Digitaliseer uw cliënten met TOCO

Digitaliseer uw cliënten met TOCO

Hallo, mijn naam is Evelien, Product Owner van TOCO.

We hebben in de afgelopen blogs veel aandacht besteed aan de verschillende functionaliteiten op ons platform. Ondernemers helpen met hun financiële administratie is immers ons doel. Maar, dat doen wij niet alleen, daarvoor hebben jullie in de 1e plaats jullie accountant. Daarom leggen we in deze blog verder uit hoe jouw accountant je bedrijf kan toevoegen in TOCO, je dossier kan opzetten en jou kan uitnodigen.

Samenwerking

Digitaal, gemakkelijk en efficiënt samenwerken, dat is waar TOCO voor staat. Werk je als ondernemer al met TOCO, dan nodig je gemakkelijk je boekhouder uit.

Werk je nog niet met TOCO, dan kan je boekhouder jouw dossier gemakkelijk opzetten en jou uitnodigen om digitaal samen te werken via ons platform. Vraag hem er gerust naar!

Hoe voeg ik als boekhouder mijn cliënt toe?

Als boekhouder voeg je gemakkelijk een nieuwe cliënt toe via het menu 'Cliënten'. Rechts bovenaan zie je de knop '+ Nieuwe cliënt'. Na het klikken op deze knop start de wizard voor het toevoegen van een nieuwe cliënt. De volgende stappen komen aan bod:

  1. Zoek je cliënt op BTW nummer of naam

  2. Vul indien nodig de bedrijfsgegevens verder aan (we halen de data rechtstreeks uit het KBO)

  3. Vertel ons wie de contactpersoon is

  4. Controleer alle gegevens op de overzichtspagina en bevestig

  5. De nieuwe cliënt is nu aangemaakt en verschijnt onderaan uw lijst van cliënten.

Dossier van mijn cliënt opzetten

Uw cliënt is nu aangemaakt, maar nog niet uitgenodigd. Daar wacht u best nog heel even mee. Om ervoor te zorgen dat uw cliënt direct kan beginnen met documenten doorsturen en kan genieten van alle functionaliteiten van TOCO, zullen we eerst het dossier vervolledigen.

Klik op 'integraties' achter de naam van de cliënt in uw lijst van cliënten of klik op de naam van de cliënt en selecteer vervolgens de tab 'integraties'. Hier kunt u aangeven welke integraties voor dit dossier van toepassing zijn. Opgelet: integraties zoals Exact Online, Wolters Kluwer (binnenkort) en Silverfin worden enkel op dossier niveau getoond indien u eerst deze integratie heeft geactiveerd voor heeft geactiveerd als accountant. Dit kan via Instellingen > Integraties.

U kunt dus direct het juiste boekhoud-dossier of Silverfin dossier voor uw cliënt activeren.

En werkt u met Coda bestanden? Activeer deze dan 1x als boekhouder en ze worden automatisch getoond voor elke ondernemer (BTW nummer) waarvoor u Coda's heeft geactiveerd. Geen set-up op niveau van de cliënt nodig, zie ook video over over de CodaBox integratie.

Cliënt uitnodigen

Nu het dossier van uw cliënt helemaal in orde staat, hoeft u enkel nog de contactpersoon uit te nodigen. Ga naar uw cliënt via de lijst van uw cliënten in het menu 'Cliënten' of via de lijst op de home pagina. In de tab 'Algemeen' vindt u in de rechterkolom een knop om de uitnodiging te verzenden. Om veiligheidsredenen is deze link niet onbeperkt geldig. Is hij verlopen, dan kunt u hier de uitnodiging opnieuw verzenden.

De contactpersoon ontvangt nu een uitnodiging per e-mail. Deze mail geeft aan dat u als accountant deze persoon heeft uitgenodigd voor dit bedrijf. De contactpersoon moet enkel nog een wachtwoord kiezen en zijn account is aangemaakt.

Zodra hij of zij inlogt ziet hij zijn TOCO portaal, zoals het door u als accountant volledig is opgezet, en kan hij of zij documenten beginnen doorsturen.

Tip: u ziet de status van uw cliënt duidelijk in de cliënten lijst. Deze verandert van aangemaakt naar uitgenodigd en uiteindelijk actief, zodra de contactpersoon is ingelogd.

How is accountancy evolving?

The new accountancy: de evolutie en automatisering van financiële administratie

Philippe Kimpe (39) was hoofd van de IT-afdeling in een vooraanstaand accountancykantoor toen hij het platform TOCO voor financiële administratie. In dit artikel deelt hij zijn visie op de automatisatie en digitalisering van accountancy, vandaag én in de toekomst.

Wat is de grootste uitdaging op vlak van financiële administratie waar ondernemers vandaag tegenaan botsen?

Vroeger kwam de postbode

Vraag menig ondernemer wat hij verwacht van digitalisatie en je zal beslist als antwoord krijgen dat zaken sneller, efficiënter, goedkoper en mogelijks real-time horen te gaan. De jonge geschiedenis leert dat op het gebied van financiële administratie zaken niet altijd efficiënter gaan.

Het is een vaststelling dat veel leveranciers van de ondernemer ervoor kozen om facturen voortaan digitaal aan te leveren. Maar dat levert daarom geen tijdswinst op. Hier leeft een foute perceptie. Ja, de ondernemer heeft een directe en digitale toegang tot de facturen van die bewuste leverancier. Neen, dat is niet beter.

De ondernemer heeft zo tientallen portalen en kanalen die hem facturen aanleveren. Ik zie nu spelers die hierop inspelen en deze portals gaan scrapen, een techniek om de facturen alsnog op te halen. Dat is geen oplossing, dat is een workaround. En al zeker geen lange termijn beschoren.

Vroeger kwam de postbode. De start van de journey van een factuur was steeds dezelfde. Vandaag hoor ik meer dan ooit ondernemers klagen dat het onderhouden van de verschillende kanalen, brief, e-mail, portalen, banken die facturen aanleveren… niet langer houdbaar zijn. Het aantal tijdig betaalde facturen was nooit zo laag als sinds deze oplossingen. Bovendien is het verzamelen van deze facturen voor de ondernemer een hele klus geworden.

Het samenstellen van de financiële administratie, om vervolgens aan de boekhouder te overhandigen, is een bijzonder arbeidsintensief proces geworden. En dat kan toch nooit de bedoeling geweest zijn van de digitalisatie?

UBL en E-FFF

De oplossingen zijn uitgewerkt, thans de theorie. UBL staat voor Universal Business Language. Laat je niet afschrikken door complexe afkortingen, het is een open standaard die toelaat om een factuur aan te leveren als een structureel bestand. E-FFF is de Belgische variant ervan.

Vergelijk het met een doorlopende lijst in Excel met slechts 2 kolommen: 1 met de beschrijvingvan een veld, de 2de kolom met de waarde van het veld. En klaar. Dergelijke UBL kan opgemaakt worden door jouw facturatiepakket en gelezen worden door het boekhoudpakket van de ontvanger.

Enkel het boekhoudpakket van de ontvanger? Helaas wel. En daar stopt vaak het verhaal van de échte digitale factuur. Een ondernemer die zelf geen toegang heeft tot zijn boekhouding zal deze factuur niet kunnen lezen noch betalen! Hij zal deze factuur − onbewust − negeren of een fysiek duplicaat vragen aan de verzender.

Daar speelt TOCO op in. TOCO maakt deze factuur voor het eerst leesbaar en verwerkbaar voor de ondernemer en niet langer enkel voor de boekhouder en zijn boekhoudpakket. En dat heeft zo zijn voordelen. Je kan de factuur automatisch laten betalen, automatisch doorsturen naar je boekhouder en archiveren. Alles in 1 oplossing.

Archief

Een andere uitdaging voor de ondernemer in zijn financiële administratie is de bewaarplicht van 7 jaar. Elementen van de boekhouding moeten 7 jaar bewaard blijven. Maar wat als die in verschillende portalen zitten, zoals onder andere je mailbox?

Alles opnieuw afdrukken om toch maar op 1 plaats te kunnen bewaren? Neen, TOCO is het archief voor de ondernemer. Een enkele plaats, veilig en conform de voorschriften van de FOD Financiën.

Betalingen uitvoeren en opvolgen

Niemand doet het graag, betalingen uitvoeren. Het lijkt zo nutteloos werk, vele cijfers overtypen van een document naar een bankapplicatie. Ook het opvolgen van te ontvangen betalingen is voor nogal wat ondernemer een behoorlijke klus. Een factuur betalen kan dan wel vanuit de verschillende portalen die een leverancier aanbiedt, maar de kans om een factuur dubbel of zelfs niet te betalen is bijzonder groot.

Bovendien, een ondernemer betaalt graag tegen de vervaldatum aan. Als de bewuste factuur dan al verzonden is naar de boekhouder voor de boekhoudkundige verwerking ontstaan er weer lijstjes. Een lijstje om uitgaande betalingen op te volgen. Welke ondernemer voert er geen boekhouding naast de boekhouding, enkel voor zijn eigen gemoedsrust? Niet efficiënt.

TOCO laat jou toe om alle facturen te verzamelen, die al door te sturen naar je accountant én geeft jou tegelijk de kans om ze alsnog te betalen. De betaling van inkomende facturen opvolgen is mogelijks nog intensiever én levensnoodzakelijk voor het behoud van een gezonde onderneming. Je boekhouding automatiseren kan dus ook hier.

Waarom is het aangeraden je financiële administratie te automatiseren?

Klanten betalen niet, laat, in schijven of ze betalen een nieuwere factuur sneller dan een voorgaande. Beschik je als ondernemer over verschillende bankrekeningen? Dan is de zoektocht mogelijks nog uitdagender, want jouw klanten kunnen betalen op verschillende bankrekeningen.

TOCO brengt al jouw zakelijke rekeningen samen in 1 oplossing. Je kan vanuit 1 oplossing betalingen uitvoeren vanop al deze rekeningen, zonder dat je op iedere bankportal apart hoeft in te loggen. En je kan betalingen van klanten aan jou, op al jouw rekeningen, opvolgen via 1 oplossing, TOCO.

Op termijn komt alles samen. Je ontvangt een echte digitale factuur automatisch, de betaling stelt zichzelf op, je keurt die goed of laat ze zelfs automatisch uitvoeren. En het document vertrekt dan weer automatisch naar je boekhouder, rechtstreeks in zijn boekhoudpakket. Dát is digitalisatie.

Hoe zie je de rol van de accountant in de toekomst verder evolueren?

Onlangs schreef ik een blog over het ontstaan van boekhouden. Boekhouden, zoals we het vandaag kennen, is ruim 5.000 jaar oud. Het ontstond met één belangrijk doel: de kooplieden van toen wilden weten waar ze stonden met hun zaak. Ze wilden inzichten in hun financiële situatie.

Vandaag lijkt het erop dat vele boekhouders afgegleden zijn naar enkel het wettelijk in orde hebben van de boekhouding. Begrijp me niet verkeerd, moderne en lokale verplichtingen maken dat dát reeds een behoorlijke uitdaging is. Maar de ondernemer verwacht méér dan het wettelijke minimum.

Advies

Lees je over de rol van de accountant, dan zal advies met stip op één staan in menig artikel hierover. En dat is niet geheel onnodig. Ook ik als ondernemer heb nood aan advies en wil het beste voor mezelf. Maar advies komt pas met data. Met het verhaal. En de accountant beschikt niet altijd over − directe − toegang tot alle data. (Net als de ondernemer die niet in zijn boekhouding kan, nvdr.)

Eens de accountant toegang heeft tot alle data, en dan heb ik het over boekhoudkundige data, fiscale, bank en andere, pas dan kan advies volgen. En daar staat TOCO voor,Together Connected. Doordat de ondernemer er handige tools vindt voor het voeren van zijn administratie wordt er ook waardevolle data gecreëerd die zowel hem als de accountant inzichten geven.

Digitalisatie

We moeten het er nogmaals over hebben. Digitalisatie. In de accounting-industrie werden al aardig wat stappen gezet richting digitalisatie. En dat zorgt ervoor dat de accountant vermoedelijk reeds meer tijd heeft voor het leveren van andere diensten dan louter boekhoudkundige, zoals advies. Maar de digitalisatie zoals we die vandaag kennen voor accountants is er effectief enkel voor de accountant.

Het lijkt wel of de belangrijkste asset van de accountant, zijn klant, vergeten werd in het hele proces. Zo goed als alle tools die vandaag beschikbaar zijn, maken het proces voor de accountant makkelijker en niet per se dat van de ondernemer. Het is dan ook een bijzondere uitdaging voor de accountant om de ondernemer over een streep te trekken waar hij geen direct voordeel uit haalt.

Welke technologische evoluties of trends zullen in de toekomst impact hebben op het financiële huishouden van de KMO?

Boekhoudkundige apps worden prominenter. Het start met het pre-accountinggegeven: de input moet sneller om tot gedegen output en advies te komen. Het is duidelijk dat boekhoudkundige apps met meerwaarde voor de ondernemer eraan komen.

PSD2

Alweer een afkorting. Payment Service Directive, version 2. Een Europese wetgeving die banken verplicht om rekeningen open te stellen voor de titularis ervan. De ondernemer kan er zo voor kiezen om zijn rekeningen te koppelen aan applicaties die hij gebruikt. Dit geeft meer inzichten in zijn betalingsverkeer, uiteraard, over zijn verschillende banken heen. Maar het stelt de ondernemer ook in staat om nog betere analyses te maken.

Geldtransacties gaan hand in hand met boekhoudkundige transacties en tendensen. TOCO zal de ondernemer vertellen voor welke transacties die hij uitvoerde er nog boekhoudkundige stukken zoals facturen ontbreken. Een belangrijke stap in de automatisatie van elke boekhouding.

Automatisatie

Ik lees nogal wat trends over boekhoudkundige automatisatie. No hands accounting, bijvoorbeeld. Zeer mooie en efficiënte oplossingen, maar het start opnieuw met het aanleveren van data. No input, no output.

Lees: zolang de ondernemer geen meerwaarde ervaart bij het aanleveren van zijn facturen of de manier waarop hij ze kan aanleveren, zal hij uitstelgedrag blijven vertonen. Zo zal de automatisatie niet geheel tot zijn recht komen en zijn we terug bij af. Een echt kip-of-ei-verhaal.

De millennials komen eraan

Misschien de meest onderschatte − technologische − factor van allemaal! De klant zal zelf voor de verandering zorgen. In de toekomst zal de jongste generatie in vele opzichten zelf het voortouw nemen… van bijna alles. Veel van de huidige jonge en toekomstige bedrijfseigenaren starten meteen anders. Een papierloze en geautomatiseerde boekhouding is de exacte weerspiegeling van wat jonge CEO’s en accountants de komende decennia willen zien.

Het tijdperk van de millennials betekent letterlijk dat accountants zullen moeten omgaan met totaal andere klanten dan degenen die we vandaag kennen.

Proactiviteit, verbeterde operationele transparantie, en een gepersonaliseerde aanpak zijn maar een paar minimumvereisten van deze nieuwe generatie ondernemers.

Op zoek naar meer inzichten van deze expert? Philippe gaf ook uitleg over zijn software om je financiële administratie te optimaliseren, de rol van AI in accountancy en 5 tips om je boekhouding te stroomlijnen..

  • [Interview] Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt
  • AI in accountancy voor KMO’s: wat de toekomst brengt
  • 5 tips om je financiën te optimaliseren

Accountants, gebruik nu jouw DRS!

Zegt DRS jou niet meteen wat? Het is een term uit de Formule 1. En staat voor Drag Reduction System.

DRS is een hulpmiddel dat er voor zorgt dat de topsnelheid van de bolide verhoogt en inhalen dus makkelijker wordt. Meer nog, een rijder mag het enkel gebruiken om een andere rijder in te halen. Diegene die ingehaald wordt mag het, volgens het reglement, op dat ogenblik niet gebruiken. Boeiend! Wat zal jouw hulpmiddel worden in deze uitdagende tijden?

"Wat een jaar is het wel niet geweest deze week?"

-Zo begon ik mijn laatste LinkedIn post op vrijdag jl.

Alle economische wetten werden per direct bijgesteld. Ik kocht onlangs het boek "Economie" van goede vriend Johan Lambrecht. Johan schrijft erover economie de essentie zonder formules. Ik dacht al vaak aan Johan deze week. Ik zie hem normaal wekelijks. Hij fluisterde me nog toe bij het publiceren van zijn boek: "Na het lezen ervan begrijp en spreek je zelf de politiek-economische taal en kun je de economische beleidsmaatregelen kritisch volgen." -Blijft zijn boek een handleiding of wordt het prompt een naslagwerk? Ik kijk uit naar onze volgende maandag Johan, we moeten praten!

Maar niet enkel de economie ging alle kanten op. Plots werd digitalisatie niet langer besproken maar werkelijk uitgevoerd. Laat me voorzichtig zijn, een andere gerespecteerde Prof. Stijn Viaene postte deze week nog: Mannekes, mannekes, mannekes, reduceer digitale transformatie nu niet tot improvisatie en telewerk. Lijkt zeer 'agile' - en dat is het ook vaak, maar er is meer werk aan de winkel. #remainmindful #futureproof

Hij heeft gelijk. En toch. Agile dames en heren. Agility heb ik meer dan ooit gezien. En dat is een eerste zet. Als je agility zoekt op Google, dan komt je prompt uit op deze verklaring: het vermogen om snel te denken en te begrijpen. Stijn houdt het op; responsiveness to change. (In zijn must-read boek: Digital Transformation Know How))

Mannekes, mannekes, mannekes, reduceer digitale transformatie nu niet tot improvisatie en telewerk. Lijkt zeer 'agile' - en dat is het ook vaak, maar er is meer werk aan de winkel. #remainmindful #futureproof

The word is out

Behendigheid. Het doet me denken aan mijn dochter die haar eerste looppassen pas zette toen ze al 19 maanden was (!). Hoezeer we haar ook aanmoedigden, ze deed het pas zodra ze de juiste balans vond. Die balans kwam ook plots. En bovenal, zonder dat ze het zelf merkte.

Ik zag deze week vele accountants stapjes zetten. Ze zijn al langer behendig in het opmaken van de balans. Maar toch, dit was geheel anders.

Laat ons niet om het onderwerp heen gaan, we moeten het er over hebben. Digitalisatie. In de accounting-industrie werden al aardig wat stappen gezet richting digitalisatie. En dat zorgt ervoor dat de accountant vermoedelijk reeds meer tijd heeft voor het leveren van andere diensten dan louter boekhoudkundige, zoals advies. Maar de digitalisatie zoals we die vandaag kennen voor accountants is er effectief enkel voor de accountant.

Het lijkt wel of de belangrijkste asset van de accountant, zijn klanten, vergeten werden in het hele proces. Zo goed als alle tools die vandaag beschikbaar zijn , maken het proces voor de accountant makkelijker en niet per se dat van de ondernemer. Het is dan ook een bijzondere uitdaging voor de accountant om de ondernemer over een streep te trekken waar hij geen direct voordeel uit haalt.

Wel, ook deze wetten werden deze week prompt bijgesteld.

De accountant, die leverde advies. Check. Ikzelf ging ook in overleg met mijn accountant. Over de recentste ontwikkelingen en hoe ik erop zou moeten gaan anticiperen.

Driewerf hoera! Er werd advies gegeven als nooit tevoren. Meer nog, er werd naar advies gevraagd als nooit te voren. De ondernemer vond zijn weg naar zijn accountant, sneller dan ooit.

Accountant, activeer nu jouw DRS!

Hier ligt een kans! De ondernemer is maar wat blij dat de accountant er is. En dat die bereikbaar is.

Nu is de accountant aan zet. Activeer jouw DRS, Drag Reduction System. Vrij vertaald: weerstand reductiesysteem. 

Ik verklaar me nader.

Als accountant zit je nu in de cockpit, klaar om het verschil te maken. Neem jouw klanten mee in een digitale wereld. Overtuig hen van online (samen)werken. En kies de juiste tools voor jouw klanten. Het zal veel weerstand reduceren in jouw processen.

Iedereen schreeuwt het al jaren van de daken: "Mijn nieuw business plan als accountant? -Ik ga advies geven en verkopen. Boekhoudkundige taken worden de basis van waaruit alles vertrekt."

Het advies gaf je deze week, beste accountant. Talrijk, strak en juist. Maar was de boekhouding effectief op orde? We naderen einde kwartaal, kon je je klant ook effectief een direct inzicht geven in zijn situatie?

"Mijn nieuw business plan als accountant? -Ik ga advies geven en verkopen. Boekhoudkundige taken worden de basis van waaruit alles vertrekt."

Give them what they need

Binnen TOCO ontwikkelde ik een mantra: Give them what they need, and you'll get what you want. Vrij vertaald: geef jouw klanten alles wat ze nodig hebben en je zal als accountant krijgen wat je wil. De klant centraal.

Boekhoudkundige apps worden prominenter. Met betrekking tot pre-accounting, ik heb het niet over de technische kant van de zaak, maar alles wat ervoor zorgt dat de ondernemer sneller zijn documenten bij jou, de accountant aanlevert: de input moet sneller om tot gedegen output en advies te komen. Het is duidelijk dat boekhoudkundige apps met meerwaarde voor de ondernemer nu cruciaal zijn.

“Great customer experience emerges from the way you solve your customers’ problems.” Stijn Viaene, Vlerick

Betrek je klant, geef hem die tools.

En dan heb ik het over TOCO, onze brand promise is letterlijk Together Connected

Activeer jouw DRS. Geef je klant wat hij nodig heeft om zijn proces vlot te laten verlopen. En je zal jouw eigen proces meteen versnellen. Weg met die weerstand en vertraging. Haal documenten dagelijks binnen. Niet in een kaft of in een mapje op je PC of server. Neen, recht in je proces, daar waar het hoort.

De klant wil het zelf

Misschien de meest onderschatte − technologische − factor van allemaal! "De klant zal zelf voor de verandering zorgen! In de toekomst zal de jongste generatie in vele opzichten zelf het voortouw nemen… van bijna alles." -Dit schreef ik nog een maand terug in een artikel.

Vandaag is het per direct actueler dan ooit. Veel bedrijfseigenaren zien het méteen anders. Een papierloze en geautomatiseerde boekhouding is de exacte weerspiegeling van wat de klant nu wil zien. Net als proactiviteit, verbeterde operationele transparantie, en een gepersonaliseerde aanpak. Het zijn maar een paar minimumvereisten van morgen.

Met TOCO, brengen we een nieuwe onmisbare applicatie voor ondernemers. De klant volgt er zijn financiële administratie mee op de voet. Zijn verschillende bankrekeningen worden samengebracht in één portaal, waar ook al zijn documenten, facturen, transacties en gegevens over zijn boekhouding te vinden zijn. Het is ook de plaats waar je samen communiceert. Direct naast de cijfers.

“We halen de complexiteit van boekhouden weg door het financieel beheer van jouw onderneming in één handige applicatie aan te bieden.”

En voor jou beste accountant, zijn we de motor, jouw DRS-knop. Druk hem in. NU. Direct! Je hebt getoond dat je het kan!

Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt

Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt

Samen met The Glue (het fintech bedrijf van Jurgen Ingels en Stefan Dierckx), ontwikkelde Philippe Kimpe (39) een softwareplatform waarin ondernemers al hun financiële gegevens, van facturatie over bankgegevens tot boekhouding, kunnen samenbrengen en beheren.
Philippe was hoofd van de IT-afdeling in een vooraanstaand accountancykantoor toen hij het concept van TOCO bedacht.
“We kregen hier zo veel positieve reacties op, dat ik besloot mijn job op te geven en er volledig voor te gaan”, zegt Philippe.

Na drie jaar sleutelen aan het platform, richtte Philippe samen met Veroniek Willen (COO) en Sven Beauprez (CTO) in februari 2019 het bedrijf TOCO op . “Veroniek heeft een verleden als consultant in de banksector, Sven heeft dan weer rijke ervaring als software-architect.
Deze mooie cocktail van accounting, bank en technologie maakt dat TOCO meteen een snelle vlucht neemt. Bovendien zijn we met een gemiddelde leeftijd van 35 geen jonge twintigers meer die ergens op een zolderkamer een start-up uit de grond stampen, maar drie experten met heel wat ervaring.”

Kan je eenvoudig omschrijven welke toegevoegde waarde TOCO genereert voor de ondernemers die de software in hun financiële administratie gebruiken?

TOCO is een nieuwe onmisbare applicatie voor ondernemers. Je volgt er je financiële administratie mee op de voet. Je verschillende bankrekeningen worden samengebracht in één portaal, waar ook al je documenten, facturen, transacties en gegevens over je boekhouding te vinden zijn.

“We halen de complexiteit weg door het financieel beheer van jouw onderneming in één handige applicatie aan te bieden.”

Voor welk type bedrijf of ondernemer is TOCO het meest geschikt?

TOCO is er voor iedereen – zelfstandige of KMO’er – die er ieder kwartaal weer tegenop ziet om zijn documenten bijeen te zoeken voor de btw-aangifte, en er veel tijd mee verliest. TOCO zorgt voor een aangename omgeving waar je documenten kan opladen, beheren, betalen én doorsturen naar je boekhouder.

Met de software krijg je weer de controle over je financiële administratie. Jij hebt alles bij de hand en je boekhouder hoeft niet meer op het einde van het kwartaal te wachten om de boekhouding bij te werken. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

Waar willen jullie over 5 jaar staan met TOCO?

“Op korte termijn willen we vooral een kwalitatieve software voor financiële administratie op de Belgische markt brengen die echt ‘maniakaal’ correct functioneert, om op die manier de thuismarkt voor ons te winnen. Verder is onze software ook meteen inzetbaar in de rest van Europa.Zo hebben we al gesprekken gehad met landen als het VK, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Finland en Italië.”

“We halen de complexiteit van je financiële administratie weg door het financiële beheer van jouw onderneming in 1 handige applicatie aan te bieden.”

Op zoek naar meer inzichten van deze expert? Philippe deelde ook zijn visie op de evolutie van boekhouding, de rol van AI in accountancy en gaf ons 5 tips om je boekhouding te stroomlijnen.

  • The new accountancy: de evolutie en automatisering van jouw boekhouding
  • AI in accountancy voor KMO’s: wat de toekomst brengt
  • 5 tips om je financiën te optimaliseren

Klaar om de volgende stap te zetten? Vraag advies aan de experts van Brainbridge over werken als freelancer in IT of bekijk de TOCO- software om je financiële administratie te optimaliseren.

Documenten splitsen en samenvoegen

Documenten splitsen en samenvoegen

Hallo, mijn naam is Evelien, Product Owner van TOCO.

Jullie weten nu al hoe documenten eenvoudig opgeladen kunnen worden op ons platform, maar soms wil je die documenten nog verder bewerken. Misschien vind je het handig om al je documenten in één keer te uploaden om ze daarna verder op te splitsen of misschien verwijder je graag een lege bladzijde in een document? Hoe je dat kunt doen leg ik graag uit in onderstaande blog.

Documenten opsplitsen

Documenten opsplitsen Stel: je hebt een stapeltje facturen in één keer geüpload via je scanner. Dit gezamenlijke document staat nu in je inbox. Klik op de 3 puntjes aan het einde van de document rij en selecteer de actie ‘Splitsen’. Je document wordt geopend in het venster ‘Documenten splitsen of samenvoegen’. In dit venster zie je alle afzonderlijke pagina’s van je document. Zodra je tussen twee pagina’s van je document gaat staan, komt er een blauwe scheidingslijn met een schaartje tevoorschijn. Klik en je document wordt vanaf dat punt opgesplitst. Alle pagina’s na de scheidingslijn schuiven naar beneden en vormen daar een nieuw document. Je kunt dit nieuwe document meteen de juiste naam geven door in het naamveld een document-naam in te geven. Je kunt blijven opsplitsen totdat elke factuur een afzonderlijk document is geworden.

 

Pagina’s verwijderen

Heeft je document onnodige bijlagen of zelfs een lege pagina? Die verwijder je ook heel eenvoudig in het venster ‘Documenten splitsen en samenvoegen’. Selecteer het document dat je wil bewerken en kies de actie ‘Splitsen’. In het venster verwijder je een pagina door hem te selecteren (dit zie je doordat de pagina grijs wordt) en te klikken op het prullenbak icoon. Wil je een heel document verwijderen? Dan klik je op het prullenbak icoon aan het einde van een document rij.

 

Documenten samenvoegen

Wil je meerdere documenten in je inbox samenvoegen? Dan selecteer je ze en kies je bovenaan voor ‘documenten splitsen of samevoegen’. Het venster ‘Documenten splitsen of samenvoegen’ wordt getoond en je kunt pagina’s eenvoudig naar boven of beneden verslepen (zodra ze geselecteerd zijn).

 

Wijzigingen opslaan

Of je nu documenten hebt opgesplitst, pagina’s hebt verwijderd of juist documenten hebt samengevoegd, zodra je op ‘Opslaan’ klikt worden de documenten naar de nieuwe situatie aangepast. Verwijderde documenten verdwijnen, aangepast documenten worden geüpdate en nieuwe documenten komen tevoorschijn in je inbox. Om de performante zoekfunctie waar TOCO voor bekend staat te behouden, moeten we de documenten opnieuw scannen, vandaar dat je de melding ‘uploaden’ tijdelijk kunt zien. Daarna kun je alle acties op documenten weer uitvoeren (doorsturen naar je boekhouder, naar bedrijfsdocumenten, verwijderen, …)

Silverfin integratie

Silverfin integratie

Krijg onmiddellijk inzicht in boekhoudkundige rapporten via de TOCO-Silverfin integratie

In de vorige blogs legden we al uit hoe je facturen kunt opladen, betalen en doorsturen naar je accountant. Maar waar zie je het resultaat van het bijhouden van je financiële administratie terug? Hoe verwerkt je accountant de door jou aangeleverde stukken en hoe helpt dit om jou als klant optimaal te kunnen adviseren? Dat leg ik je graag uit in onderstaande blog.

Het Silverfin platform

Het Silverfin platform is geïntegreerd met de meest courante boekhoudpakketten en tools voor financiële rapportering. Daardoor heeft je boekhouder op elke moment een rapport met de laatste gegevens (facturen, rekeninguittreksels, …) van jouw bedrijf ter beschikking, ongeacht hoe jij deze aanlevert. Deze gegevens gebruikt de boekhouder vervolgens om op het Silverfin platform de juiste boekhoudkundige rapporten op te maken en beschikbaar te stellen in TOCO. Hierdoor kunnen jullie beter samenwerken en verwijzen jullie naar dezelfde documenten. Dankzij Silverfin heeft je boekhouder dus meer tijd om jou bij te staan met advies.

De TOCO-Silverfin integratie

TOCO heeft een samenwerkingsverband met Silverfin. Dit heeft als grote voordeel dat jij als TOCO gebruiker (indien je boekhouder werkt met het Silverfin platform) de rapporten en analyses van je boekhouder direct op het TOCO platform kunt consulteren. Volledig geïntegreerd, dus geen aparte login meer nodig. Je boekhouder moet eenmalig in TOCO de koppeling leggen tussen hun Silverfin platform en jouw bedrijf.

Als gebruiker vind je jouw rapporten terug in TOCO onder het menu 'Pulse'. De 1e keer dat je naar de 'Pulse' gaat, krijg je een email op het email-adres dat gekoppeld is aan je TOCO gebruiker. Zodra je de uitnodiging hebt geaccepteerd, komen jouw rapporten tevoorschijn in TOCO. Je kunt een bepaalde boekhoudkundige periode en een type rapport kiezen bovenaan het scherm. Stel je werkt met een kwartaalaangifte, dan zal jouw accountant waarschijnlijk elk kwartaal één of meerdere rapporten opmaken, denk bijvoorbeeld aan de BTW aangifte. Maar ook een resultatenrekening, een balans enz. kun je raadplegen indien je boekhouder dit rapport heeft opengezet. Het is namelijk de boekhouder die beslist wat getoond mag worden.

Eén van de grootste voordelen van de Silverfin rapporten is dat je kunt doorklikken tot op document niveau. Stel je bekijkt een resultatenrekening. Per grootboekrekening vind je de verschillende kostenposten terug met: datum, omschrijving, document nummer en het bedrag. Zelfs de originele factuur (PDF document) is beschikbaar, indien die door de boekhouder gelinkt is. Geweldig toch!

Waarom zijn die boekhoudkundige rapporten zo belangrijk?

Om te beginnen omdat je op elk moment je rapporten kunt consulteren, waardoor je ziet hoe je bedrijf er boekhoudkundig voor staat. Daarnaast geeft het je een overzicht van welke gegevens worden doorgegeven aan andere instanties, zoals bijvoorbeeld de belastingdienst. En last, but not least, het maakt de cirkel van je financiële administratie rond. Je harde werk wordt beloond!

 

Betalingen in TOCO

Betalingen in TOCO

Hoi, mijn naam is Jonas, Lead Analyst van TOCO.

We weten allemaal dat onze financiële documenten de basis vormen van onze financiële administratie. Door het lezen van onze vorige blogs weet je hoe er mee om te gaan op TOCO. Naast het bewaren van uw documenten, is het op een na belangrijkste onderdeel om ze te kunnen betalen en bij te houden welke betaald zijn en welke niet.

Betaal uw factuur

Het betalen van je factuur op TOCO is een fluitje van een cent. Het is echter niet altijd zo dat je bank openstaat voor de universele Europese QR-code. Helaas kunnen de banken zelf beslissen of ze dit wel of niet implementeren. Laten we eens kijken naar de flow hoe het werkt in TOCO.

Wanneer je een factuur opent in TOCO zie je de PDF van de factuur en alle bijbehorende gegevens die al door onze OCR zijn ingevuld. Het tweede tabblad van dit document toont u de mogelijkheden om deze factuur te betalen. Om er zeker van te zijn dat alle gegevens correct zijn, dien je eerst de door OCR herkende betalingsgegevens te controleren en daarna kan je de bovengenoemde QR-code aanmaken. Deze QR-code kan gescand worden met KBC, Belfius en Bunq bank-apps.
Je scant de QR-code, je bank-app toont alle betalingsgegevens en je kunt deze bevestigen. Na je betaling duid je eenvoudig op TOCO aan dat de factuur betaald is.

Betaalstatus

Elke factuur in TOCO heeft een betaalstatus. Zo kan je eenvoudig bijhouden welke facturen zijn betaald, onbetaald of achterstallig zijn, etc. Deze informatie wordt weergegeven in je inbox zodat je in één oogopslag kunt zien waar je nog actie moet ondernemen.

Tip: zorg ervoor dat je de betaalstatus correct invult bij het uploaden van je documenten in TOCO. Dit is uiteraard essentieel bij de verdere verwerking van de documenten.

Meet our newest teammember, Iris Geudens.🥳

Een warm welkom aan ons nieuwste teamlid, Iris Geudens.🥳

We zijn verheugd om ons nieuwste teamlid, Iris Geudens, te verwelkomen als Sales Executive voor TOCO. Iris is geen groentje als het gaat om het werken voor een start-up, op 25-jarige leeftijd is ze reeds oprichter van twee succesvolle start-ups. Data en automatisering zijn slechts enkele van Iris' passies.

Welke uitdagingen vind je leuk in je werk?
"Ik heb een sterke probleemoplossende mentaliteit en dat komt goed van pas in een start-up waar iedereen een allround takenpakket heeft. Ik werk graag met gepassioneerde collega's. Die net als ik elke dag gemotiveerd zijn om alle uitdagingen aan te gaan. TOCO is in volle groei en ik wil bijdragen aan die groei."

Waarom koos je voor TOCO?

"Toen ik het TOCO-team leerde kennen tijdens de sollicitatieperiode, kreeg ik meteen het gevoel dat TOCO een gemotiveerd team heeft met veel kennis en een sterke visie. Als ondernemer ervaarde ik het probleem waar TOCO een oplossing voor bouwde, dus ik geloof in de kracht van ons product."

Waarvoor kunnen wij bij TOCO contact met u opnemen?

"Ik ben het eerste aanspreekpunt voor ondernemers en accountants die TOCO willen leren kennen. Dus neem contact met me op!"

Wat is uw meest inspirerende citaat?

"Degenen die gek genoeg zijn om te denken dat ze de wereld kunnen veranderen, zijn degenen die dat doen." Steve Jobs

Als u vragen heeft, neem dan contact op met Iris op sales@toco.eu

SAVE THE DATES : TOCO will be participating at TAXVILLE ON TOUR 2020

SAVE THE DATE : TOCO zal deelnemen aan TAXVILLE ON TOUR 2020

TOCO is erg trots om aan te kondigen dat we samen met Wolters Kluwer op tournee gaan om onze naadloze integratie met de toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware in België te presenteren.

TaxVille On Tour is een evenement dat in maart op 4 locaties plaatsvindt en dat accountants in staat stelt om de uitdaging van de digitalisering en het belang van de integratie van uw klanten in dit proces beter te begrijpen.

Op het programma staan diverse themasessies, een belastingclub en een plenaire sessie gericht op communicatie en advies aan klanten. 

Following the signing of a strategisch partnerschap in het laatste kwartaal van 2019 is TOCO technisch en commercieel volledig geïntegreerd in de productportfolio van Wolters Kluwer.

TOCO is het portaal dat ondernemers en belastingadviseurs in staat stelt om beter samen te werken in de cloud, op basis van de belangrijkste functionaliteiten die aan ondernemers worden aangeboden (persoonlijk digitaal archief, goedgekeurd door de NBB en de FOD Financiën, betaling met QR-codes of PSD2, integratie met onder andere Basecone, Expert / M en Adsolut).

Aanwezig als structurele partner zal het TOCO-team de integratie in het Wolters Kluwer-ecosysteem demonstreren. We zullen er ook zijn om de gratis TOCO Start te activeren voor alle accountants die een nieuwe manier van werken met cliënten willen initiëren. Kom en ontmoet ons!

U kunt zich gratis registreren op https://taxville.be/inschrijven/

 Als u meer wilt weten over TOCO, neem dan contact met ons op via sales@toco.eu.

 

Marathon Sevilla

Marathon Sevilla

Ze is binnen, die medaille! Ik heb de marathon van Sevilla gelopen! De volle 42,2km lang!

Het was genieten tot km 21…daarna ben ik het gevecht met mezelf aangegaan, tegen de pijn en de vermoeidheid. Wat was nu mijn ultieme motivatie? Ik heb me opgepept met de gedachte dat iedere gelopen kilometer er een dichter bij die medaille was…stap voor stap.

Lees in mijn vorige blog hoe ik me hierop heb voorbereid.

https://www.toco.eu/nl/blog/de-weg-naar-ondernemen-door-te-sporten/

Veroniek