The new accountancy: de evolutie en automatisering van financiële administratie

The new accountancy: de evolutie en automatisering van financiële administratie

Philippe Kimpe (39) was hoofd van de IT-afdeling in een vooraanstaand accountancykantoor toen hij het platform TOCO voor financiële administratie. In dit artikel deelt hij zijn visie op de automatisatie en digitalisering van accountancy, vandaag én in de toekomst.

Wat is de grootste uitdaging op vlak van financiële administratie waar ondernemers vandaag tegenaan botsen?

Vroeger kwam de postbode

Vraag menig ondernemer wat hij verwacht van digitalisatie en je zal beslist als antwoord krijgen dat zaken sneller, efficiënter, goedkoper en mogelijks real-time horen te gaan. De jonge geschiedenis leert dat op het gebied van financiële administratie zaken niet altijd efficiënter gaan.

Het is een vaststelling dat veel leveranciers van de ondernemer ervoor kozen om facturen voortaan digitaal aan te leveren. Maar dat levert daarom geen tijdswinst op. Hier leeft een foute perceptie. Ja, de ondernemer heeft een directe en digitale toegang tot de facturen van die bewuste leverancier. Neen, dat is niet beter.

De ondernemer heeft zo tientallen portalen en kanalen die hem facturen aanleveren. Ik zie nu spelers die hierop inspelen en deze portals gaan scrapen, een techniek om de facturen alsnog op te halen. Dat is geen oplossing, dat is een workaround. En al zeker geen lange termijn beschoren.

Vroeger kwam de postbode. De start van de journey van een factuur was steeds dezelfde. Vandaag hoor ik meer dan ooit ondernemers klagen dat het onderhouden van de verschillende kanalen, brief, e-mail, portalen, banken die facturen aanleveren… niet langer houdbaar zijn. Het aantal tijdig betaalde facturen was nooit zo laag als sinds deze oplossingen. Bovendien is het verzamelen van deze facturen voor de ondernemer een hele klus geworden.

Het samenstellen van de financiële administratie, om vervolgens aan de boekhouder te overhandigen, is een bijzonder arbeidsintensief proces geworden. En dat kan toch nooit de bedoeling geweest zijn van de digitalisatie?

UBL en E-FFF

De oplossingen zijn uitgewerkt, thans de theorie. UBL staat voor Universal Business Language. Laat je niet afschrikken door complexe afkortingen, het is een open standaard die toelaat om een factuur aan te leveren als een structureel bestand. E-FFF is de Belgische variant ervan.

Vergelijk het met een doorlopende lijst in Excel met slechts 2 kolommen: 1 met de beschrijvingvan een veld, de 2de kolom met de waarde van het veld. En klaar. Dergelijke UBL kan opgemaakt worden door jouw facturatiepakket en gelezen worden door het boekhoudpakket van de ontvanger.

Enkel het boekhoudpakket van de ontvanger? Helaas wel. En daar stopt vaak het verhaal van de échte digitale factuur. Een ondernemer die zelf geen toegang heeft tot zijn boekhouding zal deze factuur niet kunnen lezen noch betalen! Hij zal deze factuur − onbewust − negeren of een fysiek duplicaat vragen aan de verzender.

Daar speelt TOCO op in. TOCO maakt deze factuur voor het eerst leesbaar en verwerkbaar voor de ondernemer en niet langer enkel voor de boekhouder en zijn boekhoudpakket. En dat heeft zo zijn voordelen. Je kan de factuur automatisch laten betalen, automatisch doorsturen naar je boekhouder en archiveren. Alles in 1 oplossing.

Archief

Een andere uitdaging voor de ondernemer in zijn financiële administratie is de bewaarplicht van 7 jaar. Elementen van de boekhouding moeten 7 jaar bewaard blijven. Maar wat als die in verschillende portalen zitten, zoals onder andere je mailbox?

Alles opnieuw afdrukken om toch maar op 1 plaats te kunnen bewaren? Neen, TOCO is het archief voor de ondernemer. Een enkele plaats, veilig en conform de voorschriften van de FOD Financiën.

Betalingen uitvoeren en opvolgen

Niemand doet het graag, betalingen uitvoeren. Het lijkt zo nutteloos werk, vele cijfers overtypen van een document naar een bankapplicatie. Ook het opvolgen van te ontvangen betalingen is voor nogal wat ondernemer een behoorlijke klus. Een factuur betalen kan dan wel vanuit de verschillende portalen die een leverancier aanbiedt, maar de kans om een factuur dubbel of zelfs niet te betalen is bijzonder groot.

Bovendien, een ondernemer betaalt graag tegen de vervaldatum aan. Als de bewuste factuur dan al verzonden is naar de boekhouder voor de boekhoudkundige verwerking ontstaan er weer lijstjes. Een lijstje om uitgaande betalingen op te volgen. Welke ondernemer voert er geen boekhouding naast de boekhouding, enkel voor zijn eigen gemoedsrust? Niet efficiënt.

TOCO laat jou toe om alle facturen te verzamelen, die al door te sturen naar je accountant én geeft jou tegelijk de kans om ze alsnog te betalen. De betaling van inkomende facturen opvolgen is mogelijks nog intensiever én levensnoodzakelijk voor het behoud van een gezonde onderneming. Je boekhouding automatiseren kan dus ook hier.

Waarom is het aangeraden je financiële administratie te automatiseren?

Klanten betalen niet, laat, in schijven of ze betalen een nieuwere factuur sneller dan een voorgaande. Beschik je als ondernemer over verschillende bankrekeningen? Dan is de zoektocht mogelijks nog uitdagender, want jouw klanten kunnen betalen op verschillende bankrekeningen.

TOCO brengt al jouw zakelijke rekeningen samen in 1 oplossing. Je kan vanuit 1 oplossing betalingen uitvoeren vanop al deze rekeningen, zonder dat je op iedere bankportal apart hoeft in te loggen. En je kan betalingen van klanten aan jou, op al jouw rekeningen, opvolgen via 1 oplossing, TOCO.

Op termijn komt alles samen. Je ontvangt een echte digitale factuur automatisch, de betaling stelt zichzelf op, je keurt die goed of laat ze zelfs automatisch uitvoeren. En het document vertrekt dan weer automatisch naar je boekhouder, rechtstreeks in zijn boekhoudpakket. Dát is digitalisatie.

Hoe zie je de rol van de accountant in de toekomst verder evolueren?

Onlangs schreef ik een blog over het ontstaan van boekhouden. Boekhouden, zoals we het vandaag kennen, is ruim 5.000 jaar oud. Het ontstond met één belangrijk doel: de kooplieden van toen wilden weten waar ze stonden met hun zaak. Ze wilden inzichten in hun financiële situatie.

Vandaag lijkt het erop dat vele boekhouders afgegleden zijn naar enkel het wettelijk in orde hebben van de boekhouding. Begrijp me niet verkeerd, moderne en lokale verplichtingen maken dat dát reeds een behoorlijke uitdaging is. Maar de ondernemer verwacht méér dan het wettelijke minimum.

Advies

Lees je over de rol van de accountant, dan zal advies met stip op één staan in menig artikel hierover. En dat is niet geheel onnodig. Ook ik als ondernemer heb nood aan advies en wil het beste voor mezelf. Maar advies komt pas met data. Met het verhaal. En de accountant beschikt niet altijd over − directe − toegang tot alle data. (Net als de ondernemer die niet in zijn boekhouding kan, nvdr.)

Eens de accountant toegang heeft tot alle data, en dan heb ik het over boekhoudkundige data, fiscale, bank en andere, pas dan kan advies volgen. En daar staat TOCO voor,Together Connected. Doordat de ondernemer er handige tools vindt voor het voeren van zijn administratie wordt er ook waardevolle data gecreëerd die zowel hem als de accountant inzichten geven.

Digitalisatie

We moeten het er nogmaals over hebben. Digitalisatie. In de accounting-industrie werden al aardig wat stappen gezet richting digitalisatie. En dat zorgt ervoor dat de accountant vermoedelijk reeds meer tijd heeft voor het leveren van andere diensten dan louter boekhoudkundige, zoals advies. Maar de digitalisatie zoals we die vandaag kennen voor accountants is er effectief enkel voor de accountant.

Het lijkt wel of de belangrijkste asset van de accountant, zijn klant, vergeten werd in het hele proces. Zo goed als alle tools die vandaag beschikbaar zijn, maken het proces voor de accountant makkelijker en niet per se dat van de ondernemer. Het is dan ook een bijzondere uitdaging voor de accountant om de ondernemer over een streep te trekken waar hij geen direct voordeel uit haalt.

Welke technologische evoluties of trends zullen in de toekomst impact hebben op het financiële huishouden van de KMO?

Boekhoudkundige apps worden prominenter. Het start met het pre-accountinggegeven: de input moet sneller om tot gedegen output en advies te komen. Het is duidelijk dat boekhoudkundige apps met meerwaarde voor de ondernemer eraan komen.

PSD2

Alweer een afkorting. Payment Service Directive, version 2. Een Europese wetgeving die banken verplicht om rekeningen open te stellen voor de titularis ervan. De ondernemer kan er zo voor kiezen om zijn rekeningen te koppelen aan applicaties die hij gebruikt. Dit geeft meer inzichten in zijn betalingsverkeer, uiteraard, over zijn verschillende banken heen. Maar het stelt de ondernemer ook in staat om nog betere analyses te maken.

Geldtransacties gaan hand in hand met boekhoudkundige transacties en tendensen. TOCO zal de ondernemer vertellen voor welke transacties die hij uitvoerde er nog boekhoudkundige stukken zoals facturen ontbreken. Een belangrijke stap in de automatisatie van elke boekhouding.

Automatisatie

Ik lees nogal wat trends over boekhoudkundige automatisatie. No hands accounting, bijvoorbeeld. Zeer mooie en efficiënte oplossingen, maar het start opnieuw met het aanleveren van data. No input, no output.

Lees: zolang de ondernemer geen meerwaarde ervaart bij het aanleveren van zijn facturen of de manier waarop hij ze kan aanleveren, zal hij uitstelgedrag blijven vertonen. Zo zal de automatisatie niet geheel tot zijn recht komen en zijn we terug bij af. Een echt kip-of-ei-verhaal.

De millennials komen eraan

Misschien de meest onderschatte − technologische − factor van allemaal! De klant zal zelf voor de verandering zorgen. In de toekomst zal de jongste generatie in vele opzichten zelf het voortouw nemen… van bijna alles. Veel van de huidige jonge en toekomstige bedrijfseigenaren starten meteen anders. Een papierloze en geautomatiseerde boekhouding is de exacte weerspiegeling van wat jonge CEO’s en accountants de komende decennia willen zien.

Het tijdperk van de millennials betekent letterlijk dat accountants zullen moeten omgaan met totaal andere klanten dan degenen die we vandaag kennen.

Proactiviteit, verbeterde operationele transparantie, en een gepersonaliseerde aanpak zijn maar een paar minimumvereisten van deze nieuwe generatie ondernemers.

Op zoek naar meer inzichten van deze expert? Philippe gaf ook uitleg over zijn software om je financiële administratie te optimaliserende rol van AI in accountancy en 5 tips om je boekhouding te stroomlijnen..

  • [Interview] Hoe de TOCO- software de financiële administratie van jouw KMO vergemakkelijkt
  • AI in accountancy voor KMO’s: wat de toekomst brengt
  • 5 tips om je financiën te optimaliseren

Recent blog posts

Share

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Table of contents

The new accountancy: de evolutie en automatisering van financiële administratie

Mis onze laatste updates niet.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief. Wij houden je op de hoogte.

TOCO zelf testen?

Boek een persoonlijke demo. Of neem de shortcut en probeer TOCO vandaag nog uit. We doen je 90 dagen cadeau, zonder verplichtingen of kredietkaartgegevens.