaan?!

Dat er voor zowaar elk probleem binnen je kantoor een oplossing bestaat in de vorm van een tool, daar zijn we het volledig over eens.

Maar communiceren al die tools, krijg je geen overlappingen, dien je geen data opnieuw in te voeren, kan je de verschillende logins nog onthouden…en is de software eenvoudig en intuitief te koppelen en te implementeren…

Om jullie op weg te helpen, brachten wij alvast de belangrijkste spelers op vlak van accounting digitalisatie in kaart.

 

Is boekhouden het nieuwe boekhouden?

De betekenis, of beter, de bestaansreden van boekhouden wordt vandaag op verschillende manier begrepen en ervaren. Wat soms het belang ervan een beetje ondermijnt.

Elke belangrijke wetenschap of vakgebied heeft een solide basis en vaak een rijke geschiedenis. Ook boekhouden, dat geen moderne uitvinding is, zoals velen denken, is waarschijnlijk meer dan 5000 jaar geleden ontstaan. Dit maakt het een van de oudste menselijke uitvindingen.

Algemeen wordt echter aangenomen dat het moderne boekhouden is ontstaan in Venetië, een stadshaven in de Middellandse Zee. Toen, een epicentrum voor groei in Zuid-Europa. In 1494 vond Luca Pacioli de tijd rijp om als ondernemer zijn financiële situatie écht te kunnen inschatten, goed op te volgen en bij te sturen. Zijn methode werd snel de basis voor de besluitvorming van de vele Venetiaanse kooplui. Pacioli’s werkwijze werd hun kompas, op en naast het water. Overal. Altijd.

Wat is er vandaag aan de hand in boekhoudland?

Vandaag is een boekhouding zelden volledig bijgewerkt, en dat is niet zoals het ooit bedoeld was. Nu ja, alles verandert en dat hoort zo, op die manier geraken we nog ergens. Maar tegenwoordig zien veel bedrijven, en dan vooral kleinere bedrijven, hun boekhouding als een noodzakelijk kwaad dat in de eerste plaats bestaat voor belastingsdoeleinden. Tevens wordt er naast de boekhouding vaak nog een aparte, “interne boekhouding" gebruikt. Dat zal dan veelal een Excel spreadsheet zijn om het bedrijf cijfermatig op te volgen. Simpelweg omdat de boekhouding niet goed genoeg is, of misschien niet gebruiksvriendelijk genoeg is om als basis voor besluitvorming te gebruiken.

Met een achteroplopende boekhouding en de cijfers van vorige maand, of zelfs vorig kwartaal, is het nu eenmaal niet eenvoudig om de juiste beslissingen te nemen en betrouwbare prognoses te maken.

Ga het even voor jezelf na – Heb jij meteen een antwoord op volgende vragen?

  • Het resultaat: hoe gaat het op dit exacte moment met je bedrijf?
  • Liquiditeit: is er voldoende geld?
  • Kerncijfers: zitten we op koers?
  • Traceerbaarheid: ben je in staat om alle zakelijke feiten en genomen beslissingen af te leiden? En zie je deze ook effectief in je cijfers?

Misschien haalt u wel een aantal, op het eerste zicht, bruikbare cijfers uit uw jaarrekening of andere rapportages die achteraf zijn opgesteld, zelf ken ik evenwel geen platform dat toelaat om strategische keuzes te maken vanuit helder inzicht. Net daarom houden we TOCO straks boven de doopvont.

Beslissen op basis van real-time gegevens

In plaats van u als ondernemer te laten leiden door de waan van de dag, staat u maar beter aan het roer van uw bedrijf met een betrouwbaar kompas bij de hand. Alleen zo kan efficiënt en toekomstgericht ondernemen. Door alle documenten en uw financiële processen te digitaliseren en te automatiseren worden doorlooptijden sterk verminderd en in veel gevallen zelfs geëlimineerd. Met TOCO volg je jouw bedrijf in real-time, mét gevalideerde Silverfincijfers. Het vervangt dus de aparte, “interne boekhouding”, precies zoals Pacioli het voor ogen had in 1494.